Теоретические основы управленческой отчетности Управленческая отчетность: сущность и назначение

2.3 Проблемы и методы повышения оперативности формирования управленческой отчетности

Для целей повышения оперативности формирования управленческой отчетности используется так называемая методология формирования отчетных данных по принципу "быстрого закрытия" (fast close). Быстрое закрытие - способ формирования отчетности, не требующий обязательного первичного бухгалтерского документа в качестве основы для данных отчетности. В случае, если к моменту формирования отчетности отсутствуют полные бухгалтерские первичные данные, принцип быстрого закрытия допускает осуществления "оценочных начислений (accruals)" - оценок показателей, ожидаемых значений, - вместо использования точной суммы операции на основе бухгалтерского первичного документа для целей формирования (закрытия) отчетности. Формирование отчетности методом "быстрого закрытия" может осуществляться как в рамках, так и вне информационных систем (модулей информационных систем), поддерживающих бухгалтерский учет и формирование финансовой отчетности. Ответственность за проведение начислений несут планово - экономическая служба организации.

После составления отчетности планово-экономические службы проводят анализ относительно плана и фактических показателей. Предоставляют объяснения для любого отклонения, который превосходит порог, установленный по отдельным показателям отчетности.
Далее эти объяснения используются при подготовке итогового отчета за месяц. После чего отчеты предоставляются руководству компании для принятия управленческих решений.
На современном этапе компании нефтепродуктообеспечения нередко сталкиваются с отсутствием возможности оперативного получения полной и достоверной информации, необходимой для принятия эффективных управленческих решений.
Это обусловлено и сложной филиальной или холдинговой структурой предприятия, разнообразной деятельностью (хранение, перевалка, оптовая и розничная реализация различных видов нефтепродуктов), территориальной разбросанностью предприятия (управление, несколько нефтебаз, каждая из которых обслуживает сеть автозаправочных станций).
Естественно, что при такой структуре организации предприятия сведения о свершившихся операциях филиалов поступают в управление со значительным запозданием, информация имеет достаточно низкую степень достоверности, сбор информации отнимает много времени у сотрудников филиалов на ее подготовку, а у сотрудников управления - на сведение итоговых отчетов.
Отсутствие оперативной информации не позволяет руководству предприятий нефтепродуктообеспечения осуществлять своевременное и рациональное планирование закупок распределения нефтепродуктов и контролировать работу филиалов.
Таким образом, специфика предприятий нефтепродуктообеспечения предъявляет длинный список требований к автоматизированной системе управления. Выполнение всех этих требований позволит получать максимальную пользу от использования автоматизированной системы в процессе управления.
Решения по оперативному учету нефтепродуктов позволяют автоматизировать различные уровни учета продукции. Для проведения всестороннего анализа по наличию и состоянию нефтепродуктов необходим достаточно широкий спектр уровней учета.
Это и сведения о состоянии резервуарного парка - наличии каждого вида нефтепродукта в отдельно взятом резервуаре любого из филиалов и подразделений предприятия, и информация об остатках и движению нефтепродуктов.
При определении величины естественной убыли необходимы сведения о способах транспортировки, которыми поступили или отгружаются продукция. А для целей бухучета требуются данные об учетных ценах продукции.
Таким образом, система должна предоставлять возможность учета продукции в разрезе подразделений, резервуаров, марок, владельцев, учетных цен, способов транспортировки.
Двойные учетные единицы измерения позволяют обеспечить хранение нефтепродуктов в резервуарах в килограммах и отпуск клиентам на АЗС в литрах (реализация производится по счетчикам топливно-раздаточных колонок). Таким образом, система должна обеспечивать учет нефтепродуктов в двух единицах измерения.
Пересчет единиц измерения - литров в килограммы, и наоборот, килограммов в литры - должен осуществляться автоматически по плотности. Очень важно иметь оперативную информацию о плотности нефтепродукта, необходимую для пересчета единиц измерения, чтобы не было искажения данных по движению нефтепродуктов.
Для учета всех этих параметров необходимо ведение электронного журнала на АЗС, в который оперативно заносятся данные о состоянии нефтепродукта (плотность, температура, взлив).
Эти данные затем будут использованы при формировании электронных документов на прием и отпуск нефтепродуктов.
Свод и анализ данных по АЗС осуществляется, как правило, в филиалах предприятия нефтепродуктообеспечения.
