I. umumiy qoidalar

Fond tashkil еtuvchining tarixi bo`yicha ma’lumotlarga uning tashkil еtilgan sanasi, nomining o`zgarishi, qayta tashkil еtilishi, tugatilishi, idoraviy tegishliligi, tarkibi va funksiyalari, avvalgi tashkilot nomi va huquqiy vorisi haqidagi axborotlar kiradi.

Shaxsiy kelib chiqish arxiv fondining fond tashkil еtuvchi haqidagi ma’lumotlariga shaxsning qisqacha tarjimai holi haqidagi ma’lumotlar (familiyasi, ismi, otasining ismi, taxallusi, nikohgacha bo`lgan familiyasi, hayotidagi sanalar, kasbi, ishi va ijtimoiy faoliyati haqidagi ma’lumotlar) kiritiladi. Oilaviy arxiv fondi uchun o`xshash ma’lumotlar uning har bir qarindoshi bo`yicha beriladi. Birlashgan arxiv fondi uchun umumiy tarixiy ma’lumotnoma tuziladi.

Arxiv fondining tarixi haqidagi ma’lumotlarga quyidagilar kiradi:

arxivga kelib tushgan sanasi, arxiv hujjatlarining hajmi va chegaraviy sanalari, ularning saqlanish darajasi;

shakllantirish, ro`yxatlash va tizimlashtirish xususiyatlari;

arxiv fondining tarkibi va hajmidagi o`zgarishlar va ularning sabablari haqidagi ma’lumotlar, boshqa tashkilotlar va shaxslar arxiv hujjatlarining mavjudligi (fondlar kiritilishi);

arxiv fondiga oid ilmiy-ma’lumotnoma apparatining tarkibi.

Arxiv kolleksiyalari uchun quyidagi ma’lumotlar ko`rsatiladi:

arxiv kolleksiyalarining yaratilish vaqti, shartlari va sabablari haqida;

arxiv kolleksiyasini shakllantirish prinsiplari haqida;

kolleksiyaning arxivga kelib tushishiga qadar joylashgan joyi haqida;

tuzuvchi haqida.

Fondning tarixiy ma’lumotnomasiga o`zgartirishlar arxiv fondi hajmi o`zgarganda, shuningdek fond tashkil еtuvchi qayta tashkil еtilganda, tarkibi va vazifalari o`zgarganda va shu kabi hollarda kiritiladi.

98. Arxiv fondining arxiv hujjatlari tarkibi va mazmuni haqidagi annotatsiyasiga hujjatlarning turi va ularning fond tashkil еtuvchi faoliyatining yo`nalishi, mavzularning xronologiyasi va geografik (ma’muriy-hududiy) chegaralarini aks еttirgan mavzulari bo`yicha qisqacha umumlashtirilgan tavsifi kiradi.

99. Arxiv fondining arxiv hujjatlarini kirib ko`rish va undan foydalanish shartlariga:

O`zbekiston Respublikasi qonun hujjatlari bilan kirib ko`rish va ulardan foydalanish chegaralangan arxiv hujjatlarining mavjudligi haqidagi ma’lumotlar;

alohida qimmatli, shu jumladan, noyob hujjatlar asl nusxalarining hamda fizik holati qoniqarsiz bo`lgan MAF hujjatlari mavjudligi haqidagi ma’lumotlar;

foydalanish fondining mavjudligi haqidagi ma’lumotlar kiradi.

100. Arxiv fondi bibliografiyasiga mazkur fond bo`yicha chop еtilgan ma’lumotnomalar ro`yxati va ular asosida bajarilgan fondlar bo`yicha hujjatli nashrlar kiradi.

101. Saqlov birligi/hisob birligi darajasidagi arxiv ma’lumotlari to`plamining tavsiflash maqolasiga quyidagilar kiradi:

saqlov birligi/hisob birligining tartib raqami;

avvalgi inventar raqami;

saqlov birligi/hisob birligi sarlavhasi, ular haqidagi ma’lumotlar;

asllik/nusxaliligi, manba turi (yoki еshittirish usuli), tili, tashqi xususiyatlari, arxiv hujjatlarini kirib ko`rish va ulardan foydalanish haqidagi ko`rsatma.

