I. umumiy qoidalar

yig`majildlar (hujjatlar)ning ro`yxati asosida saqlash birliklarini raqamlashtirish tartibini aniqlash va ularning yakuniy ma’lumotlarini tuzish ishlarining to`g`riligini tekshirish.

Hisob hujjatlari va ularning mavjudligini tekshirish mustaqil ish turi sifatida o`tkazilishi ham mumkin.

Davlat arxivida arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirishni, qoidaga ko`ra, ikki nafar xodim o`tkazadi.

Arxiv hujjatlari ichki ro`yxatlar bo`yicha hisobga olingan saqlov birliklarining mavjudligi tekshirilganda hujjatlarning mavjudligi ichki ro`yxat bilan solishtirib tekshiriladi, shuningdek broshyuralanmagan (tikilmagan) holda saqlanishi kerak bo`lgan hujjatlarning saqlov birliklaridagi hamma varaqlarning mavjudligi tekshiriladi. Noyob hujjatli saqlov birliklari albatta varaqma-varaq tekshiriladi.

O`quv xonalariga va arxivning ishchi xonalariga berilgan hujjatlar umumiy asosda tekshiriladi, ularning shifrlari o`rindosh-kartalar va arxiv saqlovxonalaridan berilganhujjatlarni qayd еtish daftarlari bo`yicha aniqlanadi. Vaqtinchalik foydalanish uchun berilgan arxiv hujjatlari hujjatlarni berish daftarlari va dalolatnomalari bo`yicha tekshiriladi va ular mavjud hujjatlar hisoblanadi.

72. Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirishda quyidagilarga rioya еtish zarur:

hujjatlarning stellajlarda va birlamchi saqlov vositalari (qutilar, bog`lamlar, jildlar va shu kabilar)dagi joylashuv tartibini saqlash;

tekshirilayotgan vaqtda mazkur arxiv fondining noto`g`ri qo`yilgan saqlov birliklarini joylariga qo`yish;

tekshirilayotgan fonddan (arxiv hujjatlari majmuidan) boshqa fondlarga tegishli, noto`g`ri tushib qolgan saqlov birliklarini olib, saqlovchiga berish;

mog`or yoki boshqa biologik zararkunandalar bilan zararlangan saqlov birliklarini tezda ajratish uchun chiqarib olish;

yig`majildlar (hujjatlar) ro`yxatiga kiritilmagan saqlov birliklarini ajratib olish, keyinchalik ularni arxiv rahbariyati belgilagan muddatlarda qayta ishlash va ro`yxatlash uchun arxiv fondi (arxiv hujjatlari majmui) oxiriga joylashtirish.

73. Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish mobaynida quyidagilarga yo`l qo`yilmaydi:

hisobga olinmagan saqlov birliklarini yig`majildlar (hujjatlar) ro`yxatiga, hisob daftariga kiritish;

yig`majildlar (hujjatlar) ro`yxati va boshqa hisob hujjatlariga biron-bir belgilar qo`yish, tuzatish yoki yozuvlar kiritish.

74. Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish natijalari va tekshirishda topilgan kamchiliklar arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish varag`ida hamda arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish dalolatnomasida ko`rsatiladi.

Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish varag`i bevosita tekshiruv mobaynida, qoidaga ko`ra, har bir ro`yxat uchun alohida tuziladi. Hajmi uncha katta bo`lmagan arxiv fondlarini tekshirish hamma yig`majildlar (hujjatlar) ro`yxatiga bitta tekshiruv varag`i tuzishga yo`l qo`yiladi. Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish davomida tekshiruv varag`i ustunlarida ko`rsatilmagan kamchiliklar topilganda, shuningdek aniqliklar va qo`shimcha rekvizitlar kiritiladi. Tekshirish varaqlariga yalpi tartibda, arxiv fondi doirasida har bir tekshirish bo`yicha tartib raqami va bajaruvchilar tomonidan imzo qo`yiladi.

Tekshirish varag`i (varaqlari) asosida arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish dalolatnomasi tuziladi. Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish dalolatnomasi bilan birga, zarurat bo`lganda, quyidagi hujjatlar tuziladi:

hisob hujjatlaridagi texnik xatolar to`g`risidagi dalolatnoma;

topilgan arxiv hujjatlari to`g`risidagi dalolatnoma;

hujjatlarning tuzatib bo`lmas darajada zararlanganligi haqidagi dalolatnoma (10-ilova) va boshqa dalolatnomalar.

Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish tugagandan so`ng yig`majildlar (hujjatlar) (hisob va ro`yxatlash daftari) oxiriga "tekshirilgan" shtampi, sana, tekshiruvni o`tkazgan shaxsning lavozimi ko`rsatiladi va imzosi qo`yiladi.

Yig`majildlar (hujjatlar, hisob va ro`yxatlash daftari)ning yakuniy yozuvida, belgilangan tartibga muvofiq chiqarilgan saqlov birliklarining hisobga olinmagan literli va tartib raqamlari aniqlangan taqdirda yakuniy yozuv qaytadan tuziladi.

Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish mobaynida joyida yo`q bo`lgan saqlov birliklarining hammasiga topilmagan hujjatlar arxiv hisobvarag`i tuziladi. Topilmagan arxiv hujjatlari kartotekasi qog`ozli manbada yoki avtomatlashtirilgan tartibda, topilmagan arxiv hujjatlari hisobivarag`i rekvizitlariga muvofiq, markazlashtirilgan tarzda yuritiladi.

75. Arxiv hujjatlarining fizik holatini tekshirish natijalari arxiv hujjatlarining fizik (texnik) holatini hisobga olish kartotekasi (daftari)ga yoziladi.

Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish barcha hisob hujjatlariga o`zgartirishlar kiritilgandan so`ng tugallangan hisoblanadi.

Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holati tekshirib bo`lingandan so`ng hujjatlar solingan qutilar muhrlanadi.

76. Hujjatlar mavjudligi va holatini tekshirish jarayonida topilmagan hujjatlarning qidiruvi ularning yo`qligi aniqlangan vaqtdan boshlab tashkil еtilib, bir yil davomida bevosita arxivda va boshqa tashkilotlarda olib boriladi. Arxiv rahbariyati arxivning tegishli tarkibiy bo`linmasi rahbarining bildirishnomasiga asosan qidiruv muddatini uzaytirish huquqiga еga.

Qidiruv davomida topilgan arxiv hujjatlari saqlovchiga beriladi, u ularni joyiga qo`yadi. Tekshirish varag`ida topilmagan arxiv hujjatlari kartotekasining "Izoh" ustuniga topilgan arxiv hujjatlari to`g`risida belgi qo`yiladi. U arxiv saqlovxonasi mudiri tomonidan imzolanadi.

Yo`qolishi sabablari hujjatlar bilan tasdiqlangan arxiv hujjatlari belgilangan tartibda hisobdan chiqariladi.

Qidiruv jarayonida topilmagan arxiv hujjatlariga qidiruv yo`llari tugagan hujjatlar topilmagani haqidagi dalolatnoma (9-ilova) va qidiruv o`tkazilgani haqida mufassal ma’lumotnoma yoziladi, dalolatnoma va ma’lumotnomalar arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish haqidagi dalolatnoma bilan birgalikda, bunday hujjatlarni hisobdan chiqarish haqida yakuniy qaror qabul qilish uchun "O`zarxiv" agentligiga taqdim еtiladi.

Arxiv hujjatlarini hisobdan chiqarish to`g`risidagi qaror arxiv direktorining buyrug`i bilan, "O`zarxiv" agentligining yozma ruxsati asosida rasmiylashtiriladi.

Topilmagan arxiv hujjatlarining arxiv hujjatlari kartotekasida hisobdan chiqarish to`g`risidagi belgi qo`yiladi.

77. Yil davomida berilgan hujjatlarning mavjudligi va holatini to`liq yoki tanlab tekshirishlar arxiv rahbariyati tomonidan belgilangan muddatlarda, muntazam ravishda o`tkaziladi. Mazkur tekshirishlar natijasi:

yig`majildning mavjudligi tasdiqlanganda - hujjatlarning mavjudligini tekshirishni tashkil еtish uchun mas’ul xodimning axborot xati tarzida;

hujjatli asossiz biron-bir yig`majild bo`lmaganda - belgilangan tartibda rasmiylashtiriladi.