Куда информация с АЗС, в зависимости от уровня автоматизации предприятия, передается в бумажном или электронном виде.
Однако в учете нефтепродуктов на нефтебазах и АЗС существуют значительные различия, которые, естественно, должны быть учтены и в системе: два вида остатков - книжные (расчетные) и фактические; литровый учет нефтепродуктов; определение расхода нефтепродуктов по счетчикам топливно-раздаточных колонок; использование различных видов безналичных расчетов (талоны, карты, дисконты) за нефтепродукты. Следовательно, обязательным требованием к единой автоматизированной системе предприятий нефтепродуктообеспечения является наличие модуля, или отдельных компонентов для учета нефтепродуктов и анализа данных по АЗС.
Обязательным требованием для автоматизированной системы является наличие автоматических контролирующих механизмов. Основные ограничения, как правило, связаны с количеством отпускаемого нефтепродукта. При этом контроль остатков должен осуществляться в разрезе марок нефтепродуктов и резервуаров. Нефтепродукты относятся к товарам, подлежащим обязательной сертификации.
Таким образом, система должна быть наделена контролем на наличие соответствующих документов (паспорт качества, сертификат) на реализуемый нефтепродукт.
Единая автоматизированная система должна обеспечивать оперативное получение полных данных вплоть до первичных документов. Такие данные будут иметь высокую степень достоверности. Кроме того, отпадает необходимость ручного сбора сведений от филиалов. При этом необходима возможность вести регулярный обмен данными не только при наличии постоянной связи, но и в режиме off - line.
Это позволит настраивать территориально-распределенную работу в условиях плохих линий связи, ведь именно так, как правило, обстоит дело на большинстве нефтебаз, расположенных в небольших населенных пунктах. Для получения сводной отчетности недостаточно простого наличия данных по каждому филиалу. Необходимые некие единые классификаторы, позволяющие объединить эту информацию.
В первую очередь для всех филиалов, и для Управления в том числе, должна быть задана единая методология учета: единый план счетов, общая учетная политика, правила заполнения отчетных и налоговых форм и т.п. Также необходимо ведение и использование общих справочников (организации, договора, номенклатура, статьи затрат и т.д.).
Централизованная настройка основной справочной информации в Управлении и передача ее в подразделения (без права корректировки) позволит обеспечить поддержку единой методологии учета во всех филиалах. Информационная система должна охватывать все бизнес-процессы экономического субъекта: - оперативный учет всех видов материальных ценностей компании (материалы, фасованные и разливные нефтепродукты, сопутствующие товары, сырье), движение материальных ресурсов, оформление подразделениями заявок на необходимые материальные ценности, планирование объема закупок на основании данных системы; - заключение договоров на закупку и реализацию нефтепродуктов, а также по другим направлениям деятельности; - построение единой автоматизированной системы управления должно стать основой для эффективного взаимодействия всех служб предприятия и предотвратить дублирование одних и тех же функций в разных подразделениях.
Отраслевая версия системы говорит о том, что оценив особенности управленческого учета нефтепродуктов, можно сделать вывод, что производственные задачи подобных предприятий невозможно решить, используя средства настройки стандартной информационной системы.
Единая информационная система, призванная решать все управленческие задачи предприятий нефтепродуктообеспечения. Наличие информации по всем видам деятельности и всем структурным подразделениям позволяет говорить о комплексной автоматизации предприятия, а для этого система должна отражать все нюансы структуры и организации бизнес-процессов конкретного предприятия.
Автоматизированная система управления должна иметь возможность настройки на любые деловые сценарии, а не должна быть привязана к конкретной структуре компании.
При разработке системы, предназначенной для автоматизации предприятий нефтепродуктообеспечения, необходимо предъявлять высокие требования к техническим характеристикам системы, которая должна иметь возможность адаптироваться в условиях роста объемов входных данных, увеличения числа пользователей, усложнения запросов, должна позволять проводить анализ большого объема данных за длительный период времени. Система не застывшая субстанция, после ее внедрения, она должна развиваться вместе с предприятием.
Необходима возможность ее дальнейшей разработки и модификации, как силами предприятия, так и силами разработчиков. При выборе автоматизированной системы необходимо рассматривать не только технические и качественные характеристики самой системы, но и ту команду разработчиков, с которой предстоит работать предприятию. Это должны быть грамотные специалисты, которые досконально знают возможности системы, понимают задачи управления, а также смогут найти все необходимые решения для конкретного предприятия в рамках предлагаемой системы.
