Исходя из этого, вопросы, касающиеся организации учета и аудита товарно-материальных запасов актуальны и своевременны

2. Методика аудита товарно-материальных запасов

Проверка наличия и сохранности товарно-материальных ценностей начинается с инвентаризации. По прибытии на подлежащий проверке объект, группа аудиторов сразу проводит инвентаризацию товарно-материальных ценностей на складах и в эксплуатации. Руководитель группы до начала проверки должен знать обо всех местах хранения товарно-материальных ценностей и составить перечень подлежащих инвентаризации ценностей.

Перед началом работы аудитор договаривается с руководителем организации о создании инвентаризационной комиссии. Руководитель издает соответствующее распоряжение (приказ) и вручает текст членам инвентаризационной комиссии, а председателю комиссии передает контрольный пломбир.
В состав инвентаризационной комиссии, помимо материально- ответственных лиц, обычно включаются представители руководства предприятия, а также соответствующие специалисты и работники бухгалтерии. Присутствие при проведении инвентаризации материально— ответственных лиц обязательно.
Некоторые аудиторы делают ошибку, когда принимают решение по какой-либо причине проводить инвентаризацию в отсутствие материально— ответственных лиц. Если в результате проверки будет выявлена недостача материальных ценностей, то материально-ответственное лицо может впоследствии оспорить результаты инвентаризации и не признать факт недостачи.
Когда материально-ответственное лицо отсутствует по уважительной причине, аудитор должен опечатать склад и приступить к инвентаризации только после выхода материально—ответственного лица на работу. Перед началом инвентаризации материально-ответственное лицо составляет отчет по приходу и отпуску товарно-материальных ценностей на дату начала инвентаризации в двух экземплярах. Первый экземпляр передается в бухгалтерию предприятия, а второй—аудитору. Кроме того, председатель комиссии должен получить расписку у материально-ответственных лиц в том, что все документы, относящиеся к приходу и расходу товарно— материальных ценностей, сданы в бухгалтерию и что никаких не оприходованных или не списанных в расход товарно-материальных ценностей в их распоряжении нет.
Аналогичные расписки берутся у лиц, имеющих подотчетные суммы на приобретение товарно-материальных ценностей или доверенности на их получение. После этого комиссия приступает к проверке наличия товарно- материальных ценностей путем взвешивания, пересчета или измерения.
При проверке соответствия фактического наличия товарно— материальных ценностей необходимо, во-первых, обратиться к данным годовой инвентаризации, во—вторых, выбрать группы материалов, по которым следует провести сплошную проверку в местах хранения (например, наиболее дорогостоящие или дефицитные) и группы для выборочной проверки.
Предметом внимания должно стать соблюдение порядка хранения материальных ценностей на складах, соответствие мест хранения условиям сохранности отдельных видов запасов. Поэтому проверку наличия и сохранности материальных ценностей начинают с обследования складского хозяйства и проведения их инвентаризации.
Прежде всего, проверяют состояние и правильное использование складских помещений и измерительных приборов; эффективность работ конрольно —пропускного пункта, наличие пожарной и охранной сигнализации; соблюдение установленных правил приёмки, отпуска и хранения материальных ценностей; подбор и расстановку материально— ответственных лиц, заключение с ними договоров о полной материальной ответственности; правильность оформления приходных и расходных документов, ведения складского учета и составление отчетности. Обследование складов и мест хранения материальных ценностей осуществляется с целью выяснения их пригодности для использования по назначению, соблюдения правил хранения ценностей и противопожарной безопасности, наличия сигнализации, весового хозяйства, других измерительных приборов и т.д.
Важным условием сохранности материальных ценностей является правильно организованная охрана. Проконтролировать её состояние можно с внезапной проверки внутреннего контроля за ввозом и вывозом материальных ценностей, а именно: соблюдение установленного порядка оформления и регистрации пропусков работниками охраны, своевременность (охраны) возврата в бухгалтерию использованных пропусков, выполнение других условий. И это весьма важно, так как часто встречаются разные нарушения: вывоз материальных ценностей по одним пропускам дважды; вывоз материальных ценностей по пропускам подписанными лицами, не имеющими на это права; вывоз материальных ценностей по устным разрешениям и запискам; и т.д.
В деле обеспечения сохранности материальных ценностей имеет
значение своевременное и качественное проведение инвентаризации их. Поэтому аудитор должен внимательно проверить соблюдение установленных сроков и порядка проведения инвентаризаций, правильного определения фактического наличия ценностей, оформления инвентаризационных описей, составление сличительных ведомостей, выведения, рассмотрения и отражения в учете результатов проведенных инвентаризаций.


