O‘zbekiston respublikasi oliy va o‘rta maxsus ta’lim vazirligi mirzo udug‘bek nomidagi samarqand davlat

8-mavzu. HUJJATCHILIKDA XAT-XABAR VA XIZMAT XATLARIGA XOS SHAKLLAR HAMDA ULARNING VAZIFALARI
Reja:

1. 
   Xizmat xatlarining turlari va ularni rasmiylashtirish qoidalari.
   
2. 
   Xat-maktub, xabar, buyum, pul va boshqa jo‘natmalar hamda ularning o‘ziga xos mantiqiy qismlari.
   

1. Xizmat xatlarining rasmiylashtirilishi va ularnining turlari. Xizmat xatlari muassasalar orasida xizmat aloqalarining amalga oshiruvchi hujjatlardir. Bu hujjatlar yozishma xatlaridan keng foydalanish orqali xam rasmiylashtiriladi. Bunday yozishma xatlar vositasida turli ko‘rsatmalar, so‘rovlar, javoblar, tushuntirishlar, xabarlar, takliflar, iltimoslar, kafolatlar beriladi yoki qabul qilinadi. Mazmun jihatdan turlicha bo‘lgan bunday hujjatlar umumlashtirilgan holda xizmat xatlari deb ataladi. Xizmat xatlari tashkilotlarda ish yuritish jarayonida qo‘llanuvchi hujjatlarning umumiy miqdoriga nisbatan 80 foizini tashkil qiladi.
O‘zaro yozishma uchun sabab bo‘luvchi masalalar va holatlar qancha ko‘p bo‘lsa, xizmat xatlariga bo‘lgan ehtiyoj va ularning turlari ham shunchalik orta boradi. Xizmat xatlari xususiyatoariga ko‘ra o‘zaro farqlanadilar. Xatlarni bajaradigan vazifasiga qarab quyidagi turlarga bo‘lish mumkin:

