O‘zbekiston respublikasi oliy va o‘rta maxsus ta’lim vazirligi mirzo udug‘bek nomidagi samarqand davlat

Majlis bayoni turli yig‘ilish, kengash va boshqa turdagi anjumanlarning olib borishlishini, majlis qatnashchilarining chiqishlarini va ular qabul qilgan qarorlarni aniq, siqiq holda qayd qiluvchi hujjatdir. U voqelikning o‘rni, vaqti va holati haqida ma’lumot berish bilan birgalikda, qarorlarning to‘g‘ri qabul qilinganligini tekshirish va uning bajarilishini nazorat qilishga imkon beradi. Doimiy ish ko‘ruvchi organlar (ilmiy kengash, hayhat va boshqalar), shuningdek, vaqtinchalik ish ko‘ruvchi organlar (anjumanlar, komissiyalar, maxsus yig‘ilishlar) faoliyatlarida, albatta, majlis bayoni yozilishi kerak. Majlis bayonining yozilishini shakllantirish kotibning asosiy vazifasidir. Majlis bayonlari turli organlarning doimiy tayinlab qo‘yilgan kotiblari tomonididan yig‘ilish jarayonida yozib borilib, rasmiylashtiriladi. Vaqtinchalik ish yurituvchi organlar majlislarida esa yig‘ilish jarayonida saylangan kotib aynan shu vazifani bajaradi (texnik vositasi bo‘lsa undan majlis bayonini yozib olishda foydalaniladi). Majlis bayonida o‘z aksini topgan axborotlarning aniqligi uchun butun mas’uliyat va javobgarlik majlis raisi va kotibi zimmasiga yuklatiladi. Umuman, majlis bayoni yozib olinishiga ko‘ra, qisqa va to‘liq, stenografik, fonografik, konspektiv shakllarda bo‘lishi mumkin.
Qisqa majlis bayonida faqatgina kun tartibi, ma’ruzachi hamda muzokarada qatnashganlarning familiyasi va qabul qilingan qaror ko‘rsatiladi. Ularda ma’ruzalar mazmuni batafsil bayon qilinmaydi. Bunday majlis bayonida masalaning muhokama qilinishi haqida to‘liq tasavvur berilmaydi. SHu nuqtai nazardan yig‘ilishda so‘zga chiqqan barcha qatnashchilarning bayon qilgan fikr mulohazalarini qamrab olgan to‘liq majlis bayoni afzaldir. Majlis bayonining to‘liq shakli faqat yig‘ilish xususida emas, balki o‘sha tashkilot yoki organning faoliyati to‘g‘risida ham fikr yuritishga imkoniyat beradi. Yig‘ilish stenografiyal-lashtirilayotgan (stenografik usulda) yoki mikrofon yordamida magnitofon kabi boshqa texnik vositalar yordamida (fonografik usulda) yozib olinayotgan bo‘lsa, qisqa majlis bayoni tuzilib, stenogramma rais va kotib tomonidan imzolangan holda asosiy majlis bayoniga ilova qilinadi (bunda so‘zga chiqqanlarning ma’ru-zalari matni ham ilova qilinishi mumkin). Doimiy maslahat organi yig‘ilishining majlis bayonida yig‘ilishda ishtirok etuvchilar soni ko‘rsatilishi juda muhimdir. CHunki bu siyosiy va huquqiy ahamiyatga ega. Majlis qarorlarini qabul qilish va uning qonuniy bo‘lishi uchun ishtirokchilarning nizom bo‘yicha etarli ekanligi (kvorum) asos hisoblanadi. Ma’muriy idoralarda majlis bayoni umumiy yoki maxsus bosma ish qog‘ozlarida rasmiylashtiriladi.. Majlis bayoni bir necha sahifadan iborat bo‘lsa, faqat birinchi sahifa bosma ish qog‘ozida, qolgan betlari esa oddiy qog‘ozda yoziladi. Yig‘ilish o‘tkazilgan kun majlis bayoning sanasi hisoblanadi. Muntazam ish ko‘ruvchi organlar majlis bayonining tartib raqami kalendar yili bo‘yicha tuzulgan dastur asosida izchil davom etadi. Majlis bayonida qatnashuvchilar ro‘yxati berilganda doimiy a’zolar va taklif etilganlar (15 kishidan oshmasligi lozim) familiyasi alohida-alohida alifbo tartibida qayd etiladi. (Odatda, doimiy a’zolar ro‘yxatdagi familiyalaridan so‘ng majlisga ishtirok etagani uchun o‘z imzolarini qo‘yadilar, shu orqali ham ishtirokchilarning nizom bo‘yicha etarli ekanligi (kvorum) ma’lum bo‘ladi. Bu ro‘yxat majlis bayoniga ilova etiladi.
Majlis bayoni kirish va asosiy qismdan iborat. Kirish qismi kun tartibidagi masalalar, ya’ni majlisda ko‘riladigan masalalarning nomlari (dolzarbligiga qarab) tartib raqami asosida ko‘rsatish bilan tugaydi. Kun tartibidagi har bir masala bo‘yicha ma’ruzachilarning ismi sharifi va lavozimi ham ko‘rsatiladi. Majlisning asosiy qismi kun tartibida qo‘yilgan masalalar o‘rni asosida boshlanadi. Masalaning ko‘rilish jarayoni tartibi uch qismdan iborat bo‘ladi Har bir qism - ESHITILDI, SO‘ZGA CHIQDILAR, QAROR QILINDI kabi bosh harflarda yozladi. Agar kun tartibidagi masalalar ko‘p bo‘lsa har bir masala yuzasidan alohida-alohida “ESHITILDI”, “SO‘ZGA CHIQDILAR”, QAROR QILINDI” sarlavhalari qo‘yiladi va so‘zlovchilar nutqining qisqa mazmuni, qabul qilingan qaror rasmiylashtiriladi. ESHITILDI so‘zidan oldin kun tartibidagi masalalarning raqami qo‘yiladi, so‘ngidan esa ikki nuqta qo‘yilib, yangi satrdan ma’ruzachining ismi sharifi bosh kelishikda yoziladi.Familiyadan so‘ng chiziqcha (tire) qo‘yilib, ma’ruzaning qisqacha mazmuni bayon etiladi, Agar ma’ruza matni tayyor bo‘lsa, tiredan so‘ng “matn ilova qilinadi” deb yozib qo‘yiladi. SO‘ZGA CHIQDILAR birikmasi ham aynan shu tarzda yoziladi. Zaruriyat bo‘lganda qavs ichida har bir masala va ma’ruzachi fikrlari yuzasidan so‘zga chiqqanlarning ish joyi va lavozimi ko‘rsatiladi. Majlisda berilgan savollar ham bayonnomaga yoziladi. Majlis jarayonining uchinchi qismi matnida muhokama etilgan masalalar bo‘yicha qarorlar qabul qilingani haqida ma’lumot QAROR QILINDI saravhasi ostida aks etadi v.h.