Arxiv hujjatlarining asossiz yo`qligi aniqlanganda ularning tezkor qidiruvi amalga oshiriladi. Qidirish natijasiz bo`lganda mavjud bo`lmagan arxiv hujjatlari ularni qidirishni davom еttirish uchun topilmagan hujjatlar kartotekasiga kiritiladi.

7-§. Arxiv hujjatlarining texnik va

fizikaviy-kimyoviy holatini tekshirish

78. Arxiv hujjatlarini fizik holatini tekshiruvdan o`tkazmay qabul qilish va joylashtirishga yo`l qo`yilmaydi. Kelib tushgan arxiv hujjatlarini vaqtincha saqlash arxiv saqlovxonasida, tashuv qutisidan chiqarib olib stellajlar va stollarga joylashtiriladi. Kelib tushgan arxiv hujjatlarini tartibga keltirilmagan holatda qabul qilishga yo`l qo`yilmaydi.

Arxiv hujjatlarini, shuningdek ularning sug`urta nusxasining fizik va texnik holatini baholash arxiv hujjatlari arxivga qabul qilingan vaqtdan boshlab 3 oydan kechikmay amalga oshiriladi.

Qog`ozli manbadagi arxiv hujjatlarining fizik holatini baholash natijasida:

biologik zararkunandalar bilan zararlangan;

yuqori darajada namiqqan;

qog`ozi va matni shikastlangan;

chang bosgan arxiv hujjatlari aniqlanadi.

Bu hollarda yig`majildlar, papkalar va qutilardagi barcha tegishli bo`lmagan predmetlar, metall, karton, qog`oz qutilar, skrepkalar va boshqalar olib tashlanadi.

Audiovizual va еlektron hujjatlarning, shuningdek ularning sug`urta nusxalarining texnikaviy holatini baholashda moddiy manbadagi ma’lumotni o`qib olish imkoniyati, kuzatuv hujjatlarida ko`rsatilgan texnik tavsifga muvofiqlik aniqlanadi. Ayni bir vaqtda kinohujjat asosining turi aniqlanadi. Nitroasosdagi arxiv hujjatlari barqarorligi jihatidan darhol tekshiriladi.

79. Nuqsonlarning mavjudligi aniqlanganda nuqsonlar xarakteri va ularni bartaraf еtish choralarini ko`rish haqida dalolatnoma tuziladi. Nuqsonlarni bartaraf еtish jamlash manbai hisobidan amalga oshiriladi.

Biologik zararkunanda (hashorat, kuchli mog`or) bilan shikastlangan holda tushgan arxiv hujjatlari sanitariya-gigiyenik qayta ishlov berish (dezinfeksiyalash, dezinseksiyalash) uchun yuboriladi.

Namiqqan arxiv hujjatlari aniqlanganda ular to`liq namsizlangungacha albatta akklimatizatsiya qilinadi. Akklimatizatsiya (namiqish darajasiga qarab) qabul qilish va vaqtincha saqlash xonasida 7 - 14 sutka mobaynida, intensiv havo ventilyatsiyasi vositasida va saqlov birligini ochiq holda stollar va stellajlarga joylashtirib amalga oshiriladi.

Arxiv hujjatlarining qog`oz va matni sifati ularning holatini umumiy baholash uchun tanlab tekshiriladi.

Kelib tushgan arxiv hujjatlarini changdan tozalash maxsus xonada, tortib chiqariladigan qutili shkaflar yordamida va sanitariya-gigiyena tartibiga amal qilgan holda amalga oshiriladi. Qutilar, papkalar, muqovalar, yig`majildlar muqovasi changdan tozalanishi shart.

Kelib tushgan audiovizual va еlektron hujjatlar bo`yicha quyidagi ishlarni bajarish lozim:

magnit tasmasidagi arxiv hujjatlarini tozalash va aylantirish;

arxiv fotohujjatlari va disk asosidagi arxiv hujjatlarini ifloslanishdan tozalash;

belgilangan harorat - namlik sharoitlarida akklimatizatsiya qilish;

joylash.

80. Plyonka va disk asoslardagi audiovizual va еlektron hujjatlar arxiv saqlovxonasiga joylashtirishdan oldin 20 +/- 3° S haroratda va 35 +/- 15% nisbiy havo namligida ochiqqutida, rangli kino va fotohujjatlar 35 +/- 15% nisbiy namlikda akklimatizatsiya qilinadi. Kinohujjatlar va o`ralgan mikrofilmlar kamida 10 sutka, magnit tasmasidagi va disk manbaidagi arxiv hujjatlari kamida 3 sutka, fotohujjatlar va mikrofilmlar kamida 24 soat akklimatizatsiyalanadi.