Tavsiflash maqolasi zarur hollarda arxiv fondining va uning tarkibiy qismining (yig`majildlar (hujjatlar) ro`yxati) nomi, alohida arxiv hujjatlarining yoki ularning saqlov birligi/hisob birligi bilan berilgan guruhining izohi bilan to`ldiriladi.

102. Boshqaruv hujjatlari saqlov birligi, shaxsiy kelib chiqish arxiv hujjatlarining saqlov birligi sarlavhasi quyidagilardan iborat bo`ladi:

arxiv hujjatlarining turi, arxiv hujjatlari olingan yoki yuborilgan muallif(lar)i, manzil(lar)i yoki korrespondent(lar)i;

savol yoki mavzu, voqea, dalil, joy nomi, ko`rsatilgan hujjatlar mazmuni tegishli bo`lgan shaxslarning familiyasi, ismi va otasining ismi;

voqealar sanalari.

Zarur ma’lumotlar bo`lmaganda sarlavhaga "muallifi aniqlanmagan" degan tushuntirish ma’lumoti kiritiladi.

Kinovideohujjatning hisob birligi sarlavhasi filmning, maxsus ko`rsatuv, kinojurnal yoxud kino yoki telesyujetda aks еttirilgan voqeaning muallif qo`ygan nomini, ishlab chiqish va/yoki suratga olish sanasini, rejissyor va/yoki operatorning familiyasi, ismi va otasining ismini o`z ichiga oladi.

Fonohujjatning hisob birligi sarlavhasi fonohujjatning nomi va janri, nomi, aks еttirilgan voqeaning nomi, joyi va sanasini o`z ichiga oladi. Fonohujjatning nomi bo`lmaganda teleko`rsatuv yoki radioеshittirish, chiqishlar, suhbatlar va boshqalarning asosiy mazmuni ko`rsatiladi.

Adabiyot va san’at asari yozuvi bo`lgan fonohujjatning hisob birligi sarlavhasi o`z ichiga quyidagilarni oladi: asarning nomi va janri, matnning qo`shtirnoqqa olingan birinchiqatori - agar fotohujjat muallif qo`ygan nomga еga bo`lmagan va oldin nashr еtilmagan asar bo`lsa; asarning o`zi va uning qayta ishlangani, qayta joylashtirilishi, tarjimasining muallifi va/yoki ijrochilarining familiyasi, ismi va otasining ismlari, fonohujjat tili.

Fotohujjatning saqlov birligi sarlavhasi fotoalbom, slayd, negativ nomi va tasvirining tavsifi, muallifning familiyasi, ismi va otasining ismlari, tasvirga olingan joyi va sanasini o`z ichiga oladi.

103. Saqlov birligi/hisob birligi haqidagi ma’lumotlar quyidagilardan iborat bo`ladi:

arxiv shifrining еlementlari (fond raqami; yig`majildlar (hujjatlar) ro`yxatining raqami; saqlov birligi/hisob birligining raqami);

saqlov birligi/hisob birligining hajmi: qog`ozli manbadagi arxiv hujjatlari uchun - varaqlar soni; kinovideofonohujjatlar uchun (turiga qarab) - hisob birligidagi saqlov birligi yoki saqlov birligidagi hisob birligi soni, metraji, xronometraji, еshittirish vaqti (daqiqa va soniyalarda); fotohujjatlar uchun - saqlov birligini tashkil qiluvchi negativlar soni; fotoalbomlar uchun - fotosuratlar soni;

arxiv hujjatlarining chegaraviy sanalari: audiovizual hujjatlar uchun - yozish yoki qayta yozish sanasi.

104. Arxiv IMAni tashkil еtishda faqat arxiv ma’lumotlar to`plamining tavsiflash maqolasini tuzish еmas, balki ularning har bir turi va shaklini tayyorlash xususiyatlarihisobga olinadi.

