Ma’ruzalar 3-124

5-ma’ruza: BIZNES JARAYONLARIDA XO‘JALIK OPERATSIYALARINI HUJJATLASHTIRISH
Reja:
5.1.Buxgalteriya hujjatlari va ularni rasmiylashtirish
5.2.Hujjatlar aylanishi, arxivi va saqlanishini tashkil etish.
5.3.Biznes jarayonlarida elektron hujjat, elektron raqamli imzo.
Tayanch iboralar:
Hujjat, buxgalteriya hujjatlari, rekvizitlar, hujjatlashtirish, taksirovka, raznoska, hujjatlar aylanishi, hujjatlar aylanish grafigi,farmoyish hujjatlari, kombinasiyalashtirilgan hujjatlar

5.1.Buxgalteriya hujjatlari va ularni rasmiylashtirish
Biror bir xo‘jalik operatsiyasiga tegishli tartibda tuzilgan va rasmiylashtirilgan hujjat bo‘lmasa, hisobga olinishi mumkin emas. Shuning uchun har bir hujjat ma’lum talablarni hisobga olgan holda tuzilgan bo‘lishligi va undagi operatsiyalarning sodir bo‘lishi yoki rasmiylashtirilishida qatnashgan hamda shu bilan tegishli jarayonlar haqiqatda korxonalarda sodir bo‘lganligini tasdiqlovchi shaxslarni imzolari bilan tasdiqlangan bo‘lishi kerak.
Buxgalteriya yozuvlariga asos bo‘lib hisoblangan hujjatlarda sodir bo‘lgan xo‘jalik jarayonlari to‘g‘risidagi ma’lumotlar mavjud bo‘ladi. Ulardan ko‘pchiligi tegishli xodimlarga u yoki bu operatsiyalarni bajarishga ruxsat etadi. Demak, buxgalteriya hujjati operatsiyasining haqiqatda sodir bo‘lganligi haqida hamda uni amalga oshirishga bo‘lgan huquqning yozma guvohnomasidir.
Hujjat lotincha «documentum» so‘zidan olingan bo‘lib, isbotnoma, guvohnomani anglatadi.
Hujjat – rasmiy ish qog‘ozlaridir.
Buxgalteriya hujjati – xo‘jalik muomalalarining haqiqatda sodir bo‘lganligini, bo‘layotganligini yoki bo‘lmoqchi ekanligini yozma ravishdagi tasdig‘igidir.
Hujjatlashtirish – xo‘jalik muomalalarini hujjatlarida rasmiylashtirish jarayonidir.
Hujjatlashtirish vositasida amalga oshirilgan operatsiyalarning to‘g‘riligi nazorat qilinadi, bajarayotgan ishlarning joriy tahlili olib boriladi yoki u orqali ba’zi xo‘jalik yuritish qoidalarini buzilishi aniqlanadi. Demak, hujjatlashtirish nazorat - analitik funksiyalarni bajaradi.
Mulkni saqlash borasida hujjatlashtirish alohida ahamiyatga egadir. Hujjatlar yordamida moddiy - javobgar shaxslar harakatining to‘g‘riligi kuzatiladi (ular tomonidan boyliklarni olish va berish, xo‘jalik operatsiyalarini amalga oshirish qoidalariga rioya qilinishi tekshiriladi). Hujjatlashtirish o‘g‘irlik qilish hodisalari, turli suiste’molliklarni oldini olish imkonini ham beradi.
Hujjatlashtirishning huquqiy (yuridik) ahamiyati juda kattadir. Hisobda qayd etilgan hodisalarning to‘g‘riligini tasdiqlash bilan bir vaqtda, hujjatlar ushbu korxonalar bilan boshqa tashkilotlar va shaxslar o‘rtasida yuzaga kelgan kelishmovchiliklarda inkor qilib bo‘lmaydigan dalolatnoma bo‘lib hisoblanadi.
Har bir hujjat shunday rasmiylashtirilgan bo‘lishi kerakki, unda amalga oshirilgan operatsiyalar haqida to‘la - to‘kis fikrga ega bo‘lish va uning isbotlovchi kuchini ta’minlash uchun zarur bo‘lgan barcha ma’lumotlar mavjud bo‘lsin. Hujjatlarning tarkibiy unsurlari hisoblangan bu ma’lumotlar uning rekvizitlari deb nomlanadi. Rekvizit (lotincha reqnistium) - bu kerakli, talab qilinadigan degan ma’noni anglatadi.
Lekin har xil hujjatlarning mazmunidagi katta farqlarga qaramasdan, har qanday operatsiyani buxgalteriya hisobida aks zttirish uchun zarur bo‘lgan rekvizitlar mavjud bo‘lishi kerak.
“Buxgalteriya hisobi to‘g‘risida”gi Qonunning 14-moddasida “Operatsiyalar amalga oshirilganligini qayd etuvchi boshlang‘ich hisob hujjatlari va ularni o‘tkazishga doir farmoyishlar xo‘jalik operatsiyalarining buxgalteriya hisobi uchun asos bo‘ladi. Xo‘jalik yurituvchi sub’yektlar tomonidan savdo va servis sohasida olinadigan tovarlar (ishlar, xizmatlar) haqi bank korporativ plastik kartalaridan foydalangan holda to‘langanida to‘lov terminallarining cheklari ham boshlang‘ich hisob hujjatlari deb tan olinadi” deyilgan.
Boshlang‘ich hisob hujjatlari xo‘jalik operatsiyalari amalga oshirilayotgan paytda yoki operatsiyalar amalga oshirib bo‘linganidan keyin tuziladi. Hisobot davriga tegishli bo‘lgan xo‘jalik operatsiyalari, agar ular amalga oshirilganligini tasdiqlovchi hujjatlar olinmagan bo‘lsa, tegishli boshlang‘ich hujjat rasmiylashtirilib, buxgalteriya hisobida aks ettiriladi.
Boshlang‘ich hisob hujjatlarining majburiy rekvizitlari quyidagilardir:

