O‘zbekiston respublikasi oliy va o‘rta maxsus ta’lim vazirligi ajiniyoz nomidagi nukus davlat pedagogika instituti

Hujjatlarni idoraviy arxivga topshirishga tayyorlash

Tashkilotlarda ish yuritish jarayonida to`plangan hujjatlar keyinchalik yo uzoq muddatda arxivda saqlab qolinadi, yoki qisqa muddat saqlanib, keyin yo`q qilib tashlanadi. Tashkilotlar ularning faoliyatida va tasarrufidagi tashkilotlar faoliyatida vujudga keladigan, doimiy saqlanadigan hujjatlarning tanlab olinishini, hisobga olinishini, saqlanishini, ishlanish sifatini va ushbu hujjatlarni o`z vaqtida davlat saqloviga berishni ta'minlaydilar.

Doimiy va uzoq vaqt (10 yildan ko`proq) saqlanadigan hujjatlarni saqlash uchun tashkilotlarda idoraviy arxivlar tashkil etiladi yoki ularning vazifalari boshqa tarkibiy bo`linma (maxsus ajratilgan mansabdor shaxslar)ga yuklanadi.
Doimiy va uzoq muddat saqlanadigan, tugallangan hujjatlar yig`majildlari ma'lumot ishlari uchun tarkibiy bo`linmalarda ikki yil davomida qoldiriladi, keyin esa tashkilotlar rahbarlari bilan kelishilgan holda idoraviy arxivga topshiriladi.
Hujjatlarni idoraviy arxivga topshirishga tayyorlash quyidagilarni o`z ichiga oladi :
- hujjatlarning muhimlik qiymati ekspertizasini o`tkazish ;
- hujjatlar yig`majildlarini rasmiylashtirish ;
- hujjatlar yig`majildlarining ro`yxatini tuzish ;
- hujjatlarni yo`q qilishga ajratish to`g`risida dalolatnomalar tuzish.

Savollar va topshiriqlar:

1. 
   Hujjatlar qanday ro`yxatga olinadi ?
   
2. 
   Hujjatlar ijrosi qanday nazorat qilinadi?
   
3. 
   Hujjatlar yig`majildi qanday shakllantiriladi?
   
4. 
   Hujjatlarni arxivga topshirish tartibi qanday?
   

5. Institut devonxonasi faoliyati bilan tanishing. U erda hujjatlarni ro`yxatga olinishi, ijro nazorati, hujjatlar yig`majildining shakllanishi jarayonini kuzating. Institut arxiviga kirib, u erda hujjatlarning qabul qilinishi va saqlanishini kuzating.
GLOSSARIY
Hujjat - bu boshqarish jarayonini amalga oshirish uchun zarur bo‘lgan voqealar, hodisalar, jarayonlar, faktlar to‘g‘risidagi axborotlarni maxsus materiallarda turli usullar bilan mustahkamlash vositasidir. Boshqacha qilib aytganda hujjat - bu narsaning nimaligini, miqdori, sifati va shu kabilarni ko‘rsatuvchi rasmiylashtirilgan ish qog‘ozi, yoki kimsaning kimligini, mashg‘ulotini, biror tashkilotga a’zoligini tasdiqlovchi ish qog‘ozi (pasport, guvohnoma, reyting daftarchasi va h.k.).