Tax Guide for Small Businesses 20 20 /2

objection or appeal and records 
A person (taxpayer or vendor) is required to keep records
117
(such as ledgers, cash books, 
journals, cheque books, paid cheques, bank statements, deposit slips, invoices, stock lists 
and registers), books of accounts, data in electronic form and records or documents for five 
years from the date of submission of a return or if a person is not required to submit a return, 
for five years from the end of a relative tax period. 
However, if an objection or appeal
118
has been lodged against an assessment, all records,
119
 
books of account or documents relevant to the objection or appeal must be retained until the 
assessment or decision becomes final. 
6. 
Appointment of auditor or accounting officer 
A company is generally required by law to appoint an auditor who will audit and sign an audit 
report in respect of its financial statements. Similarly a CC is required to appoint an accounting 
officer. 
7. 
Representative taxpayer 
Any company or CC which conducts business or has an office in South Africa must, within one 
month from the commencement of business operations or acquisition of an office for the 
purposes of section 246 of the TA Act, appoint an individual residing in the Republic as the 
public officer of the company or CC. The representative must be approved by SARS. 
8. 
Tax clearance certificates and Tax Compliance Status 
Exchange controls have been relaxed since 1 July 1997, allowing South African residents to 
invest funds abroad, or to hold funds in foreign currencies at local banks (see 4.4). 
Investors are required to apply for a tax clearance certificate (TCC)
120
or a tax compliance 
status (TCS) pin from SARS.
121
The TCS pin can be used instead of or in place of a TCC by 
authorised third parties to verify a compliance status online of a person via SARS eFiling.