Теоретические основы управленческой отчетности Управленческая отчетность: сущность и назначение

2.2 Построение управленческой отчетности

Управленческая отчетность должна быть построена таким образом, чтобы руководители были способны ее воспринять и эффективно ею пользоваться. В коммерческих организациях сегодня имеет место достаточно большое количество работников экономических служб, довольно инертных, имеющих образование, но базирующихся на старых традициях.

В этой связи необходимо изменение менталитета не только работников экономических служб, но и руководства, которые должны требовать от бухгалтеров-менеджеров составления такой отчетности, которая была бы для них инструментом в управлении компанией. Чем в большей степени руководитель ориентирован на достижение результата, тем в большей степени он нуждается в информации обратной связи через систему внутренней управленческой отчетности.
Информация, содержащаяся в управленческой отчетности, направленная на различные группы пользователей внутри организации, таких как высшее руководство, менеджеры среднего уровня и менеджеры низшего уровня служит для принятия взвешенных управленческих решений.
Для руководителей структурных подразделений, ориентированных на разработку стратегии реализации долгосрочных целей развития организации, в управленческой отчетности следует представить: - показатели деятельности структурных подразделений и результаты их аналитической обработки; - информацию планового и прогнозного характера по предприятию в целом и по отдельным структурным звеньям; - необходимую информацию о смежных подразделениях и контрагентах.
Управленческая отчетность должна давать возможность менеджменту организации проводить на ее основе анализ и обоснование широкого спектра управленческих решений.
Так же немаловажное значение имеет способ представления учетной управленческой информации. Основными факторами, влияющими на выбор способа представления, формата и структуры того или иного управленческого отчета, являются: содержание предоставляемой информации; потребности и пожелания пользователей отчетов; критерий экономичности их получения и передачи.
В отношении форм управленческой отчетности, по мнению А.Д. Шеремета, необходимо базироваться на соблюдении двух принципов: - управленческая отчетность должна содержать только те показатели, которые подконтрольны менеджеру данного центра ответственности и на динамику которых он может оказывать влияние; - отчетность должна содержать информацию об отклонениях, наличие которой позволяет реализовать принцип управления по отклонениям.
Суть этого принципа состоит в предположении, что менеджеру более высокого уровня нет необходимости в текущем порядке регулировать детали деятельности центров ответственности на более низком уровне. Он начинает действовать тогда, когда на нижнем уровне возникает проблема, проявляющаяся как отклонение от заданного параметра.
В управленческом учете информация формируется и составляется отчетность по различным структурным подразделениям, центрам ответственности, видам деятельности, отдельным изделиям, новым технологическим решениям и другим позициям.
Основными видами деятельности экономического субъекта, занимающегося реализацией нефтепродуктов являются:
. Реализация нефтепродуктов (без учета фасованных масел) и продукции нефтехимии, с разделением по каналам сбыта;
. Реализация газопродуктов, с разделением по каналам сбыта;
. Реализация фасованных масел, с разделением по каналам сбыта;
. Реализация сопутствующих товаров и продукции, с разделением по каналам сбыта и прочие.
Управленческим учетом занимается финансовая группа организации, которая непосредственно подчиняется планово-экономическому отделу. Основным предназначением финансовой группы является выработка и реализация оптимальной финансовой политики организации, способствую - щей эффективному хозяйствованию, максимальному увеличению полу - чаемых доходов, своевременному и полному финансовому обеспечению ее производственных нужд.
Основными задачами финансовой группы являются: планирование, анализ, контроль финансовой деятельности компании. Управленческая отчетность и отчетность формируются в программе "Информационная система управления" (ИСУ), использование которой способствует высвобождению работников предприятия от "рутинных" операций и позволяет, не увеличивая численность управленческого персонала, повысить качество выполняемой работы.
Для эффективной работы организацией созданы следующие центры ответственности: центр прибыли, центр затрат и центр инвестиций. Руководитель несет ответственность за результаты деятельности своего центра ответственности.
Основными целями управленческой отчетности исследуемого экономического субъекта являются: обеспечение руководства информацией для управленческих бизнес-решений; анализ выполнения поставленных задач, в том числе анализ выполнения ключевых показателей деятельности, планов и бюджетов, мониторинг выполнения инвестиционных программ компании; оперативная оценка финансового результата деятельности организации; отказ от месячного бюджетирования.
К управленческой отчетности в организации применяются следующие требования:
