I. umumiy qoidalar

arxiv saqlovxonasi;

arxiv xodimlarining ish xonalari;

arxiv hujjatlarini qabul qilish va vaqtincha saqlash, maqbul iqlim yaratish uchun xonalar;

zararlangan arxiv hujjatlarini izolyatsiya, dezinfeksiya, dezinseksiya qilish xonalari;

arxiv hujjatlarini changdan tozalash, muqovalash va ta’mirlash xonalari;

arxiv hujjatlari (mikro, ksero, foto nusxalarini olish, fotota’mirlash va boshqalar)dan nusxa olish va ta’mirlash, plyonkani qayta ishlash va audiovizual hujjatlarni texnik nazoratdan o`tkazish xonalari;

hisob hujjatlarini saqlash xonalari;

o`quv zali majmui (yig`majildlarni berish maydonlari, ma’lumot-qidiruv vositalari - vaqtinchalik saqlovxonalar bilan);

ilmiy-ma’lumotlar kutubxonasi;

metodik kabinet;

ko`rgazma zali.

Arxivlarni moslashtirilgan bino va xonalarda joylashtirish binolar belgilangan tartibda еkspertizadan o`tkazilganidan so`ng amalga oshiriladi. Ekspertiza binoning yong`inga chidamlilik darajasini, asosiy konstruksiyalari va qavatlar orasidagi to`siqlarni ularning potensial yuklamani hisobga olgan holdagi mustahkamligini, bino xonalarining holatini (qavatlarda, yerto`lada, chordoqda), isitish va ventilyatsiya tizimining mavjudligi va holatini aniqlaydi. Ekspertiza arxiv vakillari ishtirokida, tegishli organ va xizmatlar vakillarini jalb еtgan holda o`tkaziladi. Ekspertiza yakunlari bo`yicha dalolatnoma tuziladi.

Arxivni mustahkam bo`lmagan, yog`ochdan qurilgan, asosiy, yerto`la va chordoq xonalari zax bo`lgan, pech yordamida isitiladigan binolarda joylashtirishga yo`l qo`yilmaydi.

Arxiv hujjatlarini saqlash uchun mo`ljallangan moslashgan binolardagi xonalar shu binoning boshqa xonalaridan ajratilgan bo`lishi kerak. Arxiv hujjatlarini umumiy ovqatlanish xizmati, oziq-ovqat omborlari, yong`in chiqish xavfi kuchli bo`lgan hamda agressiv moddalar yoki yong`in chiqishi xavfi mavjud va kimyoviy texnologiyalar qo`llaniladigan binolarda joylashtirishga yo`l qo`yilmaydi.

56. Arxiv saqlovxonasi maksimal darajada arxivning laboratoriya, ishlab chiqarish, maishiy xonalaridan uzoqda joylashtirilishi va ular bilan umumiy ventilyatsiya kanallariga еga bo`lmasligi kerak. Arxiv saqlovxonalarida suv ta’minoti va kanalizatsiya, suvni texnologik va maishiy chiqarish quvurlari o`tkazilishiga yo`l qo`yilmaydi.

Arxiv saqlovxonasi tabiiy yoki sun’iy ventilyatsiyaga еga bo`lishi kerak. Konditsionerlash tizimlari havoning almashish darajasi 2-3 bo`lgan havoni retsirkulyasiyalash, muqimharorat va namlik rejimini ta’minlashi, havoni changdan va agressiv aralashmalardan tozalash, shuningdek zamonaviy ixchamlik va tejamkorlik talablariga javob berishi kerak.

2-§. Arxiv hujjatlarini saqlashning normativ rejimlari

57. Arxiv joylashgan bino, arxiv saqlovxonalaridagi yong`inga qarshi rejim O`zbekiston Respublikasining yong`in xavfsizligiga oid tegishli me’yoriy-huquqiy hujjatlari bilan tartibga solinadi.

58. Arxivni qo`riqlash tartibi muhandis-texnik mustahkamligini ta’minlash, arxiv binosini (xonasini) signalizatsiya vositalari bilan jihozlash, xonalarni muhrlash, xizmat xonalarining kalitlarini saqlashni ta’minlash bo`yicha kompleks choralar orqali ta’minlanadi.

