Н. Г. Поврозник информационно-аналитические
Технологии электронного документооборота
Download 1.09 Mb. Pdf ko'rish
|
Informacionno-analiticheskie tehnologii gosudarstvennogo i municipalnogo upravleniya
4.3. Технологии электронного документооборота
Процесс внедрения информационных технологий в деятельность ор- ганов государственной власти в целом и развития электронного прави- тельства в частности предполагает информатизацию и автоматизацию до- кументооборота. В узком смысле - электронный документооборот являет- ся обменом документами в электронной форме. В широком смысле – электронный документооборот представляет собой комплексный процесс, связанный с созданием, обработкой, передачей, доступом, хранением до- кументов в электронной форме. Приказ Роскомнадзора содержит следующее определение системы электронного документооборота – «информационная система, обеспечи- вающая сбор документов (включение документов в систему), их обработ- ку, управление документами и доступ к ним» 1 . В основе электронного документооборота три необходимых компо- нента: информация; средства сбора, организации, обработки, хранения, передачи ин- формации; технические средства обеспечения процессов. Понятия «документ» и «электронный документ» являются ключевы- ми в официальном документообороте. Документ – это «материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его иденти- фицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения» 2 . Электронный документ – это «документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для вос- приятия человеком с использованием электронных вычислительных ма- 1 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Роскомнадзоре: приказ Роскомнадзо- ра от 1 февр. 2012 г. № 61. 2 Об обязательном экземпляре документов: Федер. закон от 29 дек. 1994 г. № 77-ФЗ. 92 шин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах» 1 . Актуальность ведения электронного документооборота в государ- ственном и муниципальном управлении обусловлена следующими факто- рами: большой массив делопроизводственной документации; высокие требования к ведению документооборота (необходимость высококачественной организации официальных документов); структурированное движение документации (четкая вертикаль хо- да документов); жесткие стандарты, правила и регламенты ведения документообо- рота; широкое территориальное распределение движения документов; сложность организационной структуры государственного управ- ления, наличие нескольких уровней подчинения. Преимущества ведения электронного документооборота: повышение оперативности движения документов (ускорение про- цедур согласования, внесения поправок, подписи и т. д.); возможность отслеживать движение документации и ее текущего статуса; автоматизация процессов оповещения исполнителей и ответствен- ных лиц о поступлении документов для обработки; возможность контроля сроков прохождения документации (в том числе, на отдельных этапах работы с документом); ускорение и упрощение работы с типовыми документами и их со- зданием (например, наличие шаблонов и автоматического заполнения данных); удобство доступа к документам, обеспечение поиска по всей сово- купности документов в системе; обеспечение сохранности документации на основе создания элек- тронных хранилищ данных; возможность потоковой обработки документов; распределенный характер доступа к документам (возможность осо- бого контроля доступа к защищенным данным); 1 Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Федер. закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ. 93 простота ведения отчетности и формирования сводных данных по различным критериям и их комбинациям (по документам, статусам, ис- полнителям, ответственным лицам и т. д.); возможности интеграции с сопутствующими системами (почтовой, бюджетной, кадровой, бухгалтерской, финансовой и т. д.); возможность удаленной работы; экономическая эффективность от использования систем электрон- ного документооборота (СЭД). Преимущества ведения документооборота в электронной форме про- являются различным образом, однако все они работают на повышение эффективности государственного управления в целом. Специфика документа и электронного документа в обеспечении дея- тельности государственного и муниципального управления заключается в его юридической значимости. Поэтому разработан комплекс средств для подтверждения юридической значимости электронного документа и при- дания особого статуса электронному документообороту государственного управления. Средства обеспечения юридической значимости электронного доку- ментооборота: квалифицированная электронная подпись; средства криптозащиты информации. В инфраструктуре электронного правительства работает Головной удостоверяющий центр, обеспечивающий применение электронной под- писи в Российской Федерации. Основные возможности работы с документами в системах электрон- ного документооборота (СЭД) – это создание документа, его обработка (редактирование), передача, регистрация входящего документа, контроль над исполнением и защита. Однократная регистрация документа в СЭД позволяет однозначно идентифицировать документ, проверить его при- надлежность и отследить его движение. СЭД позволяет сократить время прохождения документа по инстанциям и повысить оперативность его исполнения. СЭД сохраняет весь комплекс информации о документе и его историю, включая данные о лицах, ответственных за работу над докумен- том на каждом этапе. |
Ma'lumotlar bazasi mualliflik huquqi bilan himoyalangan ©fayllar.org 2024
ma'muriyatiga murojaat qiling
ma'muriyatiga murojaat qiling