Контрольная работа деловые переговоры и их роль в управлении организацией (тема отчета)

Подготовка к деловым переговорам

Процесс подготовки к деловым переговорам можно поделить на 4 этапа. Первым этапом можно выделить психологическую подготовку. В ходе переговоров участникам необходимо проявлять выдержку, умение чувствовать и сочувствовать, а также защищать свою личность от грубости, неделикатности и несправедливости.
Очень важно подходить к переговорам с уравновешенным состоянием и избегать негативных эмоций, таких как гнев, обида или страх. Чрезмерное возбуждение, связанное с эмоциями, может снизить нашу способность ясно и последовательно выражать свои мысли, что отрицательно повлияет на итоги переговоров. Однако умелое использование эмоций позволяет сделать переговоры полноценными и достичь более эффективных и оптимальных результатов.
Участники переговоров, способные управлять своими эмоциями, имеют гораздо больше шансов на успех. Для достижения этого руководители часто используют различные психотехники, аутотренинги и могут обсудить предстоящие переговоры с друзьями, а также "разыгрывать" возможные сценарии в своем воображении. Один из методов, предложенных учеными Хеленой Корнелиус и Шошаной Фейр, основан на рациональном контроле, самоконтроле и управлении эмоциями. Этот метод включает в себя ряд вопросов, ответы на которые помогают осознать свое эмоциональное состояние и внести необходимые корректировки.
Таким образом, психологическая подготовка является важной частью процесса подготовки к переговорам. Она позволяет осознать свои чувства и эмоции, а в некоторых случаях даже записать свои реальные ощущения и желания перед началом переговоров. Выявление эмоций, которые могут негативно повлиять на эффективность переговоров, также является полезным. Психологическое освобождение от проблем, таких как подозрение или страх, может происходить в ходе самой беседы.

Организационная подготовка является еще одним важным этапом подготовки к деловым переговорам. Она включает в себя ряд задач, связанных с организацией и планированием самого процесса переговоров.

Важным аспектом организационной подготовки является формирование делегации или команды, которая будет участвовать в переговорах. Это включает определение количественного и качественного состава группы, подбор конкретных кандидатов и назначение председателя. При формировании делегации учитываются профессиональные навыки и психологическая совместимость ее участников. На этом этапе также может осуществляться распределение ролей и обязанностей с учетом навыков, опыта и склонностей каждого члена команды. Главная цель состоит в том, чтобы все участники команды работали слаженно и эффективно, как одна команда.
Поскольку деловые переговоры включают в себя процессы межличностного общения и обмена информацией, высокие требования предъявляются к коммуникативным и профессиональным навыкам участников. При формировании команды уделяется внимание таким факторам, как способность задавать нужные вопросы, переводить разговор в нужное русло, а также способность лаконично и точно выражать суть вопроса, идеи, предложения и условия. Важным является также обеспечение понимания обсуждаемых проблем и использование неформальных каналов циркуляции информации.
Завершающим этапом организационной подготовки является разработка сценария будущих переговоров. Сценарий должен предусматривать различные варианты поведения участников и включать превентивные действия, направленные на достижение результата. Это позволяет участникам быть готовыми к различным ситуациям и реагировать на них соответствующим образом.
Следующим этапом подготовки к деловым переговормам можно назвать содержательную подготовку. Она включает в себя несколько этапов и направлений работы:

• 
  Анализ проблемы и диагноз ситуации: На этом этапе проводится анализ проблемы, которая стала основой для предстоящих переговоров. Важно выяснить и уточнить позиционные интересы и потребности обеих сторон. Участники переговоров формируют свои интересы и цели на основе личных, групповых и организационных потребностей. Также моделируется позиция партнера на переговорах, учитывая его исходные установки, тактики, средства усиления позиции и интересы.
  
• 
  Формирование общего подхода: На этом этапе согласовываются цели переговоров, задачи и позиции. Участники переговоров согласовывают цели, которые они хотят достичь, определяют функции, которые могут быть реализованы через переговоры, и уточняют цели противоположной стороны. Также важно предусмотреть средства и методы, которые позволят достичь поставленных целей, включая анализ проблемы, поиск вариантов разрешения и балансировку уступок и приобретений.
  
• 
  Прогнозирование изменения ситуации и вариантов решения: На этом этапе проводятся поиски наиболее оптимальных ответов на вопросы, которые стоят перед переговорами. Участники переговоров согласовывают вероятные коррективы и наиболее оптимальные варианты решения проблемы. Также проводится прогнозирование негативных последствий и возможных исходов реализации различных вариантов решения.
  
• 
  Проектирование благоприятных условий: На этом этапе учитываются физические, морально-психологические, социально-экономические и социально-психологические условия проведения переговоров. Если условия меняются, то важно прогнозировать и адаптировать подходы и решения к новым условиям проведения переговоров.
  
• 
  Подготовка предложений и документов: На этом этапе проводится оценка и ранжирование вариантов решения проблемы в зависимости от их приемлемости. Участники переговоров разрабатывают предложения, соответствующие выбранному варианту решения, и аргументируют их. Подготовка заканчивается составлением необходимых документов и материалов, требующих тщательной формулировки.
  

Содержательная подготовка должна подтверждать компетентность участников переговорного процесса, их способность ориентироваться в ситуации неопределенности или изменяющихся условий, а также аргументированно доказывать правильность предлагаемых вариантов решения проблемы.
Заключительная часть подготовки к деловым переговорам является тактическая подготовка. Тактическая подготовка в предварительном периоде заключается в выборе эффективных методов и стратегий ведения переговоров, распределении ролей между участниками команды и установлении конструктивных и взаимовыгодных отношений с партнером. При этом важно учитывать, что деловые отношения с партнерами на переговорах должны быть основаны на взаимовыгоде, а не на альтруизме.
Мнение о том, что партнер на переговорах должен быть рассмотрен в первую очередь как друг и помощник, не учитывает суть переговоров, которые часто строятся на разногласиях и конфликте интересов. Переговоры представляют собой процесс, в котором каждая сторона защищает свои интересы и стремится достичь наилучших результатов для себя. Поэтому важно относиться к партнеру на переговорах рационально и взвешенно, учитывая взаимные интересы и искать взаимовыгодные решения.
С другой стороны, жесткое и конфронтационное отношение к партнеру на переговорах также не является конструктивным подходом. Хорошие деловые отношения основаны на взаимном уважении, доверии и умении находить компромиссы. Это позволяет установить продуктивное взаимодействие и достичь взаимовыгодных результатов.
Важно найти баланс между жесткостью и дружелюбием на переговорах. Это подразумевает умение быть четким и целеустремленным, одновременно проявляя уважение и готовность к сотрудничеству. Партнерство на переговорах строится на диалоге, открытости и готовности к взаимопониманию.
В конечном итоге, эффективность переговоров зависит от умения участников быть гибкими, адаптивными и стремиться к поиску решений, удовлетворяющих обе стороны. Конструктивный подход включает анализ ситуации, выбор подходящих тактик и стратегий, а также грамотное установление и поддержание деловых отношений с партнером на основе взаимовыгоды и уважения.

3.