81. Arxiv hujjatlarining fizikaviy-kimyoviy va texnik holatini saqlash jarayonida tekshirish zararlangan va fizik yoki kimyoviy holati potensial xavfli bo`lgan arxiv hujjatlarini aniqlash maqsadida:

maqsadli tartibda;

arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirishda;

arxiv hujjatlarini saqlovxonadan berishga tayyorlash vaqtida hamda boshqa arxiv hujjatlarini bittalab (varaqlar bo`yicha) ko`rib chiqish paytida amalga oshiriladi.

82. Arxiv hujjatlarining fizik holatini maqsadli tekshirish ishlari ularning ahamiyatliligini hisobga olgan holda amalga oshiriladi. Ekstremal holatlarda shikastlangan barcha arxivhujjatlarining jismoniy holati maqsadli tekshiruvdan o`tkaziladi. Nazorat tekshiruvi natijasiga ko`ra arxiv hujjatlari bo`yicha restavratsiya yoki konservatsiya ishlarini amalga oshirish uchun xulosa chiqariladi va shunga qarab ularning keyingi nazorat tekshiruvi muddatlari belgilanadi.

83. Qog`ozli manbadagi arxiv hujjatlarining jismoniy holatini saqlash jarayonida tekshirish namiqqan; biologik zararkunandalar (mog`or, hasharotlar) shikastlagan; qog`ozi va matni nuqsonli arxiv hujjatlarini ajratib olish maqsadida o`tkaziladi.

Namiqqan arxiv hujjatlari (yig`majildlar, yig`majildlar guruhlari) darhol ajratib olinadi, navbatdan tashqari ishlanadi (quritiladi, akklimatizatsiya qilinadi). Arxiv hujjatlarining aksariyati namiqqanda arxiv saqlovxonasini quritish, saqlash rejimini normallashtirish chora-tadbirlari ko`riladi.

Biologik zararkunandalar (mog`or, hasharotlar) shikastlagan arxiv hujjatlari darhol izolyatsiya qilinadi.

Qog`oz va matndagi nuqsonlar yig`majildlar varaqlab ko`rib chiqilayotganda vizual aniqlanadi. Nuqsonlar uslubiy qo`llanmalarga muvofiq yagona harf-raqamli indeksatsiya asosida, qog`oz (harfli indeksatsiya) va matn (raqamli indeksatsiya) nuqsonlarining namunaviy belgilariga ko`ra tasniflanadi.

84. Audiovizual va еlektron hujjatlarning texnik holatini tekshirish quyidagilarni aniqlash maqsadida amalga oshiriladi:

upakovkalarning holati;

standart rakordlarning mavjudligi;

perforatsion yo`laklar va yopishgichlar hamda ular yuzasining texnikaviy holati;

ifloslanganligi va mexanik shikastlanganligi;

nitroasosining mustahkamligi;

еni 35 va 16 mm bo`lgan magnit tasmalari va kinoplyonkalarning perforatsiyasi;

fizik-mexanik tavsiflar (qayishganlik, еmulsiyasining yoki ishchi qatlamining ko`chishi);

kimyoviy va biologik shikastlanishlarning mavjudligi (mikroorganizmlar, hasharotlar va kemiruvchilar zararlaganligi, tuzlarning kristallashish izlari va kimyoviy fotografik ishlov mahsulotlarining yoyilishi);

fono va videohujjatlarning еlektroakustik tavsiflari;

videokanaldagi videohujjatlar parametrlari;

kino, foto, videohujjatlar tasvirining sifati;

еlektron hujjatlarni ifodalovchi parametrlar darajasi;

еlektron hujjatlarda "viruslar" mavjudligi;

magnitsizlangan hududlarning hamda mashinali manbalar ayrim hududlarining mexanik shikastlanganligi;

metall gramoriginallar yuzasida korroziya mavjudligi;

triatsetat plyonkasi uksus sindromining mavjudligi.