. Качество. Данные должны быть методологически адекватны, сравнимы между собой по структурным подразделениям.
. Оперативность. Управленческая отчетность должна формироваться и представляться в сроки, необходимые для принятия управленческих решений.
. Уровень детализации. Управленческая отчетность должна иметь детализацию, необходимую для принятия регулярных управленческих решений на базе данной отчетности. Для единичных (нерегулярных) аналитических задач (принятия решений, анализа) целесообразно использовать формат запросов и справок.
. Уровень точности. Управленческая отчетность должна иметь точность, достаточную для принятия управленческих решений, т.е. может быть ниже бухгалтерской, в некоторых случаях допустимо использование оценок.
. Соответствие общепринятым стандартам бухгалтерского учета. Управленческая отчетность организации формируется по стандартам, сопоставимым с Российскими стандартами бухгалтерского учета (РСБУ).
. Техническая доступность. Управленческая отчетность должна быть доступной заинтересованным пользователям и находиться в единой базе данных.
. Информационная система. Управленческая отчетность формируется с использованием информационной системы, позволяющей отследить непротиворечивость и методическую взаимосвязь показателей отчетности, а также обеспечить унификацию подходов к формированию отчетных данных.
Система управленческой отчетности формируется на разных уровнях низшем, среднем и высшем.
Структура подготовки управленческой отчетности. Формируется ежемесячно по всем структурным подразделениям. Показатели отчетности формируются и собираются накопленным итогом с начала года. Для получения отчетности за отдельный месяц из показателей управленческой отчетности с начала года вычитаются показатели отчетности с начала года по месяц, предшествующий отчетному. Одним из принципов формирования отчетности в компании является принцип многоступенчатой отчетности по уровням управления или "иерархический принцип".
Такой принцип подразумевает уменьшение детального разбора отчетов по мере повышения ранга руководителя, которому они представляются.
Суть такого подхода, называемого управлением по исключениям, заключается в том, что руководителю более высокого уровня управления нет необходимости проверять подробности отчетов, составленных на более низком иерархическом уровне, до тех пор, пока не возникает какая-либо управленческая проблема.
В основе формирования отчетов по уровням управления лежит принцип контролируемости затрат, который подразумевает, что в отчете структурного подразделения должны отражаться плановые и фактические величины только тех видов расходов, на величину которых руководитель центра ответственности может оказывать влияние.
Данная форма представления отчетных данных предназначена для контроля над эффективностью расходования ресурсов по местам возникновения затрат и центрам ответственности.
Принцип контролируемости затрат, лежащий в основе отчетов по уровням управления, позволяет устанавливать ответственных за расходы. Отчеты об исполнении сводной сметы затрат. Для оценки общего объема потребленных организацией за отчетный период ресурсов все затраты группируются по экономическим элементам. Для установления суммарной величины расходов организации необходимо объединить информацию о затратах всех структурных подразделений организации.
Это позволяет также определить долю издержек каждого центра ответственности в общем объеме потребленных ресурсов. Объединение информации о расходах подразделений производится в сводной смете затрат, которая представляет собой матрицу затрат, где расходы центра ответственности представляются в разрезе элементов затрат и мест их возникновения.
Такая матрица позволяет ответить на вопросы: где возникли затраты (место возникновения затрат); какой вид ресурса использовался (элемент затрат); какова сумма затрат по данному месту их возникновения и по центру в целом.
Сводные сметы затрат строятся на основе принципа иерархичности. Смета, объединяющая затраты определенной группы центров ответственности, характеризует средний уровень управления затратами. В матрице затрат можно не только отразить общую величину расходов центра ответственности, но и показать долю каждого центра в общем объеме затрат группы подразделений (или всей организации) как общей сумме затрат, так и по общему элементу расходов.
На высшем уровне управления формируется матрица затрат по организации в целом.
В сводной смете затрат можно проводится сравнение фактической величины расходов отчетного периода с аналогичными данными прошлых периодов или плановыми показателями.
Особенностью отчетов об исполнении сметы, по сравнению с отчетами по уровням управления, является полное отражение всех расходов подразделения или группы подразделений. Центры ответственности учитывают и контролируют затраты и результаты, непосредственно зависящие от предоставления руководителю соответствующего ранга полномочий, а также составляют отчеты, дающие информацию об общем объеме потребленных ресурсов (сводные сметы затрат).
Такие отчеты разрабатываются по всем подразделениям организации независимо от выполняемых ими функций. Формируются такие отчеты ежемесячно.