1. 
   Javob xatni talab qiluvchi xatlar (da’avo, so‘rov, iltimos xatlari).
   
2. 
   Javob xatni talab qilmaydigan xatlar (ilova, eslatma, tasdiq, axborot, kafolat xatlari kabi).
   

Ushbu xatlar ma’lum bir maqsadda yoziladi. Masalan, kafolat xatlarida kafolat berish ifodalansa, ilova xatlarida yozilgan hujjatlar haqida qo‘shimcha axborot beriladi. Biroq shunday xatlar ham uchraydiki, aynan bir xat mazmunida ham kafolat berish, ham motimos, ham eslatish ma’nolari ifodalanadi. Xizmat xatlari odatda tayyorlangan bosma ish qog‘ozlariga yoziladi. Maxsus tayyorlangan ish qog‘ozlari bo‘lmagan holda muassasaning ish qog‘oziga yoki oddiy qog‘ozga yozilishi mumkin. Kompyuterda oddiy qog‘ozda chop etilgan taqdirda matn yozilgan varaqning chap tomonidagi yuqori burchagiga xat jo‘natayotgan muassasa nomi ko‘rsatilgan to‘rtburchak shakldagi muhri qo‘yiladi.
Ma’lumki, har bir mamlakatda xatlarni ko‘rsatilgan manzillarga tezroq etkazib berishni osonlashtirish maqsadida xat saralash avtomatlari joriy etilgan. Muayyan adreslarga ajratish har bir aloqa bo‘limiga tegishli bo‘lgan shartli raqamlar-indekslar asosida amalga oshiriladi. Ana shu raqamlardan dastlabki uchtasi viloyat, o‘lka, respublikalarni, ularning markazlarini, raqamlarning ikkinchi yarimi esa shahar va qishloq aloqa bo‘limlarini ifodalaydi. Masalan, Samarqand shahridagi 46- aloqa bo‘limining shartli raqami -703046. Bo‘ndagi uch raqam O‘zbekiston Respublikasi Samarqand viloyatini ifodalaydi, to‘rtinchi raqam Samarqand shahri va uning atrofini, 5-6-raqamlar esa shahardagi aloqa bo‘limlarini anglatadi. SHartli raqamlar xatjild (konvert) chap tomonining pastki qismida ko‘rsatilgan katakchalarga yoziladi. Uning yozilish shakli xatjild orqa tomonidagi namunada ko‘rsatilgan bo‘ladi.
Xat-xabarlardan boshqa pochta jo‘natmalari (bog‘lamli yuklar, buyum-tugunlar, qimmatli xatlar-bandrollar, pul jo‘natmalari) ga aloqa bo‘limi shartli raqamlari adresdan oldin oddiy raqamlar bilan yoziladi.
Pochta adresi, vazirlik yo‘riqnomasiga muvofiq, quyidagi ko‘rinishda bo‘ladi: respublika, viloyat, shahar va tumanlarga yuborilayotgan pochta jo‘natmalarida shartli raqam (indeks) yozilgandan so‘ng avvalo viloyat nomi, so‘ng, shahar yoki tuman nomi, keyin xat xabarni etkazib beruvchi aloqa bo‘limi (raqami yoki nomi) ko‘rsatiladi. Bulardan keyin ko‘cha nomi, uy, xonadon raqami va nihoyat, oluvchining ismi sharifi (jo‘nalish kelishigida) yoziladi. Xat jiltining quyi qismida esa jo‘natuvchining adresi bish kelishikda rasmiylashtiriladi.
2. Xat-maktub, xabar, buyum, pul va boshqa jo‘natmalari hamda ularning o‘ziga xos mantiqiy qismlari.
Hujjatlarning har bir sohalar mazmun-maqsadiga ko‘ra o‘ziga xoslikka ega. Masalan, pochta jo‘natmalari - xat(noma), xabar, buyum, pul va boshqa shakllari mavjudki, bular uchun maxsus yozuv - matnlari qo‘llaniladi. Bu matnlardan biri jo‘natmaning yo‘naltirilgan joyi, ya’ni adresi sanaladi.
Kishilar adres yozish bilan bolalikdanoq tanishadi, chunki kattalarga xat yoki boshqa pochta jo‘natmalari kelganda, ularning ustidagi yozuvga ko‘zi tushadi. O‘quvchilik yillarida esa o‘z do‘stlari yoki qarindosh-urug‘lari bilan xat yozishadi, ulardan turli jo‘natmalar oladi yoki o‘zi jo‘natadi. SHu davrlardan boshlab jo‘natma yo‘nalishini ko‘rsatuvchi matnini (adres) yozish malakasiga ega bo‘lishadi, o‘zi haqidagi ma’lumotlarni ham yozishni o‘rganadi.