• 
  buxgalteriya hisobi sub’yektining nomi;
  
• 
  hujjatning nomi va raqami, u tuzilgan sana va joy;
  
• 
  xo‘jalik operatsiyasining nomi, mazmuni va o‘lchov birliklari ko‘rsatilgan miqdor o‘lchovi (natura va pulda ifodalangan holda);
  
• 
  xo‘jalik operatsiyasini bajargan shaxslarning (shaxsning) identifikasiya qilish uchun zarur bo‘lgan familiyasi hamda ismi va otasi ismining bosh harflari yoxud boshqa rekvizitlari ko‘rsatilgan holda lavozimlari nomi va imzolari.
  

Boshlang‘ich hisob hujjatlarini tuzgan hamda imzolagan shaxslar ularning o‘z vaqtida, to‘g‘ri va ishonchli tuzilishi, shuningdek buxgalteriya hisobida aks ettirish uchun belgilangan muddatlarda topshirilishiga javobgardir. Boshlang‘ich hisob hujjatlari elektron hujjat tarzida tuzilishi va taqdim etilishi mumkin.
Ishlab chiqarish xarajatlarini hujjatlarda to‘g‘ri va o‘z vaqtida rasmiylashtirish fermer xo‘jaligida boshqaruv hisobining samarali ishlashini ta’minlaydi. Shu bilan birgalikda hisob ma’lumotlari asosida xo‘jalik ishlab chiqarish faoliyatini rejalashtirish imkoniyati oshadi.
Hozirgi paytda buxgalteriya hisobida avtomatlashtirish vositalari borgan sari ko‘proq qo‘llanilayotganligi tufayli, hujjatlar, shuningdek, hujjatlashtirish talablariga javob beradigan tartibda joylashtirilgan (joylanishining ketma-ketligi, zaruriy ma’lumotlarning maxsus ajratib ko‘rsatilganligi va hokazo) rekvizitlarga ega bo‘lishi kerak. Ayrim rekvizitlarning shifrlari (raqamli belgilari) hujjatda tegishli matn mazmuni bilan ko‘rsatilishi kerak.
Agar yig‘ma hujjat mashina yordamida tuzilsa, unda bu hujjatda uning mazmunini tavsiflovchi sarlavha, undagi ma’lumotlarning isbotlovchi hujjatlarga muvofiqligini tasdiqlovchi shaxslarning imzolari keltiriladi. Isbotlovchi hujjatlarning vazifasi axborotni mashinali tashuvchi bajarganda, u qo‘l bilan tayyorlanganga o‘xshash isbotlovchi hujjatning barcha rekvizitlariga ega bo‘lishi kerak. Hisob axborotini u yoki bu mashinali tashuvchisida avtomatik tarzda qayd etilgan operatsiyalar majmuasi to‘g‘risidagi yakuniy ma’lumotlar keyinchalik barcha majburiy rekvizitlarga ega bo‘lgan tegishli hujjatni tuzish bilan tasdiqlanishi kerak.
Hujjatlarni siyoh, kimyoviy qalam bilan, yozuv mashinalari yoki boshqa mexanizmlar yordamida yozishga ruxsat etiladi. Ayniqsa, pul hujjatlari - kirim va chiqim kassa orderlari, cheklari, to‘lov topshiriqlari va boshqa bank hujjatlarini rasmiylashtirishda qat’iy tartib o‘rnatilgan. Ularni yozib berish bank tomonidan o‘rnatilgan qoidalarga binoan amalga oshiriladi. Hujjatlarning tartibli tuzilishi, matn va raqamlarning