"Loyiha" va "loyihalarni boshqarish" so’zlari turli sohalardagi va hukumat darajasidagi menejerlar tomonidan ishlatiladigan terminologiyada aniq belgilangan

S - to’liqlik(completeness). Xabar asl g’oyani to’liq aks ettirishi kerak. Buni jo’natuvchi va qabul qiluvchini ham hisobga olish kerak. So’nggi xabarning mohiyatini tushunish uchun etarli darajada unga e’tibor berish kerak;

S - qisqalik (conciseness). Xabarning mazmuni batafsil taqdimot bilan loyqa bo’lmasligi kerak. Agar fikrni qisqacha ifoda qilish mumkin bo’lsa, uni albatta bajarish kerak;

S - aniqlik (concreteness). Xabarda maksimal xususiyatlar bo’lishi kerak. Xulosa natijalari yoki natija haqida noaniqlik bo’lsa ham, abstrakt so’zlardan chetlanish kerak;

S - to’g’rilik (correctness). Xabarni uzatiladigan til qoidalariga muvofiq tuzilishi kerak. Bu ayniqsa xalqaro loyihalarni amalga oshirishda muhim ahamiyat kasb etadi, bu erda atamalardagi oddiy xatolar loyiha ishtirokchilari uchun juda ko’p muammoga sabab bo’lishi mumkin.

Amalga oshirilayotgan loyihalarning tabiati boshlang’ich darajada xilma-xil bo’lgani sababli, loyihani amalga oshirish jarayonida muloqotga ta’sir qiluvchi omillarning ijobiy ta’sirini ta’minlashga harakat qilish kerak. Ushbu omillar quyidagilardir:

• 
  kommunikatorning tashkiliy tuzilishi va lavozimi;
  
• 
  loyihani boshqarish uslubi;
  
• 
  mehnatni taqsimlash darajasi, loyiha ishtirokchilari soni va ularning kasbiy darajasi.
  

Loyiha boshlanishidan oldin bu omillarga rahbariyatning e’tiborini jalb qilish asosiy ish vaqtida aloqa muammolarini bartaraf etishga yordam beradi.
Ushbu jarayonning muhimligini tushunmaslik, loyihani boshqarishda va odamlar bilan ishlashda eng ko’p uchraydigan xato manbalaridan biridir. Ko’pincha odamlar kelgan maTumotni noto’g’ri talqin qiladilar.
Odatda aloqa (communications) ostida quyidagilar tushuniladi:

• 
  har qanday axborotni topshirish haqidagi ish yoki haqiqat;
  
• 
  og’zaki yoki yozma xabar;
  
• 
  oddiy ramzlar tizimidan foydalanadigan odamlar o’rtasida semantik tuzilmalarni almashish j arayoni.
  

Loyiha ishtirokchilari o’rtasida o’zaro tushunish kerak, chunki ularning har biri loyihaning qanday amalga oshirilishi to’g’risida o’z nuqtai nazariga ega. Aloqa tizimidagi buzilishlar eng kutilmagan natijalarga olib kelishi mumkin (8-rasm).
Loyiha menejeri jamoa a’zolari va boshqa loyiha ishtirokchilari o’rtasida doimiy, ishonchli va keng qamrovli axborot oqimlari uchun mas’uldir. Loyihani muvaffaqiyatli amalga oshirishga ta’sir qilishi mumkin bo’lgan axborotga alohida e’tibor qaratish lozim. Bu xabarlar norasmiy suhbatlar, uchrashuvlar, yig’ilishlar, biznes yozishmalar, ma’ruzalar va prezentatsiyalarni o’z ichiga oladi.
Kundalik ishlarning ko’pchiligi loyiha a’zolari o’rtasida informal ma’lumot almashish orqali amalga oshiriladi (suhbatlar, telefon so’zlashuvlari, elektron pochta xabarlari va hk). Bunday aloqalarning soddaligiga qaramay, ularning yordami bilan jamoa a’zolari hamkasblarining ishiga, muayyan topshiriqlar bo’yicha o’zlari olgan qarorlar, pul taqsimotiga, ish tartibiga ta’sir ko’rsatishi mumkin.
Norasmiy muloqotning natijalari loyiha jamoasining keyingi uchrashuvida hujjatlashtirilishi kerak. Aloqa jarayonida loyiha ishtirokchilari o’rtasida axborot oqimlarining toza bo’lishi o’zaro tushunish uchun zarur shart (8-rasm).

3. 
   Aloqa to’siqlarining manbalari
   

Samarali muloqot odamlarning idrokiga, shaxsiy fazilatlariga, turli nuqtai nazarlarga, kayfiyatga va biror narsaga qisman munosabatda bo’lishiga bog’liq turli sabablarga ko’ra to’sqinlik qilishi mumkin.
Aloqa to’siqlarining manbalarini ko’rib chiqamiz:

1. 
   Odamlar bir xil xabarni turli jihatdan baholaganda, tushunish to’siqlari paydo bo’ladi. Fikrlashga ta’sir etadigan omillar orasida ta’lim darajasida va avvalgi ish ko’lamining farqiga e’tibor qaratamiz. Fikrlash muammolari juda aniq ma’noga ega so’zlarni qo’llash orqali kamaytirilishi mumkin.
   