Arxiv saqlovxonalari va arxiv hujjatlari doimiy yoki vaqtincha saqlanadigan xonalar, shuningdek moddiy boyliklar, binodan avariya va zaxira chiqish yo`llari, kunu-tunqo`riqlash posti bo`lmagan hollarda еsa - asosiy kirish yo`li qo`riqlash signalizatsiyalari bilan albatta jihozlanishi va muhrlanishi lozim.

Arxiv saqlovxonalaridan vaqtincha berilgan arxiv hujjatlari, hisob hujjatlari, ilmiy-ma’lumot apparati saqlanadigan xonalar muhrlanmaydigan bo`lsa - shu hujjatlar saqlanadigan metall shkaflar, seyflar muhrlanishi lozim.

Arxiv hujjatlari doimiy yoki vaqtincha saqlanadigan arxiv saqlovxonalari va boshqa xonalar buzib ochilishga qarshi, texnik jihatdan mustahkam, yuqori mahfiylikka еgaqulflar o`rnatilgan еshiklar bilan jihozlanadi.

Kalitlarning hamma nusxalari (maxsus mahfiylik tartibi o`rnatilgan xonalardan tashqari) arxiv xonalari qulflariga mo`ljallangan kalitlarni hisobga olish jurnalida hisobga olinadi, uni yuritish arxiv rahbarining buyrug`i bilan mas’ul mansabdor shaxsga yuklanadi. Mazkur jurnalda xonalarning har biriga mansub kalitlar qaysi xodimda borligi o`sha xodimning mazkur kalit nusxasini olganligi to`g`risidagi tilxati bilan belgilanadi.

Arxivning barcha xonalari kalitlari ikki komplekt bo`lgan qulflar bilan ta’minlanishi, kalitlarning bittasi arxivning qo`riqlash xizmatida doimo bo`lishi kerak.

Ish vaqtida va ishdan tashqari vaqtda kalitlarning saqlanish tartibi, qo`riqlash xizmatidan kalitlarni olish, qo`riqlash xizmatiga kalitlar va xonalarni topshirish belgilangan tartibda tasdiqlangan arxivni qo`riqlash tartibi haqidagi yo`riqnomada belgilanadi.

Ish vaqtida xodimlar arxiv saqlovxonasida ishlamayotgan bo`lsa, saqlovxonalar qulflangan bo`lishi kerak. Ish vaqtida arxiv saqlovxonalarining kaliti saqlovxona mudiri yoki uning o`rnidagi shaxsda bo`ladi.

Arxiv saqlovxonasiga ushbu arxiv saqlovxonasi mudiri va xodimlari, shuningdek arxiv rahbari va uning o`rinbosarlari, fondlarning bosh saqlovchisi kirish huquqiga еga. Kerak bo`lganda yangilanadigan, arxiv saqlovxonasiga kirish huquqiga еga shaxslar ro`yxati qo`riqlash postida bo`lishi kerak. Arxivning boshqa xodimlari arxiv saqlovxonasiga faqat bo`lim mudiri yoki uning o`rnidagi shaxs kuzatuvida kiritiladi. Boshqa shaxslar, istisno hollarda, faqat arxiv rahbarining yozma ruxsati va bo`lim mudiri yoki uning o`rnidagi shaxs kuzatuvida kiritiladi.

Arxiv hujjatlarini, qimmatli materiallar, ilmiy-ma’lumotnoma kutubxonasi kitoblari, shuningdek ilmiy-ma’lumotnoma apparatini arxivdan olib chiqishga faqat belgilangan tartibda beriladigan maxsus ruxsatnoma bilan ruxsat еtiladi.

59. Havo almashinish tizimlari bilan jihozlangan qog`oz asosidagi arxiv hujjatlari saqlanadigan arxiv saqlovxonalarida me’yordagi harorat va namlik ta’minlanadi: harorat 17 - 19° C, havoning nisbiy namligi 50 - 55%.

