Part II guidance Notes Pillar I – Laws, Policies, and Institutions

1.2 Institutional frameworks and capacities
1.2.1 Define and coordinate roles 
and responsibilities of 
government institutions involved 
in the governance and 
management of mining.
• 
Effective governance of the mining sector often requires the involvement of multiple 
government agencies. Where requirements are issued by multiple governmental agencies, 
care should be taken to ensure that obligations and procedures are aligned and do not 
conflict and result in unnecessary duplication or inefficiencies. This also ensures 
accountability. Therefore:
o 
Internally – Roles and responsibilities should be clearly outlined in laws or 
procedures for all aspects of the mining project life cycle. 
o 
Externally – Information about the responsibilities and relations between different 
institutions and their mandates should be publicly disclosed and accessible. 
• 
There should be coordination among government institutions for inspections, enforcements, 
auditing procedures, and sharing of information. 
1.2.2 Establish robust monitoring 
and enforcement mechanisms 
with appropriate sanctions and 
resources to ensure compliance 
with laws and regulations.
• 
Government institutions should have an effective oversight role in ensuring that laws and 
regulations are implemented by mining entities throughout the life cycle of the mines with 
clear rules and expertise in institutions responsible for mining and mechanisms.
• 
Monitoring and enforcement mechanisms and agencies should be sufficiently resourced, 
financially, and with human resources and equipment. These activities could be funded by 
mining revenues or paid for by mining entities and designed in a way that does not 
compromise government agencies’ independence. 
• 
As part of its monitoring activities, governments should conduct ad hoc inspection visits to 
mine sites. Government should use external technical experts when it lacks internal capacity 
to audit technical activities, such as management or closure plans, to validate risk 
assessments, and/or activities associated with high-risk elements. 

---

4 
• 
Violations, breaches, and non-compliance of laws, regulations, and agreements should be 
subject to adequate sanctions. Sanctions should be non-arbitrary, enshrined in laws and 
regulations, and commensurate with the level of violation to fairly and effectively uphold the 
law while serving as a deterrent. 
• 
Governments should provide guidelines and/or promote participatory monitoring 
mechanisms for the management of environmental and social issues as an effective way to 
build credibility and trust among stakeholders. Mechanisms should include women 
(especially women’s organization and other grassroots NGOs) and other under-represented 
groups. Appropriate resources should be allocated to enable participatory monitoring.
1.2.3 Strengthen institutional 
capacities and allocate resources 
to enhance expertise, 
transparency, and accountability. 
• 
Ongoing training and mentorships programs should be in place to enhance technical skills and 
knowledge of government officials.
•