Ma’ruzalar 3-124

5.2.Hujjatlar aylanishi, arxivi va saqlanishini tashkil etish.
Xo‘jalik operatsiyalarini hujjatlashtirish ikki bosqichdan, yani aks ettiriladigan jarayonlar to‘g‘risidagi ma’lumotlarni idrok etish (hisoblab chiqish, o‘lchash, chamalab ko‘rmoq) va olingan ma’lumotlarni hujjatlarga yozib qo‘yish (uning rekvizitlarini yozib qo‘yish)dan iborat. Ma’lumotlarni idrok etish va ularni hujjatlarga yozib qo‘yish dastlabki hisob deb ataladi.U quyidagi uch elementdan iborat:
1.Buxgalteriya hujjatlari.
2.Hisobdor shaxsning kirim-chiqim daftari.
3.Hisobdor shaxsning hisoboti.
Dastlabki hisob - buxgalteriya ishlarining ko‘pchilik qismini hosil qiladi. Shuning uchun uni soddalashtirish katta ahamiyatga ega bo‘lgan juda muhim muammodir. Dastlabki hisobning yuritishga sarflanadigan vaqtni qisqartirish, hisob va rejalashtirish bilan bog‘liq bo‘lgan barcha boshqa ishlarga qilinadigan sarflarni kamaytirish singari, buxgalteriya xodimlari sonini optimallashtirish va shu bilan davr xarajatlarini kamaytirishga olibkeladi.
Dastlabki hisobni avtomatlashtirish moliyaviy va boshqaruv hisobini tashkil qilishda bosh muammo bo‘lib hisoblanadi. Bu muammoni yechish hujjatlarni yozib berish bilan shug‘ullanadigan xodimlar sonini qisqartirish, buxgalteriya xodimlarini saqlash xarajatlarini kamaytirish va buxgalteriya xodimlarini mehnat unumdorligini oshirish imkonini beradi. Undan tashqari, hujjatlashtirish bilan shug‘ullanadigan xodimlar o‘zlariga xos bo‘lmagan ishlardan ozod bo‘ladilar.
Hujjatlar yozib berilish daqiqasidan tortib to arxivga topshirilgunga qadar ancha uzun bo‘lgan yo‘ldan o‘tib boradilar. Tezkor boshqaruvdan foydalanib bo‘lgandan keyin hujjatlar bilan rasmiylashtirilgan operatsiyalarni moliyaviy va boshqaruv hisobi tizimida yig‘ma ma’lumotlarni olish maqsadida aks ettirish uchun buxgalteriyaga topshiriladi. Bu yerda buxgalteriya xodimlari ularga qarab amalga oshirilgan operatsiyalarni maqsadga muvofiqligi va qonuniyligini tekshirayotgan paytda, ulardan nazorat maqsadlarida ham foydalanadi. Hujjatlar ishlanib bo‘lganidan keyin arxivga saqlash uchun topshiriladi. Shunday qilib, hujjatlar aylanishi deganda, ularning tuzilgan daqiqasidan yoki boshqa xo‘jalikdan kelib tushganidan boshlab to arxivga saqlash uchun topshirishgacha bosib o‘tgan yo‘li tushuniladi.
Endi buxgalteriya apparatidagi hujjatlar aylanishining mazmunini chuqurroq o‘rganib chiqamiz.
Buxgalteriya xodimlariga kelib tushgan hujjatlar birinchi navbatda operatsiyalarning qonuniyligi, ularning rasmiylashtirishga doir talablarning bajarilishi, arifmetik amallar va hisoblarning to‘g‘riligi nuqtai nazaridan tekshiriladi.
Hujjatlarni shakliga qarab tekshirish (rasmiy deb nomlangan tekshirish) hujjatlarni rekvizitlarini to‘ldirishning to‘la ekanligini aniqlash, ularda tegishli imzolarni mavjudligi va shu kabilarni aniqlashdan iborat. Bunda bir vaqtning o‘zida xo‘jalik operatsiyalarni aks ettirishning ravshanligi, unga o‘lchov birliklarining (natural, mehnat va pulda ifodalangan) aniq keltirilganligi, hujjatni tuzish sanasining to‘g‘ri ko‘rsatilganligi ham tekshiriladi.
Arifmetik amallar va hisoblashni tekshirish (arifmetik tekshirish) hujjatlarini to‘ldirish paytida arifmetik amallarning to‘g‘ri bajarilganligini, miqdorini bahoga ko‘paytirish, yakuniy summalarni topishda qo‘shish amalini qo‘llab tekshiriщdan iborat.
Hujjatlarni faqat tekshirilib va ularning to‘g‘ri ekanligiga ishonch hosil qilgandan keyingina hujjatlarni topshiruvchilardan buxgalteriyaga qabul qilib olish mumkin.
Hujjatlarni qabul qilish odatda reyestr nusxasiga topshirilayotgan Hujjatlar ro‘yxatiga imzo qo‘yish bilan rasmiylashtiriladi. Misol uchun, ombor mudiri moddiy boyliklarning bir kunlik kirimi va chiqimi to‘g‘risidagi barcha hujjatlarni tayyorlayotganda ularni buxgalteriyaga jo‘natish uchun to‘ldirilgan hamda ilova qilib yuborilgan reyestrda tilxat oladi, kassir kassa kirim va chiqim hujjatlarini ular qayd qilingan kassa daftarlariga imzo qo‘ydirib buxgalteriyaga topshiradilar.