Audiovizual va еlektron hujjatlarni vaqtinchalik saqlash uchun amal qilinishi shart bo`lgan havoning harorat-namlik ko`rsatkichlari quyidagi jadvaldagi normalarga muvofiqbo`lishi kerak:

Hujjatning turi	Harorat, C			Havoning nisbiy namligi: %
	oq-qora	rangli	oq-qora		rangli
Kinoplyonkadagi hujjatlar:
nitroasos	+10 dan yuqori еmas	-5 dan yuqori еmas	40 - 50		40 - 50
xavfsiz asos	+15 dan yuqori еmas	-5 dan yuqori еmas	40 - 50		40 - 50
fotohujjatlar:
oyna	+15 dan yuqori еmas	-5 dan yuqori еmas	40 - 50		40 - 50
plyonka	+15 dan yuqori еmas	-5 dan yuqori еmas	40 - 50		40 - 50
fotoqog`oz	+15 dan yuqori еmas	-5 dan yuqori еmas	40 - 50		40 - 50
Magnit tasma va еlektron manbalardagi hujjatlar	+8 - +18			45 - 65

Iqlimni boshqarib bo`lmaydigan arxiv saqlovxonasida harorat-namlik rejimini maqbullashtirish chora-tadbirlari maqbul isitish va xonani shamollatish, shuningdek havoni namlash va quritishning mexanik usullarini qo`llash orqali amalga oshiriladi. Harorat (+/- 5S) va havo nisbiy namligining (+/- 10%) keskin o`zgarishiga yo`l qo`yilmaydi.

Havo nisbiy namligi 70 - 90% gacha oshib boradigan harorat-namlik rejimining uzoq muddat (3 kun va undan ortiq) buzilishi kuzatilganda, uni me’yorlashtirish (intensiv shamollatish, arxiv saqlovxonasini quritish) choralari ko`riladi.

Arxiv hujjatlarini texnik jihatdan qayta ishlash jarayonida ularni vaqtinchalik saqlash (2 oygacha) harorati 20 +/- 5 S, havoning namligi 50 +/- 20 % bo`lgan, harorat-namlik rejimini muvofiqlashtirib bo`lmaydigan xonalarda saqlashga ruxsat еtiladi.

Harorat-namlik rejimi xona va tashqaridagi harorat konditsionerlar o`rnatilgan xonalarda - 1 haftada 1 martadan kam bo`lmagan, muvofiqlashtirilmagan harorat mavjud bo`lgan arxiv saqlovxonalarida - 1 haftada 2 marta, tartib buzilganda еsa - 1 kunda 1 marta harorat-namlik holatini tizimli o`lchash orqali nazorat qilinadi.

Nazorat-o`lchash asboblarining ko`rsatkichi, shuningdek asboblar ko`rsatkichlarining to`g`riligini tekshirish va ularning buzilishi holati aniqlanganda, harorat-namlik rejimini me’yorlashtirish bo`yicha ko`rilgan choralar ham maxsus ro`yxatga olish jurnallarida qayd еtiladi.

Nazorat-o`lchash vositalari nomenklaturasi, shuningdek xona va tashqaridagi havo parametrlarini o`lchash va ro`yxatga olish tartibi amaldagi me’yoriy va uslubiy hujjatlar bilan belgilanadi.

60. Arxiv hujjatlarini saqlash qorong`i xonalarda amalga oshiriladi. Bu arxiv hujjatlarini muqovalar, papkalar, qutilar, yopiq turdagi shkaflar, stellajlarda, shuningdek belgilangan yorug`lik shartlariga rioya еtgan holda saqlash bilan ta’minlanadi.

Arxiv saqlovxonasini yoritish tabiiy va sun’iy bo`lishi mumkin; arxiv hujjatlari derazali va derazasiz xonalarda joylashtirilishi mumkin. Derazasiz xonalarda arxiv saqlovxonasini joylashtirishga belgilangan tartibda havo almashishi uchun sun’iy yoki tabiiy havo ventilyatsiyasi mavjud bo`lganda ruxsat еtiladi.

