Рўйхатлар тузишни ташкил қилиш усули. Рўйхат икки қисмдан - йиғмажилдлар рўйхатидан ва рўйхатга тузилган ёрдамчи маълумотлардан иборатдир. Рўйхатнинг асосий қисми йиғмажилдлар рўйхати қуйидаги ахборот элементларини ўз ичига олади: тартиб рақами, идора бўлимидаги йиғмажилднинг рақами, йиғмажилднинг сарлавҳаси, йиғмажилднинг бошланган ва тугатилган санаси, варақлар сони ва изоҳ.
Рўйхатнинг тузилиши (структураси) фондни ташкил қилган идоранинг тузилиши билан бир хил бўлади. Рўйхатда йиғмажилдлар йиллар бўйича, йил ичида идора тузилиши бўлимлар бўйича жойлаштирилади ва ёзилади.
Доимий сақланадиган йиғмажилдларга алоҳида рўйхат тузилади. Мабодо йиғмажилдлар кўп бўлса, рўйхатлар йиғма рақамлари тўрт хонали сонга етгандан кейин янги рўйхат тузилади. Ҳар бир рўйхат бир рақамидан бошланади.
Қуйидаги ҳужжатларга алоҳида рўйхат тузилади;
1. Идоранинг шахсий таркибига, ходимларига оид материаллар.
2. Вақтинча сақланадиган ҳужжатлар.
3. Фонд материалларига тузилган варақалар каби маълумотномалар.
Таянч тушунчалар:
1. Фондлар шарҳлари - бу шарҳ битта фонднинг ҳужжатлари таркиби ва мазмуни, улардаги муҳим мавзу, масалалар тўғрисида кетма-кет ва атрофлича ахборот берган архив маълумотномасидир.
2. Мавзу бўйича шарҳлар - битта мавзуга оид бир неча фондларда сақланаётган ҳужжатлар таркиби ва мазмуни тўғрисида ахборот берувчи архив маълумотномаларидандир.
3. Кўрсатгичлар - архив фондлари тўғрисида мунтазам тартибда ахборот берувчи архив маълумотномасидир.
4. Архив шарҳлари - бу айрим ҳужжатлар мажмуаси таркиби ва мазмуни тўғрисидаги тартибли ахборотларни ўз ичига олган маълумотномалардир.
5. Архив рўйхати (опись) - бу ҳисоб ҳужжати ва айни вақтда ҳужжатларнинг мазмуни бўйича маълумотномадир.
10.Мавзу: ЎЗБЕКИСТОН РЕСПУБЛИКАСИ МИЛЛИЙ АРХИВ ФОНДИ ҲУЖЖАТЛАРИДАН ФОЙДАЛАНИШНИ ТАШКИЛ ЭТИШ. АРХИВ ҲУЖЖАТЛАРИНИ САҚЛАШ
РЕЖА:
1.Архив ҳужжатларидан фойдаланишнинг мақсади
2. Ҳужжатлардан фойдаланиш шакллари.
3. Архив ҳужжатларини сақлаш.
Do'stlaringiz bilan baham: |
