O‘zbekiston respublikasi oliy va o‘rta maxsus ta’lim vazirligi mirzo udug‘bek nomidagi samarqand davlat

Ma’lumotnoma mavjud holatlarni bildirish uchun axborot berish mazmunini ifodalaydigan hujjatdir. Ma’lumotnoma, odatda, tashkilot, yuqori idora, mansabdor shaxs talabi yoki ko‘rsatmasi asosida yoziladi. Ma’lumotnoma o‘z xususiyati va mazmuniga ko‘ra ikki shaklga ega: xizmat ma’lumotnomasi va shaxsiy ma’lumotnoma kabi.
Xizmat ma’lumotnomasi muassasa faoliyatiga doir voqea-hodisalarni rasmiy aks ettiradi va tasdiqlaydi. Xizmat ma’lumotlari axboriy xususiyatga ega bo‘lgan xilma-xil ma’lumotlarni o‘z ichiga oladi. Zaruriy hollarda esa raqamli jadvallar ko‘rinishida tayyorlanadi. Bunday ma’lumotlar muassasa faoliyatiga aloqalor voqea-hodisalar haqida yuqori idora yoki mansabdor shaxsni xabardor qiladi. Taqdim etilayotgan ma’lumotnoma muassasa, ishlab chiqarish faoliyatining muhim masalari bo‘yicha mavjud holati-moliyaviy faoliyati, xodimlar (shtat)lar soni, rejalashtirilgan topshiriqlarning bajarilishi, moddiy-tovar boyliklarining saqlanish darajasi; mehnat intizomining axvoli va boshqa so‘ralayotgan masalalar haqida bo‘lishi mumkin. Masalan, “Samarqand davlat arxitektura-qurilish institutida 2013 yilda amalga oshirilgan ilmiy-tadqiqod ishlari haqida ma’lumotnoma”
Xizmat ma’lumotnomasi o‘z novbatida ikki xil bo‘ladi: ichki va tashqi xizmat ma’lumotnomalari kabi. Ichki xizmat ma’lumotnomasi muassasaning ichki ishlari, biror tarkibiy bo‘linma yoki ayrim xodim haqida tayyorlanib, shu muassasa rahbariga yo‘llanadi. Bunday ma’lumotnomalar bevosita tuzuvchi (bo‘linma boshlig‘i, xodim (kadr) lar bo‘limi boshlig‘i, ish yurituvchi, oddiy xodim va boshqalar) tomonidan imzolanadi va oddiy qog‘oz varag‘iga qo‘lda yozilishi ham mumkin. Tashqi xizmat ma’lumotnomasi muayyan muassasa nomidan yuqori idora yoki mansabdor shaxslarga, ularning ko‘rsatmasiga, talabiga muvofiq tayyorlanib jo‘natiladi; bunday ma’lumotnomalar xos ish qog‘oziga yoki maxsus bosma ish qog‘oziga yoziladi va muassasa rahbari tomonidan imzolanadi. Moliyaviy masalalarni aks ettiruvchi rasmiy ma’lumotlarda bosh hisobchining ham imzosi va muhr bo‘ladi. Ba’zan ilovalar ham beriladi.
Har qanday xizmat ma’lumotnomasi boshqa biron-bir hujjatni guvohlantirish yoki muayyan qaror qabul qilish uchun asos bo‘ladi. Ma’lumotnomalar sanasi u imzolangan va yuborilgan kuni qo‘yiladi, chunki u jo‘natma hujjatlar daftarida qayd etiladi. Xizmat ma’lumotnomasiga matn mazmunini ochib beruvchi sarlavha qo‘yiladi. Masalan, “Institutning ma’muriy-boshqaruv xodimlari haqida”. Ma’lumotnomada qayd etilayotgan xabarlarga taalluqli sana alohida ajratib, asosiy matn oldidan yoziladi. Masalan, “2013 yil 30 avgustidagi holatiga ko‘ra (muvofiq)” yoki “2013 yil 30 yanvaridan 30 avgustigacha bo‘lgan davr uchun” kabi. Ushbu ma’lumotnomalarni matn sarlavhasi tarkibiga kiritib yuboish ham mumkin.
SHaxsiy ma’lumotnomalar muassasalar tomonidan fuqarolarning turmushi va ish faoliyatidagi aksar holatlarni tasdiqlab beradigan hamda talab qilingan joylarga ko‘rsatadigan hujjatdir. Har bir tashkilotda xodimlar (kadrlar) bo‘limida fuqaroning shaxsiy faoliyatidan xabar beruvchi ma’lumotnoma (3.5 shakl-ob’ektivka) mavjul bo‘ladi.Unda ismi sharifidan boshlab qaerda va qachondan berli, qaysi bo‘limda, qasysi vazifada ishlashi, tug‘ilgan yili, joyi, millati, ma’lumoti, mutaxasisligi, ilmiy darajasi, unvoni, qaysi tillarni bilishi, davlat mukofotlari bilan taqdirlanganligi va qachon, umumiy mehnat faoliyati (yilari bilan) hamda yaqin qarindoshlari haqida to‘liq ma’lumot (ismi sharifi, qachon, qaerda tug‘ilgan, kim bo‘lib ishlagan yoki ishlayotgan, yashash joyi kabilar) aks etishi lozim. SHaxsiy ma’lumotlarning mazmun va xususiyati jihatidan turi ko‘p. Masalan, sog‘liqni saqlash muassasalari tomonidan beriladigan ma’lumotnomalar ham katta bir turkumni tashkil etadi. Bolalarning sog‘ligi haqidagi ma’lumotnomalar ularga bolalar bog‘chasiga borish, oromgoh (dam olish lagerlari)ga yo‘llanma olish, sportga qatnashish, maktab, kollej yoki oliy o‘quv yurtlariga o‘qishga kirish uchun talab etiladigan ma’lumotnomalar va h. Muayyan shaxsda ma’lum kasallik borligini tasdiqlovchi ma’lumotnomalar esa, o‘sha shaxsga og‘ir ishlarda ishlamaslik, davolanish uchun yo‘llanmalar olish, nafaqa undirish va boshqa kafolatlarni beradi. Xullas, ma’lumotnomalarni xili va mazmuni turli-tumandir, ulardan o‘rni bilan foydalaniladi.