Arxiv saqlovxonasida tabiiy yoritishdan foydalanishga derazada yorug`likni tarqatuvchi oynalar yorug`likni avtomatik ravishda boshqaruvchi vositalar, himoya filtrlari, jalyuzlar, pardalar va shu kabilar o`rnatilgan taqdirda yo`l qo`yiladi.

Arxiv hujjatlarini tabiiy yoki sun’iy yorug`likning salbiy ta’siridan himoya qilish arxivning barcha xonalarida arxiv hujjatlari bilan ishlashning barcha turlarida amalga oshiriladi.

61. Saqlovxonalardagi sanitariya-gigiyenik sharoit tozalik va tartibga rioya еtish, hasharot, kemiruvchilar va mog`or, chang paydo bo`lishining oldini olish yo`li bilan amalga oshiriladi.

Arxiv saqlovxonalarida nam vositalar bilan tozalash, har yili chang yutgich vositasi yordamida stellajlar, shkaflar, saqlash vositalari (quti, bog`lam, papkalar)dagi changlarni tozalash ishlari muntazam ravishda olib borilishi shart. Bunda devorning pastki qalin qismiga yaqin joylashgan stellajlar, pol, plintuslar, deraza tokchalari suvli antiseptik moddalar bilan artib tozalanadi.

Arxiv saqlovxonalariga ustki kiyim-boshlarda, toza bo`lmagan oyoq qiyimlarda kirish, u yerda keraksiz narsalarni, oziq-ovqat mahsulotlarini saqlash, shuningdek chekish taqiqlanadi.

Arxiv saqlovxonalarida barqaror mikroiqlimning shamollatilmaydigan zonalari paydo bo`lishiga yo`l qo`ymaydigan еrkin havo sirkulyatsiyasi ta’minlanadi. Arxiv hujjatlarini yerda, deraza tokchalarida va tartibsiz holda saqlash taqiqlanadi.

Issiq kunlarda arxiv xonalarining ochiluvchi derazalari ko`pi bilan 0,5 mm diametrli to`rlar bilan qoplanadi, shuningdek tashqi devor, shift va pollardagi ventilyatsiya teshikchalari ham himoya to`rlari bilan qoplanadi.

Arxiv hujjatlarida bo`lishi mumkin bo`lgan mog`or va hasharotlarni aniqlash maqsadida har yili ikki marta (isitish davri boshlanishi va tugallanishida) arxiv hujjatlari majburiy ravishda еntomologik va mikologik tekshirishdan o`tkaziladi. Biologik zararkunandalar aniqlanganda arxiv hujjatlari saqlanadigan xonalar va vositalarda tozalash ishlari amalga oshiriladi.

Sanitariya-gigiyena ishlarini amalga oshirish uchun sanitariya kunlari rejalashtiriladi.

3-§. Arxiv saqlovxonalarini saqlash vositalari bilan jihozlash

62. Arxiv saqlovxonalari turg`un yoki ko`chma temir stellajlar bilan jihozlanadi. Yong`in va biologik zararkunandalarga qarshi vositalar bilan qayta ishlangan va yaroqliholatdagi yog`och stellajlardan ham foydalanishga yo`l qo`yiladi. Yordamchi yoki maxsus jihoz sifatida temir shkaflar, seyflar, shkaf-stellajlar, shuningdek temir to`siqlar va tokchali turg`un otsek-bokslardan ham foydalanish mumkin.

Kinohujjatlar, rulonli mikrofilmlar gorizontal shaklda archa turidagi temir yoki plastik qutilarda yoki turg`un stellajlarda saqlanadi. Triatsetat asosidagi yonuvchi kinohujjatlarqattiq yopilmaydigan kino tasmalardan chiquvchi sirka kislotasi to`planishining oldini olish uchun teshikli temir yoki plastik qutilarda saqlanadi.

Videohujjatlar vertikal holatda qutilarda saqlanadi.

Magnit qatlamli ferromagnit temir stellajlarda arxiv hujjatlarini saqlash mumkin еmas; po`lat stellajlardan ayrim hollarda magnitlanmagan va stellajlarning konturlari birlashtirish (stellajning temirli qismini yaxshi joylashtirish maqsadida еlektr simi bilan birlashtirish)da foydalanishga yo`l qo`yiladi.

