Московская академия экономики и права гуляев в. Г. Организация туристской деятельности

22.2 Некоторые правила составления деловых писем. 
Правила составления деловых писем зависят от целого ряда факторов и моментов, к числу 
которых относятся:
•
вид письма (сопроводительное, письмо-заказ, выставление счета, ответ на запрос партнера, 
извинение и т.д.);
•
предполагается ли ответ(существуют ситуации, в которых ответ может не предполагаться, 
например, в прямой рекламной рассылке);
•
будет ли содержание письма однозначно понятно адресатом, не оставит ли оно каких-либо 
неясностей касательно вопроса переписки?
•
уверен ли отправитель, что письмо придет в срок? (если нет, следует воспользоваться 
телексом или телефаксом).
Следует ясно представлять себе о чем писать, как аргументировать, какой цели 

---

добиваться. При этом необходимо убедиться, что именно направление письма является 
наиболее эффективным способом разрешения вопроса. Содержание письма нужно излагать в 
такой логической последовательности, которая в сочетании с краткостью и убедительностью 
привело бы читающего к мысли о необходимости должным образом решить затронутый 
вопрос.
Деловое письмо должно быть корректным: сочетание тщательно отработанной лексики и 
простоты изложения обеспечит его убедительность и позволит избежать излишней переписки. 
Следует избегать неточностей, двусмысленности, профессионализмов и ненужных 
сокращений, так как это может привести к необходимости последующих уточнений.
Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже мелкое 
несоблюдение правил может сделать его дефектным с юридической точки зрения. Это 
особенно важно, если принять во внимание, что за рубежом не принято ставить печать на 
коммерческие документы, достаточно одной подписи уполномоченного лица даже на заказах, 
отчетах и гарантийных письмах. Излишне напоминать, что все данные и факты должны быть 
тщательно проверены.