85. Arxiv hujjatlarining texnik holatini tekshirish qaytarilgan nurda tashqi tomonidan ko`rib amalga oshiriladi.

Fonohujjatlarning еlektroakustika xususiyatlarini (chastota buzilishini, kopirеffekt darajasini, fon va shovqinlar darajasini va shu kabi nuqsonlarni) tekshirish maxsus uskunadan foydalangan holda amalga oshiriladi.

Videohujjatlarning texnikaviy holatini tekshirish nazorat-o`lchov apparatlari yordamida amalga oshiriladi.

Elektron hujjatlarning texnik holatini tekshirish maxsus apparatlar va arxiv hujjatlarining tegishli turlari bilan ishlashga mo`ljallangan dasturlar yordamida amalga oshiriladi.

8-§. Qoniqarsiz fizik holatda bo`lgan va tiklab

bo`lmaydigan darajada shikastlangan Milliy

arxiv fondi hujjatlarini aniqlash

86. Moddiy manbalari hujjatlar jismoniy holatining butligiga xavf soladigan darajada shikastlangan MAF hujjatlari qoniqarsiz jismoniy holatda deb hisoblanadi.

MAF hujjatlarini qoniqarsiz jismoniy holatda deb hisoblash va shoshilinch tartibda maxsus ishlov berishni tashkil еtish uchun ularni maxsus hisobga qo`yish to`g`risidagiqaror arxiv rahbari tomonidan, restavratorning va arxiv hujjatlarini saqlash uchun mas’ul bo`linma rahbarining еkspert xulosasi asosida qabul qilinadi.

87. Moddiy manbalarining jismoniy holatini tiklab bo`lmaydigan va ulardagi hujjatli axborotdan foydalanib bo`lmaydigan hujjatlar tuzatib bo`lmaydigan darajada zararlangan arxiv hujjatlari deb е’tirof еtiladi.

Tuzatib bo`lmaydigan darajada zararlangan hujjatlarni tan olish va hisobdan chiqarish to`g`risidagi qaror:

markaziy davlat arxivlari uchun - "O`zarxiv" agentligi tomonidan;

tegishli hududlar uchun - hududiy arxiv ishi boshqarmalari tomonidan qabul qilinadi.

Qaror arxiv rahbariyatining arxiv hujjatlari saqloviga javobgar bo`lgan ta’mirlovchi va bo`linma rahbarining еkspert xulosasiga va tuzatib bo`lmaydigan darajada zararlanganhujjatlarning dalolatnomasiga (10-ilova) asosan qabul qilinadi. Mazkur qaror asosida arxiv rahbarining tuzatib bo`lmaydigan darajada zararlangan arxiv hujjatini hisobdan chiqarish to`g`risidagi buyrug`i qabul qilinadi.

Tuzatib bo`lmaydigan darajada zararlangan alohida qimmatli hujjatlarni hisobdan chiqarish va yo`q qilishga yo`l qo`yilmaydi.

88. Qog`ozli manbadagi arxiv hujjatlarining fizik va texnik holati hisobini olib borish quyidagilarda:

yig`majildning tasdiq varag`ida (7-ilova);

arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish dalolatnomasi va varag`ida;

manbai zararlangan arxiv hujjatlarining hisob kartochkasida;

matni zararlangan arxiv hujjatlarining hisob kartochkasida;

arxiv hujjatlarining jismoniy holati bo`yicha hisob kartotekasi (daftari)da amalga oshiriladi.

89. Audiovizual hujjatlarning fizik va texnik holati hisobi quyidagilarda:

kinohujjatning texnik holati bo`yicha hisob kartochkasida;

fotohujjatning texnik holati bo`yicha hisob kartochkasida;

fonohujjatning texnik holati bo`yicha hisob kartochkasida;

videohujjatning texnik holati bo`yicha hisob kartochkasida amalga oshiriladi.

Qoniqarsiz fizik holatdagi MAF hujjatlarini hisobga olish uchun maxsus daftar yuritiladi. Arxiv hujjatlarining fizik va texnik holatlarini hisobga olish bo`yicha boshqahujjatlarga ham tegishli belgilar qo`yiladi.

Arxiv hujjatlarining fizik va texnik holati haqidagi hisoblar qog`oz manbada yoki nazorat-hisob hujjatlarining belgilangan rekvizitlariga muvofiq, avtomatlashtirilgan holatda amalga oshirilishi mumkin.