В исследуемой автором организации внедрена "Информационная система управления" (ИСУ).
Она полностью соответствует вышеперечисленным требованиям. Использование данной системы способствует значительному повышению эффективности работы компании, ее прозрачности, а также росту финансовой и производственной дисциплины работников и позволяет вести бухгалтерскую и управленческую отчетность на основе одной и той же первичной информации.
Эта система предполагает сквозной учет нефтепродуктов от завода - производителя до конечного пункта реализации, позволяет в режиме реального времени отслеживать все параметры движения нефтепродуктов с любого рабочего места, имеющего доступ к системе.
Такими же правами обладает центральная служба сопровождения ООО "Системный интегратор". Новаторство в сфере управления предприятием нельзя рассматривать как дань моде.
Руководители, которые эффективно решают все более сложные задачи в условиях рыночной экономики, как на региональном так и на международном уровнях, внедряют инновационные идеи и практические инновации в системы и процессы управления предприятием.
На современном этапе экономического развития обеспечение конкурентоспособности предприятия возможно лишь при переходе с традиционного на инновационный тип хозяйственной деятельности.
Поэтому все больше предприятий проявляют желание встать на этот путь, разрабатывая и внедряя разнообразные проекты для осуществления необходимых изменений.
Инновационные изменения крайне сложны как с точки зрения их организации, так и с точки зрения финансирования. На результативность производственно-коммерческой деятельности любого экономического субъекта существенное влияние оказывают управление процессом функционирования и организационная структура, в рамках которой этот процесс осуществляется.
Правильно выбранная структура позволяет обеспечить предприятию или компании полную занятость персонала, гибкость в использовании ресурсов и соответствие требованиям рынка.
Таким образом, неизбежна реорганизации системы управления инновационной деятельностью предприятия. Для принятия обоснованных и оперативных решений руководству часто необходимо в короткие сроки просчитать и сравнить несколько вариантов планов.
Для реализации большинства стоящих перед предприятием задач необходима реорганизация системы управления предприятием на основе новых управленческих технологий.
Предприятие, намеревающееся работать гибко, неизбежно приходит к необходимости использования инновационных подходов. Для значительного количества крупных промышленных предприятий, совершенствование системы управления финансами означает, в том числе, финансовое реформирование и реструктуризацию.
Структурные преобразования строятся на экономически обоснованной стратегии реформирования. В соответствии с ней и разрабатывается система управления предприятием, как система планирования, учета и контроля предприятия в процессе его хозяйственной деятельности.
Для эффективной реализации задач, стоящих перед предприятием, необходимо разработать систему управления инновационной деятельностью, основа которой - разбиение сложного процесса на простые компоненты на основе проектного подхода и выстраивание своеобразного управленческого "конвейера". Это дает целый ряд эффектов: работа из процесса превращается в целенаправленное движение, резко возрастает производительность труда, снижается количество ошибок.
Для реализации такого подхода необходимо разработать эффективную организационную структуру, систему управления финансами, сформировать службу маркетинга, обеспечить документооборот, т.е. детально сформулировать правила работы предприятия, в основных чертах общие для всех компаний инновационной направленности.
Таким образом, в результате совершенствования системы управленческого учета на предприятии, руководящий аппарат компании должен получить больше возможностей по принятию самых выгодных бизнес - решений, отчетность компании должна стать более прозрачной для руководителей всех уровней, что позволит повысить оперативность работы и инвестиционную привлекательность компании.
Инновации в сфере управленческих решений в современных условиях невозможны без использования высоких технологий с помощью, которых осуществляется координация работы предприятия.
Исследуемая компания стремится использовать самые передовые технологии в сфере развития корпоративной информационной системы, помогающей сотрудникам тратить меньше времени на получение и обработку информации, уделять больше внимания всестороннему ее анализу для принятия своевременных и эффективных управленческих решений. Использует в своей работе корпоративную автоматизированную систему управления.
Применение единой системы позволяет привести к единому стандарту и правильно организовать огромные потоки информации, которые передаются от филиалов руководству компании.
Обработка этих данных и представление их в максимально удобных формах позволяют руководителям разного уровня принимать своевременные, подкрепленные аналитической информацией управленческие решения. Это предприятие с разветвленной сетью АЗС и нефтебазовым хозяйством. В состав предприятия входят более двухсот автозаправочных комплексов, семь нефтебаз. Использование информационных технологий позволяет следить за текущей деятельностью, выполнять работу в срок, добиваться результата в короткий промежуток времени, видеть общую картину и глубоко и серьезно думать об изменениях в рыночном пространстве, о стратегии и новых тенденциях развития производства.
