O’zbekiston respublikasi oliy va o’rta maxsus ta’lim vazirligi samarqand davlat universiteti tarix fakulteti

Manbalar va adabiyotlar 
Alimov I va b. Arxivshunoslik. Toshkent, 1997. 
Teoriya i praktika arxvnogo dela v SSSR. Moskva, 1980. 
11- Mavzu: Yig’majildlar tavsifi 
 
Reja: 
1. Yig’majildlarni tavsiflash haqidagi tushuncha 
2. Yig’majildlarni tavsiflashdagi axborot unsurlari 
Arxivlar ilmiy faoliyatining yo’nalishlaridan biri 
hujjatlar 
va 
yig’majildlarni 
tavsiflashdir. 
Yig’majildlarning tavsifi arxivlarda tuziladigan 
Yig’majildlarni tavsiflash 
haqida tushuncha 

---

50 
barcha 
ma’lumotnomalarning 
asosi 
hisoblanadi. 
Yig’majildlar 
tavsifi 
muassasalarda ish yuritish jarayonida yoziladi, ularni muassasa arxivlariga 
topshirish paytida yakunlanadi. Arxivlarga umuman tavsiflanmagan yoki talab 
darajasida tavsiflanmagan yig’majildlar topshirilgan taqdirda ularni tavsiflash ishi 
muassasa yoki davlat arxiv-larida amalga oshiriladi. 
Yig’majildlarni tavsiflashdan asosiy maqsad har bir yig’majildning tarkibi 
vamazmunini aniq aks ettirish va shu asosda hujjatlarni tezda topish hamda ulardan 
foydalanishni ta’minlashdan iboratdir. 
Hujjatlarni ilmiy asosda tavsiflash ularning tarkibi va mazmunini obyektiv 
tarzda yoritishni taqozo etadi. Yig’majildlarni tavsiflashda differensial yondashuv 
talab qilinadi. Fondlarning qaysi kategoriyaga mansubligini e’tiborga olgan holda 
ma’lumot unsurlari turli yo’llar bilan bayon etilishi zarur. 
Yig’majildlarni tavsiflashda ularga xos 
bo’lgan quyidagi asosiy belgilar aniqlanadi 
va muqovasiga
yozib qo’yiladi: 
Tashkilot va uning tarkibiy qismi nomi; 
Yig’majildning nomenklatura bo’yicha indeks raqami; 
Sarlavha; 
Boshlanish va tugash sanasi; 
Varaqlar miqdori; 
Saqlash muddati; 
Arxiv shifri. 
Alohida muhim ahamiyatga ega bo’lgan hujjatlarni tavsiflash paytida qisqa 
annotasiya yozish, shuningdek bu hujjatlarning asl nusxa yoki ko’chirma nusxa 
ekanligi, ularni to’laligi darajasi va yaratish usuli qayd etiladi. 
Tashkilot (muassasa) va uning tarkibiy qismi nomi. Muassasaning nomi 
yig’majildni qaysi fondga mansubligini bildiradi. Muassasaning nomi to’liq 
shaklda hamda qavsning ichida rasmiy tarzda qisqartirilgan holda yozilishi kerak. 
Masalan, O’zbekiston SSR Markaziy Statistika boshqarmasi (O’zSSR MSB). Agar 
tashkilot (muassasa) ning nomi o’zgargan bo’lsa, muqovada uning barcha nomlari 
qayd etilishi shart (yig’majildlardagi hujjatlarda o’z aksini topgan davr davomida). 
Muassasaning nomidan so’ng uni tarkibiy qismining nomi yoziladi. Bunday 
ma’lumotlarning aks ettirilishi arxiv fondi miqyosida yig’majildlarni turkumlash 
ishini osonlashtiradi. 
Yig’majild indeksi. Yig’majildlarning indeksi ularning nomenklatura 
bo’yicha tartib raqamini ko’rsatadi. Yig’majildlar indeksi ish yuritishda hujjatlarni 
tashkil etish tizimini aks ettiradi.