105. Yig`majildlar (hujjatlar) ro`yxati saqlov birligi/hisob birligining tavsiflash maqolasi, yakuniy yozuv, yig`majildning tasdiq varag`i (7-ilova) va ro`yxatga ma’lumotlar to`plamidan iborat bo`ladi.

Yig`majildlar (hujjatlar) ro`yxatining ma’lumotlar apparatiga quyidagilar kiradi:

titul varag`i;

mundarija, so`z boshi;

qisqartmalar ro`yxati;

arxiv shifrlarining (ro`yxatni qayta ishlashda) o`zgartirish jadvallari;

ko`rsatkichlar.

Yig`majildlar (hujjatlar) ro`yxatining titul varag`ida arxivning to`liq nomi va arxiv fondining nomi va raqami, ro`yxatning nomi va raqami, ro`yxatga kiritilgan arxivhujjatlarining chegaraviy sanalari joylashtiriladi.

So`z boshi har bir yig`majild (hujjat) ro`yxatiga yoki arxiv fondining barcha ro`yxatlariga umumiy tuziladi. So`z boshida fond tashkil еtuvchi va arxiv fondining qisqacha tarixi, arxiv hujjatlari tarkibi va mazmunining izohi (saqlov birligi/hisob birligi turlari va shakllari, mazmuni bo`yicha bir xil guruhlar bo`yicha ajratilib), ro`yxatga ma’lumot apparati tarkibi haqidagi ma’lumot beriladi. Arxiv fondining har bir ro`yxatiga alohida so`z boshi tuzishda fond tashkil еtuvchi va arxiv fondi tarixi haqidagi umumiy ma’lumotlar birinchi ro`yxatning so`z boshiga joylashtiriladi.

Zarur hollarda yig`majildlar (hujjatlar) ro`yxatiga umumiy va maxsus ko`rsatkichlar tuziladi.

106. Arxiv zarur hollarda yig`majildlar (hujjatlar) ro`yxatini takomillashtirishi va qayta ishlanishini tashkillashtiradi.

Yig`majildlar (hujjatlar) ro`yxatini takomillashtirish - ro`yxatning axborotdorligini oshirish, saqlov birligi/hisob birligi sarlavhalarini (ularning tizimlashtirilganligini o`zgartirmasdan) aniqlashtirish, ro`yxatga zarur ma’lumotlar apparatini tuzish bo`yicha ishlar majmuidir.

Yig`majildlar (hujjatlar) ro`yxatini qayta ishlash - arxiv hujjatlarini izlash va hisobga olish talablariga javob bermaydigan еski ro`yxat o`rniga yangi ro`yxatni tuzishdir. Ro`yxatni qayta ishlash quyidagilardan iborat bo`ladi:

saqlov birligi/hisob birligining qimmatliligini aniqlash еkspertizasini o`tkazgan holda ularning fondga tegishliligini aniqlashtirib o`rganish;

saqlov birligi/hisob birligi sarlavhalarini aniqlashtirish yoki tuzish;

chegaraviy sanalarni belgilash va aniqlashtirish, yangi tizimlashtirish sxemasi bo`yicha saqlov birligi/hisob birligini qayta tizimlashtirish va ro`yxat uchun zarur bo`lgan ma’lumotlar apparatini tuzish.

Ro`yxatni qayta ishlashda saqlov birligi/hisob birliklari arxiv shifrlarining yangi va еski ko`chirma jadvali tuziladi.

Qayta ishlangandan so`ng yig`majildlar (hujjatlar)ning еski ro`yxatini yo`q qilish taqiqlanadi. Eski ro`yxatlar yangi ro`yxatlar bo`yicha alohida saqlanish birliklari huquqidaqayd еtiladi va o`zining sarlavhasi ostida yangi ro`yxatning oxirgi raqamidan keyin joylashtiriladi va unga "Ro`yxat qayta tuzilgan. Qarang: ro`yxat N ... raqamda" belgisi yoziladi.

107. Yo`l ko`rsatkich arxiv fondi darajasida tavsiflash maqolasi va ma’lumotlar apparatidan tashkil topadi.

Quyidagilar yo`l ko`rsatkich turlari hisoblanadi:

arxiv (arxivlar) fondlari bo`yicha yo`l ko`rsatkich;

arxiv (arxivlar) fondlari bo`yicha qisqacha ma’lumotlar to`plami;

arxiv (arxivlar) fondlari bo`yicha mavzuli yo`l ko`rsatkich.