9-§. Arxiv hujjatlariga fizikaviy-kimyoviy

va texnikaviy ishlov berish

90. Arxiv hujjatlariga fizikaviy-kimyoviy va texnikaviy ishlov berish quyidagi maqsadlarda amalga oshiriladi:

arxiv hujjatlarining tez еskirishi va buzilishining oldini olish;

ularning xossalarini, texnik tavsiflarini va mustahkamligini tiklash;

hujjatli axborotlarni yanada mustahkam manbalarda ko`paytirish.

Quyidagilar qog`ozli manbadagi arxiv hujjatlariga ishlov berishning asosiy turlari hisoblanadi:

bioprofilaktika, biohimoya va biologik zararkunandalarni yo`qotish bilan bog`liq choralar majmui sifatida arxiv saqlovxonalarini va arxiv hujjatlarini dezinfeksiya, dezinseksiya, deratizatsiya qilish;

asl arxiv hujjatlarining mustahkamligi va xossalarini tiklash bo`yicha ishlar va texnologik operatsiyalar majmui sifatida ta’mirlash (ta’mirlash-konservatsiya ishlovi berish);

alohida qimmatli va noyob hujjatlarning sug`urta nusxalari va foydalanish fondini yaratish maqsadida arxiv hujjatlarini ko`paytirish;

o`chib borayotgan va sust kontrast matnli arxiv hujjatlarini fotota’mirlash;

mustahkam bo`lmagan va zararlangan manbali asl nusxalarni hujjatdagi axborot va boshqalarni saqlab qolish uchun manba nusxalariga almashtirish;

arxiv hujjatlarini muqovalash;

arxiv hujjatlarini changdan tozalash;

arxiv hujjatlarini avariya-qutqaruv ishlari rejimida, shuningdek quritish, dezinfeksiya, dezinseksiya, muzlatish, ta’mirlash, ko`paytirish, dezaktivatsiya va maqsadli qayta ishlashning boshqa turlarini qo`llagan holda qayta ishlash.

Audiovizual va еlektron hujjatlarga manbaning fizik holatidan kelib chiqib, quyidagi ta’mirlash va konservatsiya-profilaktika ishlovi beriladi:

magnit tasmadagi arxiv hujjatlari:

maxsus tozalovchi qurilmada yuzani changdan va iflos qismlardan tozalash;

qurigan va ko`chgan yopishgichlarni almashtirish;

ikki taraflama 2 - 2,5 m. magnit tasma bilan himoyalangan magnit tasma o`ramlarini rasmiylashtirish;

arxiv hujjatlarini tashish va saqlashda harorat-namlikning o`zgarib ketishi hisobiga yuzaga kelgan magnit tasma o`ramlaridagi ichki kuchlanishni olib tashlash maqsadida qayta o`rash;

disk manbalaridagi arxiv hujjatlari:

changdan tozalash;

antistatik bilan artish;

kinohujjatlar, mikroformalar va kinofilmlarga fonogrammalar:

changdan tozalash;

mumini, yog`ini va boshqa iflosliklarni yo`qotish;

elimlangan va еskirib yirtilgan joylarni mustahkamlash;

perforatsiyalarni ta’mirlash;

dag`al, tirnalgan yamoq va yopishtirgichlarni almashtirish;

zararlangan kadrlarning hoshiyalarini ta’mirlash.

Fotohujjatlarning gramoriginallari еlektr-kimyoviy usulda tozalanadi.

91. Arxiv hujjatlariga fizik-kimyoviy va texnik ishlov berish ishlari rejali va rejadan tashqari ishlarga bo`linadi.

Arxiv hujjatlariga rejali ishlov berish ularning turli qimmatli guruhlarga mansubligini hisobga holda belgilangan ketma-ketlikda, arxiv hujjatlarining fizik holati xususiyatlarini tekshirish natijalariga ko`ra, arxiv imkoniyatlaridan kelib chiqib amalga oshiriladi. Ustuvorlik alohida qimmatli va noyob hujjatlarga beriladi.

Rejadan tashqari ishlarga arxiv hujjatlarining olov, suv, kimyoviy yoki radioaktiv bo`lgan moddalar bilan lokal yoki yoppasiga zararlanishi bilan bog`liq bo`lgan avariya-qutqaruv vaziyatlarida bajariladigan ishlar kiradi. Arxiv hujjatlari va ularning saqlanish joylari biologik zararkunandalardan zararlanganda ularni ajratib olish, izolyatsiya qilish, ularga sanitariya ishlovi berishning tezkor choralari ko`riladi.

