Н. Г. Поврозник информационно-аналитические

4.3. Технологии электронного документооборота 
Процесс внедрения информационных технологий в деятельность ор-
ганов государственной власти в целом и развития электронного прави-
тельства в частности предполагает информатизацию и автоматизацию до-
кументооборота. В узком смысле - электронный документооборот являет-
ся обменом документами в электронной форме. В широком смысле – 
электронный документооборот представляет собой комплексный процесс, 
связанный с созданием, обработкой, передачей, доступом, хранением до-
кументов в электронной форме. 
Приказ Роскомнадзора содержит следующее определение системы 
электронного документооборота – «информационная система, обеспечи-
вающая сбор документов (включение документов в систему), их обработ-
ку, управление документами и доступ к ним»
1
. 
В основе электронного документооборота три необходимых компо-
нента: 
 информация; 
 средства сбора, организации, обработки, хранения, передачи ин-
формации; 
 технические средства обеспечения процессов. 
Понятия «документ» и «электронный документ» являются ключевы-
ми в официальном документообороте. 
Документ – это «материальный носитель с зафиксированной на нем в 
любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и 
(или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его иденти-
фицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в 
целях общественного использования и хранения»
2
. 
Электронный документ – это «документированная информация, 
представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для вос-
приятия человеком с использованием электронных вычислительных ма-
1
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Роскомнадзоре: приказ Роскомнадзо-
ра от 1 февр. 2012 г. № 61. 
2
Об обязательном экземпляре документов: Федер. закон от 29 дек. 1994 г. № 77-ФЗ. 

---

92 
шин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным 
сетям или обработки в информационных системах»
1
. 
Актуальность ведения электронного документооборота в государ-
ственном и муниципальном управлении обусловлена следующими факто-
рами: 
 большой массив делопроизводственной документации; 
 высокие требования к ведению документооборота (необходимость 
высококачественной организации официальных документов); 
 структурированное движение документации (четкая вертикаль хо-
да документов); 
 жесткие стандарты, правила и регламенты ведения документообо-
рота; 
 широкое территориальное распределение движения документов; 
 сложность организационной структуры государственного управ-
ления, наличие нескольких уровней подчинения. 
Преимущества ведения электронного документооборота: 
 повышение оперативности движения документов (ускорение про-
цедур согласования, внесения поправок, подписи и т. д.); 
 возможность отслеживать движение документации и ее текущего 
статуса; 
 автоматизация процессов оповещения исполнителей и ответствен-
ных лиц о поступлении документов для обработки; 
 возможность контроля сроков прохождения документации (в том 
числе, на отдельных этапах работы с документом); 
 ускорение и упрощение работы с типовыми документами и их со-
зданием (например, наличие шаблонов и автоматического заполнения 
данных); 
 удобство доступа к документам, обеспечение поиска по всей сово-
купности документов в системе; 
 обеспечение сохранности документации на основе создания элек-
тронных хранилищ данных; 
 возможность потоковой обработки документов; 
 распределенный характер доступа к документам (возможность осо-
бого контроля доступа к защищенным данным); 
1
Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Федер. закон от 27 
июля 2006 г. № 149-ФЗ. 

---

93 
 простота ведения отчетности и формирования сводных данных по 
различным критериям и их комбинациям (по документам, статусам, ис-
полнителям, ответственным лицам и т. д.); 
 возможности интеграции с сопутствующими системами (почтовой, 
бюджетной, кадровой, бухгалтерской, финансовой и т. д.); 
 возможность удаленной работы; 
 экономическая эффективность от использования систем электрон-
ного документооборота (СЭД). 
Преимущества ведения документооборота в электронной форме про-
являются различным образом, однако все они работают на повышение 
эффективности государственного управления в целом. 
Специфика документа и электронного документа в обеспечении дея-
тельности государственного и муниципального управления заключается в 
его юридической значимости. Поэтому разработан комплекс средств для 
подтверждения юридической значимости электронного документа и при-
дания особого статуса электронному документообороту государственного 
управления. 
Средства обеспечения юридической значимости электронного доку-
ментооборота: 
 квалифицированная электронная подпись; 
 средства криптозащиты информации. 
В инфраструктуре электронного правительства работает Головной 
удостоверяющий центр, обеспечивающий применение электронной под-
писи в Российской Федерации. 
Основные возможности работы с документами в системах электрон-
ного документооборота (СЭД) – это создание документа, его обработка 
(редактирование), передача, регистрация входящего документа, контроль 
над исполнением и защита. Однократная регистрация документа в СЭД 
позволяет однозначно идентифицировать документ, проверить его при-
надлежность и отследить его движение. СЭД позволяет сократить время 
прохождения документа по инстанциям и повысить оперативность его 
исполнения. СЭД сохраняет весь комплекс информации о документе и его 
историю, включая данные о лицах, ответственных за работу над докумен-
том на каждом этапе. 

---

94