Республикаси Олий Мажлиси қабул қилган «Архивлар тўғрисида»ги

1. Режалаштириш
Барча меҳнат жамоалари келгуси йилда ҳам худди ўтган йили бўлгани каби, ўз ишлари ҳажми кўрсаткичларини ўзлари мустақил белгилашлари зарур.
Ишларни режалаштирганда Ўзбекистон Республикаси давлат архивларида бажариладигаи асосий иш турларининг Ўзбекистон Республикаси Меҳнат вазирлиги ва давлат муассасалари касаба уюшмалари Тошкент шаҳар қўмитаси («Ўзбошархив»нинг 1993-йил 9-июлдаги №58/01-04-мактуби) тасдиқлаган вақт ва ишлаб чиқариш нормаларига, шунингдек, доимий нормаларга асосан давлат архивларининг ўзида ишлаб чиқилган нормаларга; давлат ҳисоби ва илмий-маълумотнома аппаратини ривожлантириш ва такомиллаштиришнинг 1989-1995 йилларга мўлжалланган ташкилий-методик тадбирлар режаларига, Давлат архив фонди ҳужжатларининг идоравий сақланишини такомиллаштиришни 1990-1995 йилларга мўлжалланган тадбирлар режаларига, «Ўзбошархив» хайъати қарорларига асосланмоқ керак.
Булардан ташқари республика архив муассасалари иш режаларида қуйидагилар ўз аксини топмоғи керак:
1. Идоравий архивлар иши Асосий қоидаларини «Ўзбошархив» комиссияси кўрсатган илмий-тадқиқот ва методик ишларга оид камчиликларини тузатиш (ЎзР МДА, ЎзР ИТТҲ МДА).
2. Архивлар аҳволини комплекс текширув ва Ўзбекистон Республикаси Олий ва ўрта махсус таълим тизими муассасаларида иш юритишнинг ташкил этилишини текшириш («Ўзбошархив»га маълумотномалар бериш муддати - 1994 йил 1 май).
3. «Ўзбошархив»нинг 1989 йил 23- октябрда тасдиқланган жадвали асосида давлат архивлари ҳисобли ҳужжатларини «Ўзбошархив»нинг РКФ билан солиштириш (Самарқанд вилояти ва Қорақалпоғистон Республикаси давлат архивлари, ЎзР МДА).
4. Матни ўчиб бораётган ҳужжатларни аниқлаш, ҳисобга олиш ва тиклаш бўйича иш олиб бориш («Ўзбошархив»нинг матни аниқ бўлмаган ва ўчиб бораётган ҳужжатларни аниқлаш ва ҳисобга олиш тўғрисидаги тавсияномаларига қаранг, Т., 1991 й.).
5. Кам қимматли фондлар ҳужжатларини экспертиза қилиш бўйича иш олиб бориш.
6. Олий ўқув юртлари диплом лойиҳалари ва диплом ишларини, уларнинг идора архивларида сақланиш муддатларининг ўзгартириш имконини кўриш, ЭТК таклифларини муҳокама этиш (Тошкент шаҳри, Самарқанд, Бухоро, Фарғона, Наманган вилоятлари давлат архивлари).
7. Тугатилган муассасалар ҳужжатларини тартибга келтириш ҳолатини таҳлил этиш. ЎзР МДАлари, Қорақалпоғистон Республикаси, вилоятлар ва Тошкент шаҳри давлат архивларининг жамлама маълумотномалари «Ўзбошархив»га 1994 йил ҳисоботи билан бирга топшириш.
8. Саноат ва граждан қурилиши бўйича Ўзбек давлат корпорацияси ҳайъатининг 1993 йил 16-июл қарорини («Ўзбошархив»нинг 1993 йил 19-июлдаги 21-буйруғига қаралсин) амалга ошириш борасида Саноат ва
граждан қурилиши бўйича Ўзбекистон давлат корпорацияси тизими ташкилотларидан сақлов муддати тугаган ҳужжатларни қабул қилиш.
9. Самарқанд шаҳрида 1994 йил май ойида ўтказиладиган «Ўзбекистон Республикаси мустақиллиги даврида архив ҳужжатларидан фойдаланиш» мавзусида республика илмий-амалий конференциясида иштирок этиш.
Қуйидаги мавзуларда ахборот ва маърузалар тайёрлаш:
ЎзР МДА - «ЎзР МДАда сақланаётган Самарқанд вилояти тарихига оид ҳужжатлар ҳақида».
Муддати-1994 йил март.
ЎзР КСОҲ МДА -«Самарқанд вилояти тарихига оид воқеаларнинг фотоҳужжатлардаги акси».
Муддати-1994 йил феврал.
Қорақалпоғистон Республикаси ва вилоятлар вакилларининг конференцияда иштирок этишни истаган давлат архивларига маърузалар мавзуи ва маърузачилар исми-шарифи ҳақида хабар бериш.