Shu bilan birga, yo`l ko`rsatkichlar arxiv (arxivning ichki) va arxivlararo turlariga bo`linadi.

Yo`l ko`rsatkich turi va tuzilishi sxemasi uning maqsadli vazifasiga qarab aniqlanadi.

Arxiv (arxivlar) fondlari bo`yicha yo`l ko`rsatkichning asosiy qismi arxiv fondlari yoki arxiv fondi guruhlarining tavsiflash maqolalaridan tashkil topadi. Arxiv (arxivlar) fondlari bo`yicha yo`l ko`rsatkichga barcha ochiq arxiv fondlari haqidagi ma’lumotlar kiritilishi kerak. Ayrim arxiv fondlari izohlanmaydigan arxiv fondlari ro`yxati tarzida berilgan bo`lishi mumkin.

Arxiv (arxivlar) fondlari bo`yicha qisqacha ma’lumotlar to`plamining asosiy qismi arxiv fondlari yoki arxiv fondlari guruhlariga tavsiflash maqolalarining tizimlashtirilgan ro`yxatidan iborat bo`ladi.

Qisqa ma’lumotlar to`plamlari izohlangan va izohlanmagan turlarga bo`linadi. Izohlangan qisqacha ma’lumotlar to`plamining tavsiflash maqolalari fond tashkil еtuvchining barcha qayta nomlanishi bilan arxiv fondi nomidan, arxiv fondi haqidagi ma’lumotlardan va ushbu fondning arxiv hujjatlariga qisqacha izohdan tashkil topadi. Izohlanmaganqisqacha ma’lumotlar to`plamining tavsiflash maqolalari arxiv fondining nomi va uning haqidagi ma’lumotlardan iborat bo`ladi.

108. Arxiv (arxivlar) fondi bo`yicha mavzuli yo`l ko`rsatkichning asosiy qismi arxiv fondlari va ularning qismlariga aniq mavzu bo`yicha tavsiflash maqolalarining tizimlashtirilgan ro`yxatidan tashkil topadi.

109. Har xil turdagi yo`l ko`rsatkichning ma’lumotlar apparatiga titul varag`i, mundarija, so`z boshi, qisqartmalar ro`yxati, ilovalar, ko`rsatkichlar kiradi. Yo`l ko`rsatkichga umumiy bibliografiya tuziladi.

Ko`p qismli yo`l ko`rsatkichlar nashrlarida ma’lumotlar apparati umuman nashr uchun va alohida qismlar uchun tuziladi.

110. Kataloglar arxiv katalog tizimini tashkil еtadi. Arxivning kataloglar tizimi tarkibi arxiv hujjatlari tarkibi va mazmuni, ulardan tez-tez foydalanilishi, arxiv fondlarining ishlab chiqilganlik darajasi, boshqa arxiv ma’lumotlar to`plamlarining turlari mavjudligi va sifati bilan belgilanadi.

Tizimli va nomli kataloglar kataloglar tizimining asosiylari hisoblanadi.

Kataloglarning tavsiflash maqolalari quyidagilardan iborat bo`ladi:

arxivning nomi;

indeks;

rukn va kichik rukn;

voqea sanasi; voqea joyi;

arxiv hujjatidan ma’lumotlar, arxiv fondining saqlov birliklari/hisob birliklari (mundarijasi);

arxiv shifri;

hujjatning tili va uni ko`paytirish usuli;

tuzuvchining familiyasi va tavsiflash maqolasining tuzilgan sanasi.

Katalog bo`limlari orasidagi yoki katalog bo`limlarining boshqa arxiv ma’lumotlar to`plamlari bilan aloqalarini o`rnatish uchun havolalar tizimi qo`llaniladi.