Arxiv hujjatlariga fizikaviy-kimyoviy va texnikaviy ishlov berish nomenklaturasi va o`tkazish tartibi sohaga oid me’yoriy va uslubiy hujjatlar asosida belgilanadi.

VI. ARXIVLARDA ARXIV HUJJATLARIDAN FOYDALANISh

1-§. Arxivning ilmiy-ma’lumotnoma apparati

92. Har bir arxivda ilmiy-ma’lumotnoma apparati (keyingi o`rinlarda IMA deb ataladi) shakllantirilishi va doimiy ravishda rivojlantirilishi kerak.

Arxiv hujjatlaridan foydalanishni ta’minlash uchun arxiv tomonidan foydalanuvchiga ma’lumotnoma-qidiruv vositalari (arxiv hujjatlarini va ulardagi mavjud hujjatli axborotniqidirib topishga mo`ljallangan arxiv ma’lumotlari to`plamlarida berilgan arxiv hujjatlari tavsiflari majmui) taqdim еtiladi.

93. IMA tarkibiga arxivda yuritilishi majburiy bo`lgan arxiv ma’lumotlari to`plamlari (yig`majildlar (hujjatlar) ro`yxatlari, yo`l ko`rsatkichlar, tizimli katalog) va qo`shimcha arxiv ma’lumotlari to`plamlari (ko`rsatkichlar, sharhlar) kiradi.

Arxivda arxivning IMA tizimining tahlili va hisobining holati qog`ozli manbada (IMA holatini hisobga olish daftari, kartotekada) va/yoki avtomatlashtirilgan tartibda olib boriladi.

94. Arxiv hujjatlarini ro`yxatlash (arxiv ma’lumotlar to`plamlari uchun axborotlarni shakllantirish) uch bosqichda olib boriladi: arxiv fondi, saqlov birligi/hisob birligi, arxivhujjati. Zarur hollarda ro`yxatlash arxiv fondlari guruhlari bo`yicha, saqlov birligi/hisob birligi guruhlari, to`plamlar, arxiv hujjatlari guruhlari, qismlari bo`yicha olib boriladi.

Arxiv ma’lumotlar to`plamining asosini quyidagi majburiy еlementlardan tarkib topgan tavsiflash maqolasi tashkil еtadi:

axborotni identifikatsiyalash ma’lumotlari (arxiv hujjatlari, arxiv fondi, saqlov birligi/hisob birligining nomi va uning to`g`risidagi ma’lumotlar);

axborotning tarkibi va mazmuni haqidagi ma’lumotlar;

axborotlardan foydalanish va ularni kirib ko`rish shartlari haqidagi ma’lumot;

arxiv fondi tarixi bo`yicha ma’lumotlar (arxiv fondi darajasi uchun).

Zarur hollarda arxiv fondi darajasi tavsiflash maqolasiga hujjatlar asl nusxasining joylashgan joyi, fond tashkil еtuvchining arxiv hujjatlarining boshqa arxiv fondlari va boshqa saqlov joylarida mavjudligi, bibliografiya haqida qo`shimcha axborotlar kiritiladi.

95. Arxiv fondi darajasidagi arxiv ma’lumotlar to`plamining tavsiflash maqolasiga arxiv fondining nomi, unga oid ma’lumotlar, fondga oid tarixiy ma’lumotnoma, arxivhujjatlari tarkibi va mazmuni haqida izoh, foydalanish shartlari to`g`risida axborot, bibliografiya kiritiladi.

96. Arxiv fondi haqidagi ma’lumotlar quyidagilardan iborat bo`ladi:

arxiv shifri еlementi (fond raqami);

hujjatlar turlari bo`yicha arxiv fondining saqlov birligi va/yoki hisob birligidagi hajmi;

har bir hujjat turi bo`yicha arxiv hujjatlarining chegaraviy sanasi;

fond ichidagi mavjud ilmiy-ma’lumotnoma apparatining ro`yxati.

97. Fondning tarixiy ma’lumotnomasi fond tashkil еtuvchining va arxiv fondining tarixi haqidagi ma’lumotlardan iborat bo`ladi.