Муддати-1994 йил январь.
Маъруза ва ахборотларда у ёки бу архивнинг ҳужжатларидан фойдаланиш борасидаги ижобий тажрибалари баён қилиниши зарур.
Муддати - 1994- йилнинг 1-чораги».
Ушбу ҳужжатдан кўриниб турибдики, «Ўзбошархив» (ҳозирги "Ўзархив" агентлиги) маҳаллий архив муассасаларига архивларни ҳужжатлар билан бутлаш, ҳужжатлар қимматдорлигини экспертиза қилиш, ҳужжатларни идоравий сақланишини такомиллаштириш, иш юритишдаги ҳужжатларни ташкил этишни яхшилаш, ҳужжатлар сақланишини таъминлаш, ҳужжатлар ҳисобини олиб боришни яхшилаш, архив ҳужжатларидан фойдаланишни фаоллаштириш ва бошқа масалалар бўйича кўрсатмалар беради. «Ўзархив» агентлиги бўлимлари архив муассасаларига архив ишини режалаштиришда амалий методик ёрдам кўрсатади ва режанинг амалга оширилишини назорат қилиб боради.
Архив ташкилотлари ҳисобот ҳам тайёрлайдилар. Ҳисобот бу шундай ҳужжатки, унда маълум даврга мўлжалланган режанинг бажарилиши бўйича ташкилот фаолиятининг якуни акс эттирилади. Ҳисоботни тузиш жараёни бир неча босқични ўз ичига олади. Ташкилот ходимлари шахсий иш режасини бажариш тўғрисида ҳисобот ёзади. Ташкилотнинг ҳар бир бўлими юқоридаги ҳисоботлар асосида бўлимнинг умумий ҳисоботини тайёрлайди. Бўлимлар ҳисоботлари асосида бутун ташкилот ҳисоботи тузилади.
Давлат архивлари юқори архив идораларига ёзма ҳисобот ва
статистик ҳисоботлардан ташкил топган йиллик ҳисобот топширадилар.
Ёзма ҳисобот йиллик режанинг барча бўлимлари бўйича ва унинг шаклига
мувофиқ тузилади. Ёзма ҳисоботда йиллик режанинг бажарилиши таҳлил
этилади, унинг баъзи кўрсаткичлари бажарилмай қолган айрим тадбирлар
бошқалар билан ўзгартирилган ҳолларда унинг сабаблари шарҳлаб
берилади. Давлат архивларини бутлаш қайси тармоқлар бўйича
бўлганлиги, қайси тугатилган ташкилотлардан ҳужжатлар қабул
қилинганлиги қайд этилади. Илмий-маълумот аппаратини қайси
йўналишлари бўйича такомиллаштириш ишлари амалга оширилгани,
қайта ишланган фондлар рўйхатлари номери кўрсатилади. Ҳужжатлардан
фойдаланишнинг барча турлари бўйича ўтказилган тадбирлар мавзусига
батафсил тўхталади ва архив ишида дуч келинган қийинчиликлар
ёритилади. 20-декабрга қадар давлат архиви фондлари таркиби ва
миқдоридаги ўзгаришлар ҳақида маълумотлар берилади.
Давлат архивининг ёзма ҳисоботига «Архив ишини ривожлантириш режасининг бажарилиши ҳақида статистик ҳисобот» (1-ДА шакли) илова қилинади. Бу ҳисоботда архивни ҳужжатлар билан бутлаш, улар сақланишини таъминлаш, илмий-маълумот аппаратини такомиллаштириш, ҳужжатлар қимматдорлигини экспертиза қилиш, матни ўчиб бораётган ҳужжатларни аниқлаш, ҳисобга олиш ва тиклаш ҳақида рақамлар билан кўрсатилган маълумотлар берилади. Давлат архиви архив ишини бошқарув идораларига, шунингдек, «Идора архивларига 1-декабргача сақланаётган ЎзР МАФ ҳужжатларининг аҳволи ва ҳажми ҳақида статистик ҳисобот» (2-ДА шакли), «Давлат сақланувидаги ЎзР МАФ ҳужжатларининг сақланишини ташкил этиш ҳақида 1-январгача ҳисобот» (3-ДА шакли), «Илмий нашр ва илмий тадқиқот ишлари режасининг бажарилиши ҳақида ҳисобот» (4-ДА -шакли), «Архив шаҳобчалари ҳақида ҳисобот» (6-ДА шакли) тақдим этилади. Булардан ташқари, давлат архивлари кадрлар бўйича ҳам статистик ҳисоботлар тузадилар ва юқори архив идорасига топширадилар.
Архив ишини бошқарув идоралари ўзининг фаолияти якунлари ва уларнинг қарамоғидаги архив ташкилотлари иши ҳақида умумлашма йиғма йиллик ҳисоботлар тузадилар.