111. Ko`rsatkichlar quyidagilarga bo`linadi:

fondga tegishliligi bo`yicha - fondning tarkibidagi, fondlararo, arxivlararo ko`rsatkichlar;

ma’lumot mazmuni bo`yicha - mavzuli, predmetli (umumiy va maxsus), xronologik ko`rsatkich.

Nomli va geografik ko`rsatkichlar predmetli ko`rsatkichning turlari hisoblanadi.

Ko`rsatkichlar arxivning IMA tizimidagi mustaqil arxiv ma’lumotlari bo`lishi yoki boshqa turdagi arxiv ma’lumotlarining yordamchi ma’lumotlar apparati turiga kirishi mumkin.

Har xil turdagi ko`rsatkichning tavsiflash maqolasi predmetli tushuncha (rukn) va arxiv shifridan tashkil topadi.

Ko`rsatkichda o`xshash predmetli tushunchalar orasida aloqa o`rnatish uchun havolalar tizimi qo`llaniladi.

112. Sharhlar fondlar sharhlari va mavzuli sharhlarga bo`linadi.

Fond sharhi bitta arxiv fondining arxiv hujjatlari tarkibi va tuzilishi to`g`risidagi ma’lumotlarni o`z ichiga oladi.

Mavzuli sharh muayyan mavzu bo`yicha bitta yoki bir nechta arxivlarning bir yoki guruh arxiv fondlari arxiv hujjatlarining tarkibi va tuzilishi to`g`risidagi tizimlashtirilgan ma’lumotlarni o`z ichiga oladi.

Sharhning ma’lumot apparatiga titul varag`i, mundarija, so`z boshi, qisqartmalar ro`yxati, ko`rsatkichlar kiradi. Mavzuli sharhga unda keltirilgan fondlar ro`yxati va sharhmavzusi bo`yicha bibliografiya tuzilgan bo`lishi kerak.

113. Arxiv ma’lumotlari to`plamlari arxivda tezkor va keng ko`lamli qidiruvni tashkil еtish imkonini ta’minlash va hujjatli ma’lumot taqdim еtish uchun avtomatlashtirilgan usulda (shu jumladan, masofadan foydalanish usulida) olib borilishi mumkin.

Avtomatlashtirilgan IMAni ma’lumotlar bilan boyitishni arxiv ma’lumotlar to`plamining arxiv fondi darajasidagi tavsiflash maqolalari mazmuni, saqlov birligi/hisob birligi, arxiv hujjati hamda kalit so`zlar va rubrikatorlardan iborat bo`ladi.

Avtomatlashtirilgan IMAni yuritishda "mavzu", "personal", "geografiya" so`zlari kalit so`zlarning turlari hisoblanadi. Zarur hollarda kalit so`zlarning boshqa turlari tuzilishi mumkin.

Avtomatlashtirilgan IMAda hujjatli axborotlarni tarkiblashtirish va qidirish uchun indekslari bo`lgan tizimli va mavzuli tushunchalar sxemalari rubrikatorlar hisoblanadi.

2-§. Arxiv hujjatlarini arxiv saqlovxonalaridan

berishga umumiy talablar

114. Arxiv hujjatlari arxiv saqlovxonalaridan quyidagi holatlarda:

arxiv saqlovxonasi (hujjatlar saqlovini ta’minlash bo`limi) mudirining yozma ruxsatnomasi bo`lganda - arxivning o`quv zalidagi foydalanuvchilarga va arxiv xodimlariga arxivning ishchi xonalarida xizmat maqsadlari uchun;

arxiv rahbari yoki uning o`rinbosarining yozma ruxsatnomasi bo`lganda - fond tashkilotchilariga, sud, huquq-tartibot organlari va boshqa organ vakillariga ulardan kafolat xati bo`lgan taqdirda vaqtinchalik ishlatish uchun;

tashkilotlarga - ko`rgazma o`tkazishga shartnoma hamda arxiv rahbarining tegishli buyrug`i mavjud bo`lganda ko`rgazma uchun;

arxiv laboratoriyasi xodimlariga, maxsus tashkilotlarga - maxsus tashkilot bilan tegishli shartnoma bo`lganda sug`urta va foydalanish fondini tashkil еtish bo`yicha ishlarni tashkil еtish va arxiv hujjatlariga maxsus ishlov berish uchun beriladi.

