6.3. ҲУЖЖАТЛАРНИ АРХИВГА ТОПШИРИШ ВА УЛАРНИ ЙЎҚ ҚИЛИШ ҚОИДАЛАРИ Мустақилик шарофати билан корхоналарда иш юритиш тизимида катта ўзгаришлар рўй берди. Айниқса ҳужжатларни расмийлаштиришда замонавий техникалар, технологиялар кириб келди. Ҳар бир раҳбар ҳужжатларни тайёрлаш ва уни архивда сақлаш йўлларини ўрганди. Календарь йилининг тугаши билан келгуси йилнинг биринчи апрелигача иш юритишнинг жорий даврдаги ҳужжатларни корхона девонхонага топширилади. Агар девонхонада сақлаш мудати давомида ташкилот ёки унинг таркибий янги ва эски номи ҳужжатларга ёзиб қўйилади. Йилига ҳужжатларни экспертизадан ўтазиш учун корхона раҳбарияти томонидан эксперт комиссияси тузилади. Бундай назоратда ҳужжатларнинг амалий жиҳатдан тўлиқлигини ўрганилади. Бу эксперт комиссиясига корхона таркибий бўлинмасидан малакали ишчилар танлаб олинади ва уларнинг сони учтадан кам бўлмаслиги керак. Комиссиянинг раиси қилиб корхона раҳбариятидан тайинланади. Ҳужжатларни назорат қилишда бирон-бир қийинчилик туғилса, мутахассислар ва маслаҳатчилар жалб қилинади. Эксперт комиссияси қарори корхона раҳбарияти томонидан тасдиқланади. Ҳужжатларни узоқ ва қисқа муддатда сақланишини ёки муддати тугаган ҳужжатларни йўқ қилишга берилишини саралаш корхона ходимлари томонидан амалга оширилади. Ҳужжатларни, фақат йиғмажилдларнинг муқовасидаги сарлавҳасига қараб саралаш тавсия этилмайди. Корхона ҳужжатлар рўйхати тасдиқланмасдан туриб бирон бир ҳужжат йўқ қилинмайди. Агар корхона узининг фаолияти жараёнида давлат девонхонасига ҳужжатларни топширишни лойиқ кўрмаса, у ҳолда девонхона идораси, юқори ташкилот ташаббуси билан ёки корхонанинг илтимосига биноан ҳужжатларни ўзи мустақил йўқ қилишга ҳуқуқ бериш масаласини кўриб чиқади ва рухсат этади. Йўқ қилишга ажратилган ҳужжатларга далолатнома тузилади ва бу далолатномага эксперт комиссия аъзолари имзо чекиб, корхона раҳбарияти уни тасдиқлайди. Йўқ қилиниши лозим бўлган ҳужжатлар уларга тааллуқли бўлган назорат-ҳисобот карточкалари билан бирга жойлаган ҳолда иккинчи даражали хом-ашё тайёрлаш идораларига ёки қоғозни қайта ишлаш ташкилотларига топширилади. Топшириш, йиғмажилдларнинг сони ва қабул қилинган макулатура оғирлиги кўрсатилган қабул қилиш-топшириш юк хати орқали расмийлаштирилади. Ҳужжатларни тартибга солиш ва уларни сақлаш ҳуқуқий ва амалий жиҳатдан катта махорат талаб қилади. Шунинг учун ҳар бир ҳужжатни сақлашда, тартибга солишда, уларни тўлдиришда ва умуман ҳужжат билан ишлаганда маълум бир маънавий етукликка эришган бўлиши керак.
Do'stlaringiz bilan baham: |