Проверка наличия и сохранности материальных ценностей была начата с организации складского хозяйства и проведения их инвентаризации. В первую очередь было проверено наличие и правильность оформления обязательств о материальной ответственности соответствующих должностных лиц. Проверками, выявляются случаи, когда длительное время от материально—ответственных лиц не получено обязательств о материальной ответственности. Особенно часты такие случаи при временном замещении. При проверке оформления обязательств о материальной ответственности должностных лиц подобных нарушений не выявлено, материально— ответственные лица ознакомлены с основными положениями по учёту материалов на ИП «Grand Burger». Кроме того, проверив правильность оборудования помещений охранной сигнализацией, пожарной сигнализацией, их исправность, наличие на окнах металлических решёток, исправность запоров (замков) дверей хранилищ, сейфов, металлических шкафов и другое. Одновременно было проверено обеспеченность мерной тарой, весами и измерительными приборами, правильность их показания, время последней проверки весов и клеймение гирь и измерительных приборов, эффективность работы контрольно-пропускного пункта, соблюдение сроков дератизации и дезинсекции. Обследование складов и мест хранения материальных ценностей осуществляется с целью выяснения их пригодности для использования по назначению, соблюдение правил хранения ценностей и противопожарной безопасности, наличия сигнализации, весового хозяйства, других измерительных приборов и т.д. Важным условием обеспечения сохранности материальных ценностей являются правильно организованная охрана. Контроль её состояния начинается с внезапной проверки внутреннего контроля за ввозом и вывозом материальных ценностей на предприятии, а именно: соблюдения установленного порядка оформления и регистрации пропусков работниками охраны, своевременного возврата ими в бухгалтерию использованных пропусков, выполнение других условий. Здесь встречаются разные нарушения: вывоз материальных ценностей по одним пропускам дважды; вывоз материальных ценностей по пропускам, подписанными лицами, не имеющим на это права; вывоз материальных ценностей по устным разрешениям и запискам и т.д. Их данные сопоставлялись с фактическим количеством, ассортиментом, качеством и стоимостью вывезенных материальных ценностей, отражённых в счетах-фактурах, приказах- фактурах, приказах - накладных, спецификациях, ярлыках и других сопроводительных документах. Также были изучены личные дела и трудовые книжки всех материально-ответственных лиц. При наличии фактов нарушений в подборе кадров на материально-ответственные должности устанавливаются виновные лица и в оперативном порядке принимаются меры к устранению выявленных недостатков. В необходимых случаях аудитор лично встречается с материально-ответственными лицами по месту их работы. Обращается внимание на наличие согласия главного бухгалтера на приём и перемещение материально—ответственных лиц. От занимаемой должности материально-ответственное лицо может быть освобождено только после сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту, утверждённому руководителем предприятия. По данным складского учёта и бухгалтерии выясняют своевременность и правильность оформления документов на передачу материальных ценностей при смене материально—ответственных лиц. Обследовав складское хозяйство, необходимо подготовиться к проведению инвентаризации производственных запасов на складах и в эксплуатации.
Порядок и проведение инвентаризации аналогичен порядку и проведению инвентаризации, изложенному выше. Бывают случаи, когда аудитор сам подсчитывает и взвешивает материальные ценности, а счётный работник или материально—ответственное лицо в это время проводит соответствующие записи. Этого делать не следует. Аудитор должен следить за правильностью проведения работы и сам проконтролировать результаты проверки. Во избежание недоразумений, запись результатов ведет также материально—ответственное лицо. Указанные записи периодически сверяются. Особое внимание следует обратить при проверке комиссии на номера, марки и наименование материалов. Известны случаи, когда проверяющие сличая номера и марки, указанные в паспортах, с данными приходных документов, обнаруживали факты замены нового оборудования на бывшие в употреблении или более дорогостоящего на менее дорогое.
Результаты инвентаризации по каждому виду материалов фиксируются
в инвентаризационных описях, составляемых отдельно по местам нахождения или хранения ценностей и должностным лицам, ответственным за их сохранность. В описях материальные ценности отражаются по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. Бывают случаи, когда аудитор не включает в инвентаризационную опись материальные ценности, которые, по заявлению младшего обслуживающего персонала, якобы не принадлежат данной организации, а находятся временно у неё на хранении. По таким материалам комиссия должна составить отдельную опись, а затем путем встречной проверки выяснить, кому данные ценности принадлежат и почему хранятся на складе другой организации.
Инвентаризационные описи подписывают члены инвентаризационной комиссии, а материально—ответственные лица по каждой описи дают расписку.
Оформленную опись аудитор передает в бухгалтерию для составления сличительной ведомости. Сличительные ведомости составляют только по тем ценностям, по которым выявлены отклонения от учетных данных. Их подписывает главный бухгалтер и материально-ответственное лицо, если установлены недостачи или излишки, то материально—ответственное лицо представляет письменное объяснение. Недостачи материальных ценностей сверх норм убыли и потери от порчи ценностей, если конкретные виновники не установлены, может быть списана предприятием на финансовые результаты.
Аудитор должен проверить правильность осуществления бухгалтерских записей по результатам произведенной инвентаризации товарно-материальных ценностей.
Как было отмечено ранее, важное значение в деле обеспечения сохранности материальных ценностей имеет не только правильная организация бухгалтерского учёта, но также своевременное и качественное проведение инвентаризации сырья, материалов, топлива, запасных частей и других материальных ценностей. Поэтому проверка соблюдения, установленных сроков и порядка проведения инвентаризации имеет важное значение. На примере проведения ранее рассмотренных инвентаризаций, можно отметить, что фактическое наличие ценностей определяется правильно, акты инвентаризации оформлены, составлены сличительные ведомости, а также результаты инвентаризации выводятся, рассматриваются и отражаются на счетах бухгалтерского учёта.