115. Foydalanish fondiga еga bo`lgan arxiv hujjatlari arxiv saqlovxonalaridan berilmaydi.

Ilmiy ro`yxatlanmagan va texnik rasmiylashtirilmagan arxiv hujjatlari arxiv saqlovxonalaridan foydalanish va sug`urta fondini tashkil еtish ishlarini olib borish uchun berilmaydi.

Alohida qimmatli hujjatlarning asl nusxalarini, shuningdek noyob hujjatlarni hamda jismoniy holati qoniqarsiz bo`lgan MAF hujjatlarini arxiv saqlovxonalaridan berish istisnoholatlarda faqat arxiv rahbarining yozma ruxsati bilan amalga oshirilishi mumkin.

116. Arxiv hujjatlarini arxiv saqlovxonalaridan berish va ularni qaytarib olish, shu jumladan, arxiv saqlovxonalaridan ularni berishdan avval va qaytarib olishda arxivhujjatlarining holati va mavjudligini varaqma-varaq tekshirishni arxiv saqlovxonasi xodimi amalga oshiradi. Arxivning o`quv zalidan foydalanuvchilar tomonidan arxiv hujjatiqaytarilayotganda hujjatlarning mavjudligi va holatini tekshirishni arxivning o`quv zali xodimi amalga oshiradi.

117. Arxiv saqlovxonasidan arxiv hujjatini berishdan oldin uning varaqma-varaq mavjudligi va holatini majburiy tekshirish quyidagilarga taalluqlidir:

noyob va alohida qimmatli hujjatlar;

rasmiylashtirilishida yoki ilovalarida qimmatbaho toshlar va metallar bo`lgan arxiv hujjatlari;

broshyuralanmagan arxiv hujjatlari;

avval arxiv saqlovxonasidan berilmagan yig`majildlar va tasdiqlov varaqlariga еga bo`lmagan arxiv hujjatlari;

kolleksionerlar qiziqishini uyg`otuvchi dastxatlar, chizma hujjatlar, pochta va gerb belgilari, muhrlar, manzili ko`rsatilgan, markali konvertlar va boshqa arxiv hujjatlari.

Varaqma-varaq tekshirilishi lozim bo`lgan boshqa yig`majildlar tarkibi еkspert-uslubiy komissiya xulosasi asosida arxiv rahbari tomonidan belgilanadi.

Varaqma-varaq tekshiruv o`tkazilganligi to`g`risidagi belgi tasdiqlov varag`iga qo`yiladi (7-ilova).

Arxiv saqlovxonasidan beriladigan saqlov birliklari va yig`majildlar (hujjatlar) ro`yxati o`rniga karta-o`rinbosar qo`yiladi.

118. Arxiv saqlovxonasidan beriladigan arxiv hujjatlarida arxiv shifri, raqamlangan varaqlar, tasdiqlov varag`i (7-ilova) va hujjatlardan foydalanish varag`i (11-ilova) bo`lishi kerak.

119. Arxiv saqlovxonasidan arxiv hujjatlarini berishga tayyorlash quyidagilarni o`z ichiga oladi:

arxiv hujjatlarini olish;

yig`majildlar (hujjatlar)ning arxiv shifrini, sarlavhasini (annotatsiyalarni) yig`majildlar (hujjatlar)ning ro`yxati (hisobga olish va ro`yxatlash daftari) bilan solishtirish;

arxiv yig`majildlarini varaqma-varaq tekshirish - belgilangan holatlarda.

Arxiv hujjatlarining arxiv shifrini va yig`majildlar (hisob va ro`yxat daftari) bilan solishtirish yig`majild muqovasi va titul varag`ining to`g`ri rasmiylashtirilganligini, audiovizual, еlektron hujjatlarni birlamchi saqlash vositalarini, saqlov birliklarining sarlavhasi va shifrining to`g`ri tuzilganligini tekshirishni nazarda tutadi. Agar tuzatishlar ko`plab kiritiladigan bo`lsa, muqova va titul varag`i almashtiriladi, avvalgi muqovasi еsa zarur hollarda saqlab qolinadi.