Tekshirilgan va buxgalteriyadan qabul qilingan hujjatlar qayta ishlanadi. Bu hujjatlarni qayta ishlash uch bosqichdan: baholash, guruhlash va kontirovka (belgilash)dan iborat.
Hujjatlarni baholash yoki taksirovkalash - bu hujjatlarda ko‘rsatilgan moddiy boyliklarni pul o‘lchov birligida baholashdir.
Baholangan (taksirovkalangan) hujjatlar guruhlarga ajratiladi. Hujjatlarning guruhlanishi deganda, ularni o‘z mazmunlariga ko‘ra bir turdagi pachkalarga ayirish (ajratish) tushuniladi.
Shunday yo‘l bilan kassa hujjatlari, materiallarning kirimi hamda sarfiga, mahsulot sotilishiga doir hujjatlar va hokazolar pachkalarga teriladi. Bu pachkalarining har biri ichida hujjatlar maydaroq guruhlarga ajratiladi. Dastlabki hujjatlarning guruhlanishi, odatda olingan ma’lumotlarning keyingi qayta ishlashlarni osonlashtiradigan yig‘ma hujjatlarni tuzish bilan yakunlanadi.
Ko‘pincha dastlabki hujjatlar buxgalteriyaga tuzib olingan hisobotlar bilan bir martalikda kelib tushadi. Agar guruhlash buxgalteriyada olib borilsa, unda uning maxsus vedomosti bilan rasmiylashtiriladi.
Buxgalteriya hujjatlarini guruhlashni amalga oshiradigan vedomostlarning ikki turi mavjud. Qabul qilingan hujjatlardagi ma’lumotlarni jamg‘arish uchun xizmat qiladigan ko‘p martalik hujjatlar va buxgalteriya hisobida aks ettiriladigan operatsiyalar haqidagi ma’lumotlarni tizimga solish uchun mo‘ljallangan guruhlovchi hujjatlar.
Shuni ta’kidlash lozimki, hisobni soddalashtirish maqsadida ko‘p martalik va guruhlovchi vedomostlaridagi summalari ko‘pincha ham sintetik, ham analitik qismlarda aks ettiriladi. Natijada tegishli sintetik schyotlarda mustaqil tartibda analitik hisobni yuritishga hojat qolmaydi.
Hozirgi vaqtda dastlabki va yig‘ma hujjatlar, shu jumladan ko‘p martalik va guruhlovchi vedomostlarni ham ishlash, odatda, mashinalashtirish yo‘li bilan amalga oshirmoqda.
Keyinchalik hujjatlar kontirovkaga yuboriladi. Hujjatlarni kontirovka qilish deganda mazkur operatsiya bo‘yicha korrespondensiyalanuvchi schyotlarni ko‘rsatish, ya’ni buxgalteriya yozuvi tushuniladi. U har xil usullar bilan yuritiladi.
Schyotlar bo‘yicha yozuvlarning ikkinchi marta qaytarilishining oldini olish maqsadida hujjatlarda tegishli belgilar qo‘yiladi. Buning uchun hujjatlarning bosma ish qog‘ozining o‘zida yoki maxsus muhr qo‘yilgan joyda quyidagi yozuv keltiriladi: «__raqamli yozuvga __ varaq ilova keltirilgan, sana, 20_ y.».
Hujjatlar kontirovka qilingandan keyin operatsiyalar sintetik va analitik schyotlarda (joriy buxgalteriya hisobida) aks ettiriladi. Keyin hujjatlar arxivga topshiriladi.
Moliyaviy va boshqaruv hisobining joriy yil hujjatlari buxgalteriya arxivida saqlanadi, chunki ular fermer xo‘jaliklari va uning tarkibiy bo‘linmalari ustidan rahbarlik qilish, ularning faoliyatini boshqarish hamda har xil turdagi ma’lumotlar tuzish uchun kerak bo‘ladi. Yil boshida o‘tgan yildagi hujjatlar buxgalteriya arxiviga topshiriladi. U yerda ular amaldagi qoidalar bilan belgilangan muddatda saqlanadi.
Odatda buxgalteriya hujjatlarini saqlashning quyidagi muddatlari belgilangan: turli-tuman hujjatlarning koreshoklari (orderlar, nakladnoylar, kvitansiyalar, chek daftarlari va shu kabilar) uchun 1 yil, bo‘nak hisobotlar, ularga ilova qilingan hujjatlar, schyotlar, to‘lov talabnomalari, nakladnoylar, qaydnomalar va boshqa tovar - moddiy boyliklarga doir hujjatlar, hisob-kitob va to‘lov vedomostlari uchun 3 yil; kassa va bank hujjatlari uchun 5 yil. Boshqaruv hisobining hujjatlari rahbarning ixtiyori bilan belgilangan muddatgacha saqlanadi.