Jo‘natmalar uchun yo‘naltirilgan o‘rin va tomonni ko‘rsatuvchi matn adres so‘zi bilan ifodalanib kelinmoqda. Adres so‘zi rus tilidan o‘zlashgan so‘z bo‘lib, faqat jo‘natmalar ustidagi yozuvnigina ifodalab qolmay, shaxsning yashash joyi hamda muassasaning o‘rnashgan hududini, shuningdek, biron shaxsga jo‘natilgan tabrik, xabar matnni ham ifodalaydi. SHuning uchun o‘zbek tilida bu ma’nolarni farqlash uchun adres so‘zi bilan bir qatorda tegishli ravishda turar joy, makon, manzil, tabriknoma so‘zlarini ham qo‘llash tavsiya etiladi.
Xat-xabarlar va boshqa jo‘natmalarni tegishli joyga va egasiga tezroq hamda adashmay etkazib berishda adresni to‘g‘ri va aniq yozishning ahamiyati kattadir. SHu jihatdan rasmiy ish yuritishda, xat-xabar hujjatlari yuqorida qayd etilgan tartibda rasmiylashtirib, pochta jo‘natmalariga adres yozish muhim o‘rin tutadi.
Har qanday xizmat xati mantiqiy jihatdan o‘zaro bog‘liq bo‘lgan 3 qismdan iborat bo‘ladi. Xatning 1-qismi (kirish)da, odatda, xat bilan tegishli muassasaga murojaat qilishga majbur etuvchi asosiy sabab ko‘rsatiladi. 2-qismda xatda qo‘yilayotgan masalani hal qilish zarurligi dalillar asosida bayon qilinadi. Xatning 3-qismi (xulosasi) da esa xat yozishdan ko‘zlangan asosiy maqsad ifodalanadi.
Xizmat xatlari imkoni boricha qisqa yoziladi. Lekin bu qisqalik xat mazmunining aniq va ravshanligiga ta’sir etmasligi lozim. Qoidaga ko‘ra xizmat xatlari bir betdan oshmasligi kerak. Faqat juda muhim masalalar yozilgan, birmuncha mufassal bayon talab qiluvchi xatlar istisno tariqasida 3 betgacha bo‘lishi mumkin. Xizmat xatlarida matn uchun sarlavha katta ahamiyatga ega. Ular hujjatning qisqacha mazmunini, ya’ni xat nima haqda ekanligini anglatib turadi. Masalan, “Institut remonti uchun qo‘shimcha mablag‘ ajratish haqida”, “Qishki mavsumga tayyorgarlik haqida”, “To‘lovlarga kafolat berish haqida”. Sarlovha qisqa va aniq bo‘lishi ish yuritishda qulaylik yaratadi. SHuningdek, xizmat xatlari ikki nusxada yoziladi birinchi nusxa jo‘natilib, ikkinchisi muassasaning o‘zida saqlanadi. Xizmat xatlari, odatda, muassasa nomiga yuboriladi. Masalaning hal qilinishi bevosita faqat rahbarga bog‘liq bo‘lsa, xat rahbar nomiga jo‘natilishi mumkin.
Xizmat xatlari manidan so‘ng imzo chekuvchi rahbar lavozimining ismi sharifi aniq ko‘rsatilishi kerak. Agar xat muassasaga xos ish qog‘ozida yozimlmagan bo‘lsa, xatning imzo qismida lavozim nomidan tashqari muassasa nomi ham to‘liq ko‘rsatiladi. Hujjat, odatda, muassasa rahbari tomonidan imzolanadi. Ish yuritish jarayonida ba’zan xatga rahbar vazifasini bajaruvchi shaxs yoki uning o‘rinbosari xatda qayd etilgan lavozim nomi oldiga chiziqcha qo‘yib imzo chekadi. Biroq bu o‘z novbatida ish yuritish yomon yo‘lga qo‘yilganligidan, ish yuritishga mas’ul bo‘lgan shaxs esa yo‘riqnomadan xabardor emasligidan dalolat beradi. SHuning uchun xatni tayyorlash jarayonida tuzuvchi unga kim imzo chekishini oldindan bilishi lozim. Rahbar bo‘lmagan hollarda shunday vakolatga ega bo‘lgan shaxs, ya’ni uning vazifasini bajaruvchi yoki o‘rinbosari, lavozimi aniq ko‘rsatilgan holda (rektor vazifasini bajaruvchi” yoki “rektor o‘rinbosari” tarzida imzo chekish mumkin.
Xatda bayon qilinayotgan masalalar bo‘yicha javobgarlik (mas’uliyat) bir necha shaxs zimmasiga yuklatilgan bo‘lsa imzolar soni ikka yoki undan ortiq bo‘lishi mumkin (masalan, to‘lovlar haqilagi kafolatnomalarda, moliyaviy hujjatlarda shunday bo‘lishi mumkin). Bunday xatlarda imzolar lavozimiga qarab joylashtiriladi. Imzo chekuvchi shaxslarning oldin ismi sharifining bosh harflari so‘ng otasining ismi (familiyasi) qavsga olinmay yoziladi.