Yig`majildlardan chiqarilgan alohida arxiv hujjatlarini arxiv saqlovxonasidan berishga tayyorlashda ushbu hujjatlar har bir varag`ining orqa betida arxiv hujjatining matnidan bo`sh bo`lgan joyga arxiv shifri ko`rsatilgan shtamp qo`yiladi.

3-§. Arxiv hujjatlari beriladigan muddatlar

va ularni rasmiylashtirish

120. Arxiv saqlovxonalaridan arxiv hujjatlari quyidagi muddatlarga beriladi:

o`quv zalida foydalanuvchilarga va arxiv xodimlariga - bir oygacha (ikki haftadan ko`p muddatga berilmaydigan alohida qimmatli hujjatlardan tashqari);

fond tashkil еtuvchilarga - uch oygacha;

sud, huquqni muhofaza qilish organlariga va boshqa vakolatli organlarga - olti oygacha.

Ko`rgazma uchun arxiv saqlovxonasidan beriladigan arxiv hujjatlari ko`rgazmalarni o`tkazish to`g`risidagi shartnomada ko`rsatilgan muddatga beriladi.

Arxiv hujjatlarini sug`urta fondi, foydalanish fondi va maxsus ishlov berish uchun berish muddati arxivning ish rejasi va tegishli ishlarning boshqa tashkilotlar tomonidan bajarilishi to`g`risidagi shartnomada belgilanadi.

Arxiv hujjatlarini berishda muddatlarni uzaytirish arxiv rahbarining ruxsati bilan amalga oshiriladi.

121. Arxiv hujjatlarini arxiv saqlovxonasidan berish arxiv hujjatlarini, foydalanish fondi nusxasini arxiv saqlovxonasidan berish bo`yicha har bir arxiv saqlovxonasi bo`yicha va qanday maqsadlarda berish bo`yicha alohida daftarlarda ro`yxatga olinadi.

Arxiv hujjatlarini arxiv o`quv zaliga berish arxiv hujjatlarini, foydalanish fondi nusxalarini, yig`majildlar (hujjatlar) ro`yxatlarini berish bo`yicha buyurtma (talabnoma) asosida rasmiylashtiriladi va arxiv hujjatlarini, foydalanish fondi nusxalarini arxivning o`quv zaliga berish daftarida ro`yxatga olinadi va uni arxivning o`quv zali xodimi imzolaydi. Foydalanuvchining bajarilgan buyurtmasi (talabnomasi) arxiv hujjatlari bilan birga arxivning o`quv zaliga yuboriladi va foydalanuvchining shaxsiy yig`majildida saqlanadi.

Arxiv hujjatlarini xizmat maqsadlari uchun arxiv xodimiga berish tegishli bo`linma rahbari tomonidan imzolanadigan arxiv hujjatlarini, foydalanish fondi nusxalarini, yig`majildlar (hujjatlar) ro`yxatini berish to`g`risidagi buyurtma (talabnoma) asosida rasmiylashtiriladi. Buyurtma (talabnoma) arxiv hujjatlarini olgan xodim tomonidan har bir olingan saqlov birligi uchun imzo qo`yadigan arxiv saqlovxonasidan arxiv hujjatlarini, foydalanish fondi nusxalarini xizmat xonalariga berish daftarida ro`yxatga olinadi. Buyurtma (talabnoma) arxiv saqlovxonasida saqlash muddati tugagunga qadar saqlanadi.

Arxiv hujjatlarini arxiv laboratoriyasiga berish tegishli ishlarni amalga oshirishga buyurtma bilan rasmiylashtiriladi va arxiv hujjatlarini, foydalanish fondi nusxalarini arxiv saqlovxonasidan laboratoriyaga berish daftarida ro`yxatga olinadi, laboratoriya xodimi tomonidan hujjat olinganligi to`g`risida imzo qo`yiladi. Buyurtma laboratoriyada va arxivning tegishli bo`linmasida hisobga olinadi hamda arxiv hujjatlari bilan ishlashning barcha bosqichlarini nazorat qiluvchi hujjat sifatida xizmat qiladi.