Весьма важно не забывать о том, что внедрение инновационных технологий - не самоцель, а одно из средств совершенствования производственного управлении. В исследуемом экономическом субъекте Управленческая отчетность ведется на основе Концепции и методических приложений к ней.
Не все положения концепции отвечают современным требованиям. Поэтому автор посчитал необходимым разработать учетную политику для ведения управленческого учета.
Отсутствие учетной политики для целей управленческого учета значительно снижает достоверность представления информации об истинном состоянии бизнеса организации и связанных с этим перспектив, приводит к неверным оценкам и управленческим решениям (в том числе - в разрезе по центрам ответственности предприятия).
Это, в свою очередь, компрометирует затраты финансовых и временных ресурсов, ранее направленных на построение системы управленческого учёта и отчетности.
Целесообразно определить, какую роль и какое место на предприятии должна занимать управленческая учётная политика.
Построение на предприятии системы учёта и отчетности в целях управления бизнесом аналогично постановке бухгалтерского учёта и реализуется похожими этапами. При этом эксплуатация системы управленческого учёта и отчетности регламентируется документами, аналогичными по содержанию документам, регламентирующим практику бухгалтерского учёта.
Но цели данных видов учёта существенно различаются. Соответственно различаются и цели соответствующих им учётных политик. Если основная цель учётной политики бухгалтерского учёта - выбрать и документально закрепить выбранный предприятием один из допускаемых общепринятыми стандартами способ ведения учёта, то предназначение учётной политики в целях управленческого учёта гораздо шире.
В компактной форме это можно представить следующим образом: обеспечить адекватное и стандартизованное отражение в учёте и отчетности особенностей бизнеса предприятия и его подразделений.
С учётом такого предназначения, учётная политика, реализуемая на предприятии в целях управленческого учёта, должна обладать корпоративным статусом, т.е.:
распространяться на всё предприятие целиком, в том числе - на его подразделения;
утверждаться руководством предприятия;
устанавливать порядок и принципы ведения учёта применительно ко всем сегментам и видам деятельности предприятия с учётом их специфики.
Должен быть выбран механизм формирования записей в главной книге управленческого учёта, а именно - метод трансформации данных бухгалтерского учета или метод первичного учета.
При этом должен быть расширен перечень первичных документов, которые теперь становятся предназначенными для системы управленческого учёта. Последовательно решаются вопросы определения ответственности за предоставление первичных документов и методологическое сопровождение, закрепления функций оформления и занесения в виде записей на счета управленческого учета первичных документов, и т.д., т.е. создаётся цельная информационно-технологическая инфраструктура, не уступающая по обеспечению системе бухгалтерского учета на предприятии, позволяющая обеспечить управленческий учёт на необходимом методологическом и функциональном уровне и, возможно, интегрированная с системой бухучета. Это обеспечит преимущество управления предприятием на базе тщательно отобранной и выверенной информации и многократно оправдает значительные вложения в создание системы полноценного управленческого учета и отчетности.
Создание учётной политики в целях управленческого учёта невозможно силами как одного отдельно взятого подразделения, так и силами узкой группы специалистов.
Т.к. применение управленческой учётной политики фактически установит основу для оценки результатов работы подразделений, такой проект должен стать внутри предприятия публичным.
При разработке собственных стандартов предприятия в этой части не следует отказываться от детального описания предмета учётных операций, нестандартных ситуаций, приведения примеров. Положения управленческой учетной политики, затрагивающие интересы соответствующих подразделений, перед утверждением могут и должны быть обсуждены и согласованы с их специалистами. Внедрение учетной политики для целей управленческого учета, даже в объеме ее отдельных элементов, призвано стать действенным инструментом повышения конкурентоспособности хозяйствующих субъектов, создание условий занятия лидирующих позиций на рынке.
Подводя итог исследования внутренней отчетности и оценки результатов деятельности центров ответственности в организации, занимающейся реализацией нефтепродуктов, следует, что, несмотря на большое количество научных трудов посвященных изучению внутренней управленческой отчетности ученые-экономисты не дают четкого определения понятия учетной управленческой политики, но все они сходятся во мнении, что она является важнейшим инструментом управления предприятием в современных условиях.