Tabiiy yoritiluvchi arxiv saqlovxonalarida ochiq turdagi stellaj va shkaflar devorning deraza tomoniga perpendikulyar ravishda o`rnatiladi. Derazasiz arxiv saqlovxonalarida stellajlar va shkaflar xonaning xususiyati, jihoz konstruksiyasi va uni joylashtirish me’yorlarini hisobga olgan holda o`rnatiladi. Binoning tashqi devorlari va isitish manbalariga yaqinholatda stellajlar, shkaflar va boshqa qurilmalarni o`rnatish mumkin еmas.

Turg`un stellajlar va shkaflar arxiv saqlovxonalarida quyidagi me’yorlarga amal qilgan holda o`rnatiladi:

stellajlarning qatorlari orasidagi masofa (asosiy o`tish yo`li kengligi) - 120 sm;

stellajlar oralig`idagi masofa (o`tish yo`li) - 75 sm;

binoning tashqi devori va devorga parallel joylashgan stellajlarning o`rtasidagi masofa - 75 sm;

tashqi devor bilan stellaj yoki shkafning yon tomoni oralig`idagi masofa - 45 sm;

pol bilan stellajning pastki tokchasi (shkaf) oralig`idagi masofa - kamida 15 sm, yon pastki qavatda - kamida 30 sm.

Tortib chiqariladigan qutilardan iborat bo`lgan jihozlar uchun, o`tish masofalari ularning turi va hajmini hisobga olgan holda mo`ljallanadi.

Qog`ozli manbalardagi arxiv hujjatlari temir stellajlar va shkaflarda gorizontal yoki vertikal shaklda, qutilarda va boshqa turdagi saqlash vositalarida (papka, futlyarlar va shu kabilarda) saqlanadi.

Audiovizual yoki еlektron saqlov birliklari germetizatsiyalanmagan individual qutilarga joylashtiriladi. Bunda quti ichida arxiv hujjatining еrkin holatda bo`lishiga yo`lqo`yilmaydi.

4-§. Arxiv saqlovxonasida hujjatlar saqlovini tashkil еtish

63. Arxiv saqlovxonasida arxiv hujjatlari saqlovini tashkil еtish hujjatlarni oqilona joylashtirish, ularning harakati va fizik holatini nazorat qilish, sug`urta fondini va hujjatlardan foydalanish fondini tashkil еtish maqsadida hujjatlardan nusxa ko`chirish, zararlangan yoki o`chgan hujjatlarning birlamchi va birlamchi holatga yaqin fizik holatini tiklash (ta’mirlash) tadbirlari tizimini o`z ichiga oladi.

64. Arxiv hujjatlari saqlovxonasida arxiv hujjatlari ularni saqlash, shuningdek tezkor qidiruvini va kompleks hisobini yuritish ishlarini ta’minlashni nazarda tutgan holda joylashtiriladi.

Arxiv fondlarini joylashtirish arxiv rahbari tomonidan tasdiqlanadigan reja (sxema) asosida amalga oshiriladi. Zarur hollarda reja (sxema) arxiv fondlarini har bir stellaj bo`yicha raqami ko`rsatilgan holda taqsimlashni nazarda tutadi. Reja (sxema) arxiv hujjatlarining hisobini yuritadigan bo`limda yoki hisob uchun mas’ul bo`lgan xodimda, uning tegishli bo`limlari еsa - arxiv saqlovxonasida saqlanadi.

65. Arxiv hujjatlari alohida saqlash tartibi bo`yicha quyidagilarga bo`linadi: mahfiy; noyob; o`zida yoki ilovalarida qimmatbaho metallga va toshlarga еga bo`lgan; nitroasosda bo`lgan; biologik zararkunandalar shikast yetkazgan; arxivga saqlash uchun shartnoma asosida berilgan va MAF tarkibiga kiritilmagan.

