Сущность управленческого процесса

Таблица 3. Особенности стратегических и тактических решений.

№ п/п	Признаки решений	Стратегические решения	Тактические решения
1.	Направленность	Будущее развитие фирмы.	Текущее развитие фирмы.
2.	Масштабность	Общие для фирмы.	Для реализации конкретной цели.
3.	Временной фактор	Долговременные.	Краткосрочные.
4.	Предметность	Определение целей и средств их достижения.	Выбор средств достижения намеченной цели.
5.	Содержательность (причинно-следственная связь)	Средство реализации политики фирмы.	Средство реализации стратегии фирмы.
6.	Условия разработки	Изменение во внешней среде или требований к деятельности фирмы.	Инструмент стратегии.
7.	Существующие ориентиры разработки	Политика фирмы.	Разработанная стратегия, существующие правила и процедуры.
8.	Уровень разработки	Высший.	Средний.
9.	Организация разработки	Создание матричных структур.	Использование традиционных структур.
10.	Оценка эффективности	Своевременная реакция на конъюнктуру рынка и другие факторы внешней среды.	Экономическая и социальная эффективность реализации цели.

3. Методы и средства разработки и принятия управленческих решений

Документирование охватывает все управленческие процессы. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения тех или иных вопросов, объемом и характером взаимосвязей с окружающей (внешней) средой. При этом используется Государственная система документационного управления (ГСДОУ), унифицированные системы документации (УСД) и внутренние положения организации.
УСД – это комплекс взаимосвязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих необходимую для управления организаций информацию. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией издаются следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.
Решения, затрагивают интересы других организаций (совместные) издаются в форме совместного решения, имеющего правовую силу во всех заинтересованных организациях. Распорядительные документы могут быть отменены или изменены ЛПР или вышестоящим органом. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами. Проекты совместных решений требуют предварительного согласования. В случае разногласий к проекту прилагаются замечания и формулировка сути разногласий.
Обсуждение решений, принимаемых коллегиально, протоколируется. Протоколы оформляются на основании записи хода заседания.
Проект УР должен быть согласован с исполнителями, руководителями заинтересованных структурных подразделений.
Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или заместителем в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением об организации, структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей и т.п. Если за содержание документа отвечают несколько лиц, ставится несколько подписей.
Финансовые, бухгалтерские документы подписывают руководитель организации, финансовый директор или главный бухгалтер. Совместные документы подписывают руководители всех организаций-участников. Документы подготовленные комиссией подписывают председатель и все члены комиссии. Решения коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем. Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа единолично, имеют одну подпись.
Правом подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может быть наделен заместитель руководителя главный специалист, руководитель структурного подразделения.
Все документы можно разделить на две группы:

• 
  документы общего руководства организацией (приказы, распоряжения и т.п.)
  
• 
  документы по функциям управления (планы, отчеты, инструкции)⁵.
  

Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению документа.
В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В случаях когда поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лиц, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Приказ – распорядительный документ предприятия. Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями по поручению руководства или по собственной инициативе.
Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.
В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный, иной правовой акт, то в констатирующей части указывается его вид, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается данного предприятия (структурного подразделения).
Распределительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ».
В пунктах распорядительной части приказа указывается исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.
Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа.
В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.
Проекты приказов представляются на подпись руководителем канцелярии или общего отдела, который несет ответственность за правильность их оформления.
Приказ подписывается руководитель предприятия или по его поручению заместитель руководителя.
Приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
Указание – распорядительный документ, издаваемый преимущественно по вопросам информационно-методического характера, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов предприятия.
Указания подписывает руководитель предприятия или по его поручению заместитель руководителя предприятия, руководители структурных подразделений в пределах их компетенции.
Подготовка и оформление указаний проводится в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.
Распорядительная часть указания начинается словом ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ).
Указания нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
Инструкция – документ, в котором излагаются правила, регулирующие специальные стороны действительности предприятия.
В заголовке к тексту инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяется ее требования.
Текст инструкции состоит из разделов, внутри которых делится на пункт и подпункты.
В тексте инструкции используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается» и т.п.
Инструкция визируется руководителем структурного подразделения-разработчика и утверждается руководителем предприятия или по его поручению заместителем руководителя путем издания приказа об утверждении инструкции или проставлением грифа утверждения.
Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, совещаниях, конференциях.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части заполняются следующие реквизиты: председатель; секретарь; присутствовали; повестка дня. На бланке протокола эти реквизиты могут иметь типографское исполнение.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктах повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола; постановление (решение) печатается полностью. Текст постановления строится по образцу текста приказа.
Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.
Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.
Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
Порядок подготовки и выпуска протоколов и решений коллегиальных органов определяется в положениях об этих органах или регламентах их работы.
Документы общего руководства могут разрабатываться работниками различных подразделений, а документы по функциям управления, как правило, готовятся работниками соответствующих служб.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю предприятия (реже – вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях, и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.
Докладная записка, адресованная руководителю предприятия (внутренняя), может быть составлена с помощью ПК, машинописными или рукописным способом.
Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие повод к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.
Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем (автором).
Докладные записки (внешние), направляемые в вышестоящие органы, должны быть подписаны руководителем предприятия. Датой докладной записки считается дата ее подписания.
Документы состоят из отдельных элементов, или реквизитов. Совокупность реквизитов отражает форму документа. От полноты и качества оформления документов зависит их юридическая сила. В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов по мере необходимости может быть дополнен.
К основным организационным документам относятся: устав, положения, инструкции.
Устав – это свод правил, отражающих деятельность организации. Утверждаются вышестоящими органами или руководителями и регистрируются в административных органах. В оформлении уставов должны присутствовать такие реквизиты как: наименование министерства или сферы деятельности, наименование организации, вид документа, индекс, дата, место издания, гриф утверждения, дата и место регистрации. В реквизите «текст» предусматриваются следующие разделы общие положение, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность, имущества и средства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация или ликвидация. В зависимости от организационно-правовой формы собственности добавляются такие разделы как уставный капитал, акции и ценные бумаги, распределение прибыли, формирование фондов и т.д. После текста ставится подпись руководителя.
Типовое Положение о структурном подразделении – документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности структурного подразделения. Положение определяет статус данного подразделения, отражает его место в системе управления, показывает внутреннюю организацию. На основе Положения составляется штатное расписание данного подразделения, организуется его повседневная деятельность, определяется степень ответственности за выполнение возложенных на него задач и функций. Применение положения позволяет обоснованно оценивать результаты деятельности структурного подразделения, принимать решения о его материальном и моральном стимулировании.
При разработке Положения следует учитывать результаты предварительного изучения содержания, объема выполняемых функций, особенности организации труда.
Положение включает следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Задачи
3. Структура (штаты).
4. Функции.
5. Права.
6. Взаимоотношения с другими подразделениями.
7. Ответственность.
В разделе «Общие положения» указывается точное название подразделения, его место в организационной структуре, степень самостоятельности, подчиненность. Кроме того, необходимо провести перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми руководствуется подразделение в производственной деятельности.
Раздел «Задачи» раскрывает содержание основных задач подразделения. Особое внимание при этом следует обратить на согласование формулировок задач для взаимосвязанных подразделений.
В разделе «Структура» отражается внутреннее разделение труда, производится штатное расписание.
Раздел «Функции» является основным разделом Положения. В нем приводится характеристика деятельности данного подразделения. Функции должны быть четко сформулированы и распределены между участниками процесса. Также здесь указывается степень самостоятельности подразделения в решении тех или иных вопросов.
Раздел «Права» содержит перечень прав, реализуемых руководителем и другими работниками, в соответствии с установленным разделением и кооперацией труда. Важно отразить соответствие прав подразделения действующему законодательству, постановлением правительства и вышестоящих органов, а также Уставу фирмы.
Не менее важным является раздел «Взаимоотношения с другими подразделениями». В данном разделе определяются взаимосвязи различных подразделений, взаимные обязательства, отражается характеристика входящей и исходящей документации, учитываются периодичность, сроки и формы представления информации.
В разделе «Ответственность» отражаются основные позиции, по которым руководитель несет личную ответственность за выполнение возложенных на подразделение задач; за достоверность документации, подготавливаемой подразделением; за правильность применения тех или иных инструкций, положений и т.п.; за рациональную организацию труда исполнителей; за состояние трудовой дисциплины и работу с кадрами.
На основе Положения о подразделении разрабатываются должностные инструкции сотрудников. Обязанность руководителя рационально распределить объем работ между сотрудниками, четко прописать конкретные задачи для каждого работника, его полномочия и ответственность. Крайне важно правильно определить порядок взаимодействия руководителя и сотрудника, определив круг задач, которые работник вправе решать самостоятельно.
Должностная инструкция. В комплексе организационных документов коммерческих предприятий (уставе, учредительном договоре, структуре и штатной численности, штатном расписании и др.) особое место занимают должностные инструкции. Должностная инструкция – нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности сотрудника предприятия.
На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателей и работников.
Должностная инструкция разрабатывается инспектором по кадрам или специалистом по работе с персоналом, согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается директором предприятия. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора предприятия.
Должностная инструкция содержит следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Функции.
3. Должностные обязанности.
4. Права.
5. Ответственность.
В разделе 1 (Общие положения) устанавливаются: область деятельности специалиста; порядок его назначения и освобождения от должности замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность специалиста; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.
В разделе 2 (Функции) перечисляются основные направления деятельности специалиста.
В разделе 3 (Должностные обязанности) определены конкретные виды работ, выполняемые специалистом.
В разделе 4 (Права) устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей.
В разделе 5 (Ответственность) указывается, за что конкретно несет ответственность данный специалист.
В дополнение к основным разделам должностной инструкции может быть введен раздел, регулирующий трудовые взаимоотношения, между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать круг служебных связей, порядок предоставления отчетов, планов и других документов, периодичность представления отчетной информации и др.
Для должностных инструкций делать шаблоны нецелесообразно. Разумнее для каждой должности на предприятии в отдельном файле хранить свою должную инструкцию.
Для выполнения задания студенту необходимо выбрать конкретную организацию и определить проблему, или использовать ситуацию из Приложения Д, по которой будет приниматься управленческое решение. Провести анализ возможностей организации по реализации будущего решения. Если возможности совпадают с целями управленческого решения и целями руководства, можно приступать к разработке модели, для этого необходимо составить «дерево» целей (см. пример в Приложении Б); затем «дерево» решений (см. пример в Приложении В); разработать критерии выбора альтернативного варианта и сделать окончательный выбор. Выбранный альтернативный вариант достижения целей и составит проект будущего управленческого решения. Необходимо провести выбор альтернативного варианта с учетом ожидаемых последствий. Проект управленческого решения необходимо представить в документальной форме в соответствии с требованиями к документообороту конкретной организации и культуре делопроизводства. 
Следующим этапом является утверждение проекта решения. Далее необходимо разработать график его реализации с учетом требований контроля за реализацией и ожидаемыми последствиями.
Затем следует описать процедуру контроля и возможные меры по устранению нежелательных последствий. В завершении следует описать процедуру оценки эффективности управленческого решения и выявить обратную связь.