Necha asrlar mobaynida goh yuksak rivoj-u shuhrat topgan

5 Hujjatlar yig‘majildini shakllantirish
Hujjatlar yig‘majildini shakllantirish hujjatlar
yig‘majildlari nomenklaturasiga muvofiq hujjatlar
Hujjatlar ustida ishlash tartiboti
447
yig‘majildlaridagi ijro etilgan hujjatlarni guruhlarga
bo‘lishdir.
Hujjatlar yig‘majildlarini shakllantirishda quyi­
dagi qoidalarga rioya qilish zarur:
– hujjatlar yig‘majildiga nomenklaturasi bo‘yicha
hujjatlar yig‘majildi sarlavhalariga muvofiq faqat
ijro etilgan, to‘g‘ri rasmiylashtirilgan hujjatlarni
joylashtirish;
– bitta masalaning hal qilinishiga taalluqli barcha
hujjatlarni birgalikda joylashtirish, ilovalarni aso­
siy hujjatlar bilan birgalikda joylashtirish;
– hujjatlar yig‘majildida bitta kalendar yilning
hujjatlarini guruhlash (yildan­yilga o‘tuvchi hujjatlar
yig‘majildlari bundan mustasno);
– hujjatlar yig‘majildlarida doimiy va vaqtincha
saqlanadigan hujjatlarni alohida guruhlash;
– hujjatlar yig‘majildiga mashina yozuvlarini umumiy
asoslarda joylashtirish.
Hujjatlar yig‘majildiga qaytarish lozim bo‘lgan or­
tiqcha nusxalar, xomaki qo‘lyozmalar joylanmasligi kerak.
Hujjatlar yig‘majildi 250 varaqdan oshmasligi zarur.
Boshqaruv hujjatlari hujjatlar yig‘majildlari tur­
lari bo‘yicha va unga taalluqli ilovalar bilan davriy ket­
ma­ketlikda guruhlanadi.
Boshqaruv hujjatlari bilan tasdiqlangan ustavlar, ni­
zomlar, yo‘riqnomalar ularga ilovalar bo‘lib hisoblanadi
va ko‘rsatib o‘tilgan hujjatlar bilan birgalikda guruhla­
nadi. Agar ular mustaqil hujjat sifatida tasdiqlangan
bo‘lsa, u holda ular alohida hujjatlar yig‘majildlarida
guruhlanadi.
Asosiy faoliyatlar bo‘yicha buyruqlar shaxsiy tarkib
bo‘yicha buyruqlardan alohida guruhlanadi.
Yuqori tashkilotlar topshiriqlari va ularni ijro
etish bo‘yicha hujjatlar tashkilotlar faoliyati yo‘nalishla­
ri bo‘yicha hujjatlar yig‘majildlarida guruhlanadi.
Tasdiqlangan rejalar, hisobotlar, smetalar, limit­
lar, titul ro‘yxatlari ularning loyihalaridan alohida gu­
ruhlanadi.
Hujjatlar ustida ishlash tartiboti
448
Shaxsiy hujjatlar yig‘majildlaridagi hujjatlar
ularning kelib tushishiga ko‘ra xronologik tartibda joy­
lanadi.
Muayyan tashkilot va uning tasarrufidagi tashkilotlar
ishlari masalalari bo‘yicha fuqarolar takliflari, ari­
zalari va shikoyatlari, ularning ko‘rib chiqilishi va ijro
etilishi bo‘yicha hujjatlar fuqarolarning shaxsiy masala­
lar bo‘yicha arizalaridan alohida guruhlanadi. Hujjatlar
ushbu hujjatlar yig‘majildlariga xronologik yoki alifbo
tartibida joylanadi.
Yozishmalar, qoidaga ko‘ra, kalendar yil davri bo‘yicha
guruhlanadi va xronologik tartibda ketma­ket turkumla­
nadi. Javob hujjati so‘rov hujjatidan keyin joylashti­
riladi. O‘tgan yilda boshlangan muayyan masala bo‘yicha
yozishmalar qayta boshlanganda, hujjatlar o‘tgan yilgi
hujjatlar yig‘majildi indeksi ko‘rsatilgan holda, joriy
yilning hujjatlar yig‘majildiga kiritiladi.
Tashkilotlar faoliyatining xususiyatiga ko‘ra, yozishma­
lar o‘quv yili, chaqiruv muddati doirasida ham guruhlani­
shi mumkin.

Hujjatlarni idoraviy arxivga

topshirishga tayyorlash
Tashkilotlarda ish yuritish jarayonida to‘plangan huj­
jatlar keyinchalik yo uzoq muddat arxivda saqlab qolinadi,
yoki qisqa muddat saqlanib, keyin yo‘q qilinadi. Tashki­
lotlar ularning faoliyatida va tasarrufidagi tashkilot­
lar faoliyatida vujudga keladigan, doimiy saqlanadigan
hujjatlarning tanlab olinishini, hisobga olinishini,
saqlanishini, ishlanish sifatini va ushbu hujjatlarni o‘z
vaqtida davlat saqloviga berilishini ta’minlaydilar.
Doimiy va uzoq vaqt (10 yildan ko‘proq) saqlanadigan
hujjatlarni saqlash uchun tashkilotlarda idoraviy ar­
xivlar tashkil etiladi yoki ularning vazifalari boshqa
tarkibiy bo‘linma (maxsus ajratilgan mansabdor shaxslar)
ga yuklanadi.
Doimiy va uzoq muddat saqlanadigan, tugallangan huj­
jatlar yig‘majildlari ma’lumot ishlari uchun tarkibiy
bo‘linmalarda ikki yil davomida qoldiriladi, keyin esa
tashkilotlar rahbarlari bilan kelishilgan holda idoraviy
arxivga topshiriladi.
Hujjatlarni idoraviy arxivga topshirishga tayyorlash
quyidagilarni o‘z ichiga oladi:
– hujjatlarning muhimlik qiymati ekspertizasini
o‘tkazish;
– hujjatlar yig‘majildlarini rasmiylashtirish;
– hujjatlar yig‘majildlarining ro‘yxatini tuzish;
– hujjatlarni yo‘q qilishga ajratish to‘g‘risida dalo­
latnomalar tuzish