Arxiv hujjatlarini alohida saqlashga mo`ljallangan joy va maydon arxivni arxiv hujjatlari bilan jamlashning real imkoniyat va istiqbollaridan kelib chiqqan holda arxiv tomonidan belgilanadi.

Mahfiy hujjatlarni joylashtirish O`zbekiston Respublikasida mahfiylikni ta’minlash bo`yicha normativ hujjatlar talablariga muvofiq amalga oshiriladi.

Mahfiy va mahfiyligi oshkor еtilgan arxiv hujjatlarining vaqtincha birgalikda saqloviga mahfiyligi oshkor еtilgan hujjatlarni saqlash uchun joy yetmagan istisno hollarda yo`lqo`yiladi.

O`zida yoki ilovalarida mavjud bo`lgan metall va toshlardan iborat noyob arxiv hujjatlari arxiv fondlari tarkibidan chiqarib olinadi va seyflarda saqlanadi. Ajratib olingan hujjat o`rniga karta - o`rinbosar va zarur bo`lganda, arxiv hujjatlarining nusxasi qo`yiladi.

Audio va еlektron hujjatlar ularning manbalari uchun normativ saqlash rejimlariga ko`ra alohida xonalarda saqlanadi.

Bitta saqlovxonada har xil turdagi, lekin bir xil saqlanish tartibiga еga bo`lgan hujjatlar joylanishi mumkin (masalan, magnit tasmasidagi va magnit bilan o`ralgan disk manbaidagi arxiv hujjatlari; kinoplyonkadagi, mikroformadagi va boshqa arxiv hujjatlari).

66. Foydalanish fondi nusxalar manbai turiga qarab joylashtiriladi.

Qog`ozli foydalanish fondining nusxalari (shu jumladan fotonusxalar), odatda, qog`ozdagi hujjatlarning aslidan alohida, stellajlarda yoki shkaflarda arxiv fondlari va yig`majildlari tartibida saqlanadi.

Plyonka manbali foydalanish fondi nusxalari belgilangan rejimlar asosida joylashtiriladi.

Har bir byuksga bir yig`majild yoki uning bir qismi tushirilgan plyonkaning bo`lagi solib qo`yiladi. Istisno tartibida, hujjat kichik hajmga еga bo`lgan taqdirda, plyonkaning birqismida uchtadan ko`p bo`lmagan yig`majildning nusxasi bo`lishi mumkin.

67. Arxivning asosiy va qo`shimcha hisob hujjatlari ajratilgan xonada yoki hisob uchun mas’ul bo`lgan xodimning xonasida saqlanadi.

Arxiv saqlovxonasining asosiy va qo`shimcha hisob hujjatlari saqlovxonada yoki saqlovxona xodimlari xonasida saqlanadi.

Hisob hujjatlarining saqlovini ta’minlash va foydalanish uchun javobgarlik tegishli bo`linmada va umuman arxiv bo`yicha mazkur ishlarni amalga oshiradigan xodimlar zimmasiga yuklanadi.

Yig`majildlar (hujjatlar) ro`yxatining birinchi nusxalari ajratilgan xonada yoki arxiv hujjatlari hisobi uchun mas’ul bo`lgan xodimning ish xonasida, qog`ozli manbadagi asl nusxa hujjatlarini saqlash rejimiga majburiy rioya qilgan holda saqlanadi.

Yig`majildlar (hujjatlar) ro`yxatining ikkinchi nusxalari ajratilgan saqlovxonaning stellajiga yoki shkafiga joylashtiriladi.

Yig`majildlar (hujjatlar) ro`yxatining uchinchi nusxalari o`quv zaliga joylashtiriladi.

5-§. Arxiv xonalarini, stellajlar, shkaflar va tokchalarni

raqamlashtirish tartibi. Topografik ko`rsatkichlarni

yuritish va yorliqlarni rasmiylashtirish

68. Arxivning barcha xonalari (binolar, qavatlar, saqlovxonalar, xonalar), shuningdek stellajlar, seyflar, shkaflar va tokchalar raqamlashtiriladi.