2. 
   SHaxsiy fazilatlar va qiziqishlar, masalan, ta’mi yoki dushmanlik, muloqotga kuchli ta’sir ko’rsatadi. Odatda odamlar qiziqqan suhbat mavzulariga diqqat bilan quloq soladilar va suhbat mavzusi zerikarli yoki ular bilan tanish bo’lmaganlarida diqqat qilmaydailar.
   
3. 
   Fikrlar, his-tuyg’ular va noto’g’ri fikrlar noto’g’ri talqinning sababidir. Biror narsadan qo’rqadigan, kuchli yoki kuchli nafratlanadigan odamlar muloqot jarayonini buzish orqali o’zlarini himoya qilishga intiladi. Kuchli his-tuyg’ular odamlarni hodisalarni to’g’ri baholashga qodir emas. Loyihani boshqarish jarayonida turli xil aloqa turlarini yanada kengroq ko’rib chiqaylik.
   

Prezentatsiyalar (Taqdimotlar) loyiha menejeri tomonidan loyihaning muhim jihatlarini mijozga, boshqaruvga va boshqa manfaatdor tomonlarga ko’rsatish uchun tez-tez ishlatiladi. Taqdimotni samarali qilish uchun mo’ljallangan auditoriyani yaxshilab o’rganib chiqish va kelajakda tomoshabinlar nuqtai nazaridan barcha materiallarni tayyorlash kerak. Taqdimotni tashkillashtirish, masalan, muammodan echimga, noma’lumdan ma’lumga, sababdan oqibatgacha yoki xronologik tartibda yagona mantiqiy tuzilishga bo’ysunishi kerak.
Odatda, taqdim etish vaqti cheklangan, shuning uchun faqat kerakli maTumotlarni, eng muhim jadvallarni va jadvallarni taqdim etishingiz kerak. Batafsil maTumotni qiziqqan shaxslar tegishli hisobotlarda o’qishlari mumkin.
Jamoa uchrashuvlari loyihani amalga oshirish davrida qabul qilingan chastota bilan o’tkaziladi. Kun tartibi oldindan ishlab chiqilishi kerak, u munozarani samarali olib borishga yordam beradi. Kutilmagan muammolarni yuzaga kelganda, favqulodda yig’ilishlarni o’tkazish mumkin. Barcha jamoaviy uchrashuvlar, rejalashtirilgan bo’lishidan qat’i nazar, qayd etilishi kerak.
Xarajatlar, ish jadvali va huquqiy masalalar bo’yicha qaror qabul qilishda biznesning yozishmalari va hisobotlari katta ahamiyatga ega. Barcha rasmiy hujjatlarning sanasi yozilishi kerak, ular aniq tuzilishga va ixcham qisqacha mazmunga ega bo’lishi kerak.
Bir loyihani samarali boshqarish uchun menejer muntazam ravishda uni amalga oshirishdagi yutuqlarni tavsiflovchi loyiha holati hisobotini tuzishi kerak.
Bugungi kunda maxsus kompyuter dasturlari mavjud va ko’plab ma’ruzalar standart shaklda yozilishi mumkin. Menejerning vazifasi - muayyan loyihaning o’ziga xos xususiyatlarini aks ettiradigan va jamoaning ishini ob’ektiv baholagan holda hisobot yozish.
So’nggi yillarda axborot texnologiyalari sohasidagi yutuqlar axborot almashinuvini yaxshilandi. Bugungi kunda telekommunikatsiya bozorida elektron pochta, video konferentsiyalar, bir vaqtning o’zida tarjima bilan telefon konferentsiyalari - bularning barchasi va yana ko’p narsalar taklif etilmoqda. Loyiha menejmenti dasturiy mahsulotlari loyiha ishtirokchilariga umumiy ma’lumotlar bazasi orqali bevosita aloqa qilmasdan ma’lumot almashish imkonini beradi, barcha voqealar loyihaning taqvimiga va tarmoq jadvaliga mos keladigan holda ko’rsatiladi.
Zamonaviy axborot texnologiyalari vaqtni tejashga imkon beradi, ma ‘lumotni zudlik bilan qabul qiladi va uzatadi va loyihadagi har qanday o’zgarishlarga deyarli javob beradi. Kompyuter dasturlaridan foydalanish loyihani amalga oshirish vaqtini qisqartirishga yordam beradi.
O’z-o’zini nazorat qilish uchun savollar

1. 
   Loyiha boshqaruvida muloqot jarayonining maqsadi nima?
   
2. 
   5-S aloqa tizimining muloqot belgilarini ko’rsating.
   
3. 
   Aloqa uchun to’siqlarning asosiy manbai nima?