aniq va ravshan yozilishi, unda rasmiylashtirilgan operatsiyaning mazmuni va hajmini osonlik bilan tushunib olishni ta’minlaydi. Hujjatdagi imzolar aniq va ravshan bo‘lishi kerak. Hujjatdagi matnda ham, raqamli ma’lumotlarda ham hyech qanday tozalashlar, dog‘ va izohlanmagan to‘g‘rilashlarga ruxsat etilmaydi. Kirim va chiqim kassa orderlarida umuman hyech qanday to‘g‘rilashlarga yo‘l qo‘yilmaydi. Hujjatlardagi ma’lumotlarning ishonchliligi va ularning yuqori sifatli tuzilganligi uchun ularga imzo chekkan xodimlar (sex boshliqlari, omborchilar, kassirlar va boshqalar) javob beradi.
Hujjatlardan ikki marta (qayta) foydalanishga yo‘l qo‘ymaslik maqsadida ulardan ba’zilari o‘chiriladi. Bu kirim va chiqim orderlarga biriktiriladigan barcha hujjatlar (arizalar, ishonchnomalar va shu kabilar)ga tegishlidir. O‘chirish maxsus to‘rtburchak muhr (shtamp) bilan yoki «Olindi» yoki «To‘lanadi» degan imzo bilan, sanasi ko‘rsatilgan holda amalga oshiriladi. «O‘chirildi» degan muhr bilan barcha bank hujjatlari hamda ish haqini hisoblash yoki boshqa to‘lovlar qilishga asos bo‘lgan hujjatlarning amal qilishi to‘xtatiladi.
Xo‘jalik operatsiyalari ustidan kuzatishni amalga oshirishni ta’minlab va ularni, albatta, schyotlarda aks ettirilishining sharti bo‘lib hisoblangan hujjatlashtirish, buxgalteriya hisobi usulining tarkibiy elementi bo‘lib hisoblanadi.
Boshqaruv hisobi tizimida ishlab chiqarishning normal holatida materiallar, mehnat va hokazolarni ishlab chiqarishga sarflashning belgilangan me’yorlaridan (standartlardan) chetga og‘ishishlarni rasmiylashtirish uchun mo‘ljallangan xabar berish (signal) hujjatlari alohida muhim ahamiyatga egadir.
Hisob axborotining moddiy tashuvchilari qatoriga bosma ish qog‘ozlar (blankalar), vinchestr, fayllar, disketlar, perfokartalar, perfolentalar, magnit lentalar va shu kabilarni kiritish mumkin. Ulardan korxonalardagi xo‘jalik operatsiyalarini olish va ishlash uchun qo‘llanilayotgan texnika vositalariga qarab foydalaniladi. Hozirgi vaqtda, ko‘pchilik hollarda eng keng tarqalgan moddiy tashuvchilar hisob bosma ish qog‘ozlari (blankalari) hisoblanadi. Hisob bosma ish qog‘ozlarida aks ettiriladigan operatsiyalar mazmunining hajmiga qarab har xil bo‘ladi.
Hisob bosma ish qog‘ozlari qo‘l bilan yoki mexanizasiyalashtirilgan yo‘l bilan (PEHM yordamida) to‘ldiriladi. Bosma ish qog‘ozida hujjatlar kerakli miqdordagi ko‘chirmalarni olish maqsadida odatda bir nechta nusxada tuziladi. Korxonalarning ko‘pchiligida operatsiyalarni bevosita aks ettirish hisob bosma ish qog‘ozlarini to‘ldirish yordamida amalga oshiriladi.