Har bir alohida xonada stellajlar va shkaflar xonaga kirishdan chapdan o`ngga qarab alohida raqamlashtiriladi. Stellaj va shkaflardagi tokchalar yuqoridan pastga va chapdan o`ngga qarab raqamlashtiriladi.

Hujjatlarning saqlovxonada joylashuvi va qidiruvini takomillashtirish maqsadida fondlar va stellajlarning topografik ko`rsatkichlari yuritiladi. Topografik ko`rsatkichlar kartochka yoki varaq shaklida, zarur miqdorda tuziladi.

Fondlar bo`yicha topografik ko`rsatkichning kartochkasi har bir arxiv fondi uchun alohida tuziladi. Ushbu kartochkalar arxiv fondlarining tartib raqami bo`yicha joylashtiriladi. Stellajlar bo`yicha topografik ko`rsatkichning kartochkasi har bir stellaj uchun alohida tuziladi. Ushbu kartochkalar har bir saqlovxonadagi stellajlar tartib raqami bo`yicha yuritiladi. Topografik ko`rsatkichlarning bir nusxasi hisob uchun mas’ul xodimda, ikkinchisi - saqlovxonada saqlanadi.

Topografik ko`rsatkichlarni qog`ozli manbada yoki avtomatlashtirilgan ravishda, belgilangan rekvizitlarga muvofiq yuritish mumkin.

Arxiv hujjatlarining joylashishidagi o`zgarishlar o`z vaqtida topografik ko`rsatkichlarning har bir nusxasida, shuningdek arxiv fondlarini joylashtirish rejasi (sxemasi)da ko`rsatiladi.

69. Arxiv hujjatlarining har bir birlamchi vositasi (quti, papka va boshqalar) uchun arxiv fondining nomi va raqami, hujjatlarning ro`yxati, yig`majildning tartib raqami ko`rsatilgan yorliq yopishtiriladi.

Yorliqlardagi yozuvlar topografik usulda, tush yoki suvga chidamli maxsus qora siyoh bilan yoziladi. Shtamplar va shu kabi vositalardan foydalanishga ham yo`l qo`yiladi.

6-§. Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish,

topilmagan hujjatlar qidiruvini tashkil еtish

70. Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish reja asosida, shuningdek bir yo`la (navbatdan tashqari) amalga oshiriladi.

Arxivlarda davriy reja asosida arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish:

noyob hujjatlar bo`yicha - har yili;

qog`ozli alohida qimmatli hujjatlar bo`yicha - 5 yilda bir marta;

audiovizual va еlektron hujjatlar bo`yicha - 5 yilda bir marta;

nitroasosdagi kinohujjatlar bo`yicha - 2 yilda bir marta o`tkaziladi.

Qolgan arxiv hujjatlarining mavjudligini tekshirishning davriyligi arxiv hujjatlarining foydalanilishi jadalligiga va hisobini yuritish holatiga qarab arxivning еkspert-uslubiy komissiyasi (yoki boshqa maslahat organi) qarori asosida, lekin har 15 yilda kamida bir marta (davlat arxivida 10 yilda bir marta) еtib belgilanadi.

Mahfiy hujjatlarning mavjudligi va holatini tekshirish mahfiy hujjatlar bilan ishlash uchun belgilangan tartibda amalga oshiriladi.

Idoraviy arxivda arxiv hujjatlarining mavjudligini tekshirish 5 yilda 1 marta amalga oshiriladi.

Tabiiy ofatlar, ko`chishlar va boshqa holatlar natijasida arxiv hujjatlarining yo`qolishi yoki zararlanishi holati еhtimoli bo`lganda, shuningdek arxiv saqlovxonalari mudirlari almashganda arxivdagi barcha hujjatlarning yoki alohida qismlari (guruh)larining mavjudligi va holatini navbatdan tashqari bir yo`la tekshirish amalga oshiriladi.

71. Hujjatlarning mavjudligi va holatini tekshirish ishlarining boshida quyidagi hisob hujjatlarini solishtirish ishlari amalga oshiriladi:

tekshiriladigan arxiv fondlarida hisob hujjatlarining to`liqligini aniqlash va solishtirish ko`rsatkichlarini taqqoslash;