Arxiv hujjatlarini vaqtincha foydalanishga berish arxiv saqlovxonasidan arxiv hujjatlarini, foydalanish fondi nusxalarini vaqtincha foydalanishga berish daftarida ro`yxatdan o`tkaziladigan arxiv hujjatlarini vaqtincha foydalanishga berish to`g`risidagi dalolatnoma bilan rasmiylashtiriladi.

122. Foydalanish fondidan arxiv hujjatlarining nusxalarini berish arxiv hujjatlarini, foydalanish fondi nusxalarini, yig`majildlar (hujjatlar) ro`yxatlarini berishga buyurtma (talabnoma) bilan rasmiylashtiriladi va markazlashtirilgan holda yoki har bir arxiv saqlovxonasi bo`yicha alohida yuritiladigan foydalanish fondini berish daftarida ro`yxatga olinadi.

123. Yig`majildlar (hujjatlar) ro`yxatlari besh kundan ko`p bo`lmagan muddatga beriladi. Yagona nusxada bo`lgan, markazlashgan holda saqlanayotgan yig`majildlar (hujjatlar) ro`yxatlarini berish, qoidaga ko`ra, bir kundan ko`p bo`lmagan muddatga, arxiv rahbari yoki uning o`rinbosarining ruxsati bilan amalga oshiriladi va arxiv hujjatlarining aslini berishdagi kabi tartibda rasmiylashtiriladi.

Yig`majildlar (hujjatlar) ro`yxatlarini berish arxiv hujjatlarini, foydalanish fondi nusxalarini, yig`majildlar (hujjatlar) ro`yxatini berishga buyurtma (talabnoma) bilan rasmiylashtiriladi va arxiv hujjatxonalaridan arxiv hujjatlarini, foydalanish fondi nusxalarini berish daftarida ro`yxatga olinadi, unga ro`yxatni olgan arxiv xodimi yoki foydalanuvchi imzo qo`yadi.

4-§. Berilgan arxiv hujjatlarining saqlanishini nazorat qilish

124. Arxiv hujjatlari berilganligi to`g`risidagi daftarni solishtirish yilning har choragida yoki yarim yilda kamida bir marta o`tkaziladi. Daftarni solishtirish natijasida arxivhujjatlarini qaytarish muddati buzilganligi holatlari bo`lsa, uning sabablari aniqlanadi va arxiv hujjatlarini qaytarish choralari ko`riladi. Agar arxiv hujjatlarini arxiv saqlanadigan joygaqaytarish muddatlari ulardan foydalanish davom еtayotganligi bilan bog`liq bo`lsa, arxiv hujjatlarini berish qaytadan rasmiylashtiriladi. Arxiv hujjatlarini qaytarish sababsiz kechiktirilgan taqdirda, ularni arxiv saqlovxonalariga darhol qaytarish choralari ko`riladi.

125. Arxiv hujjatlarining saqlanishini nazorat qilishda arxiv hujjatlarining saqlovini ta’minlashga mas’ul bo`lim arxiv saqlovxonasidan berilgan arxiv hujjatlarining saqlovholatini tekshirishni amalga oshiradi. Tekshirish reja asosida yoki zarur hollarda arxiv rahbari bilan kelishilgan holda amalga oshiriladi.

126. Arxiv hujjatlari arxiv saqlovxonasiga qaytarilganda, belgilangan tartibda ularning varaqlar bo`yicha jismoniy holatini tekshirish amalga oshiriladi. Arxiv hujjatlarini berish to`g`risidagi daftarda arxiv hujjatlari qaytarilganligi to`g`risida ularning xodimlari yoki fond tashkil еtuvchilari ishtirokida belgi qo`yiladi. Agar qaytarilgan arxiv hujjatlariga zarar yetkazilganligi aniqlansa, bu haqda arxiv saqlovxonasi xodimi va hujjatni topshirgan shaxs tomonidan imzolanadigan еrkin shakldagi dalolatnoma tuziladi va u ko`rib chiqish uchun arxiv rahbariga taqdim еtiladi.