Ujjatlashtirilgan axborot tushunchasi va xususiyatlari. Yagona standart

Axborot resurslari davlat va nodavlat bo'lishi mumkin.
Rossiya Federatsiyasi, Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlari va munitsipalitetlar federal byudjet, Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlarining byudjetlari, mahalliy byudjetlar hisobidan yaratilgan, sotib olingan, to'plangan, shuningdek olingan axborot resurslarining egalari hisoblanadi. boshqa vositalar bilan. nomidan davlat axborot resurslari Rossiya Federatsiyasi, Rossiya Federatsiyasi sub'ekti va munitsipalitet boshqarmoq davlat organlari va mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlari tegishli normativ-huquqiy hujjatlarda belgilangan vakolatlari doirasida.
Davlat jismoniy va yuridik shaxslarga tegishli hujjatlar, elektron hujjatlar va/yoki foydalanish cheklangan axborot resurslaridan foydalanish va/yoki sotib olishga haqli davlat siri yoki qonun hujjatlarida nazarda tutilgan boshqa hollarda. Davlat sirlariga kiruvchi maʼlumotlarni oʻz ichiga olgan axborot resurslarining egasi tegishli organlarning ruxsati bilan ushbu axborot resurslarida koʻrsatilgan maʼlumotlar mazmunidan foydalanishga haqli. davlat hokimiyati.
Ularga kelgan hujjatlashtirilgan ma'lumotlarga asoslanib.
Reestr soliq to'lovchilar, soliq agentlari va ro'yxatlarini o'z ichiga oladi shaxslar. Ular to'g'risidagi hujjatlashtirilgan ma'lumotlar soliq organlari tomonidan turli davlat ro'yxatidan o'tkazish organlaridan, vasiylik va homiylik organlaridan, notariuslardan, boshqa organlar va muassasalardan olinadi.
Axborotni qayta ishlash usuliga ko'ra u hujjatlashtirilgan va hujjatsiz bo'linadi. Hujjatlashtirilgan ma'lumotlarga xo'jalik operatsiyalarini ko'rsatuvchi barcha hujjatlar (jumladan, perfo, magnit lentalar, perfokartalar, magnit disklar) kiradi. Hujjatlashtirilgan ma'lumotlar operatsion, buxgalteriya, moliyaviy va statistik ma'lumotlarga asoslanadi. U boshqaruv darajasiga va qabul qilinadigan qarorlar turiga qarab farqlanadi, chunki boshqaruvning har bir darajasi uchun zarur ma'lumotlarning tarkibi va miqdori oldindan belgilanadi. Odatda, boshqaruv xodimlarini tegishli ma'lumotlar bilan ta'minlash funktsiyalarning ijrochilar o'rtasida taqsimlanishiga bog'liq. Shu maqsadda har bir rahbar uchun lavozim tavsiflari ishlab chiqiladi, unda u bajaradigan funktsiyalar ro'yxati keltirilgan. Ish ta'riflari asosida muayyan faoliyatni amalga oshirish va muayyan boshqaruv qarorlarini qabul qilish uchun zarur bo'lgan ma'lumotlar miqdori aniqlanadi.
Axborotni hujjatlashtirish vositalari
Rekvizit elektron aloqa kanallari orqali hujjatlashtirilgan ma'lumotlarni uzatishni tezlashtirish va ma'lumotlarni uzatishda yuzaga kelishi mumkin bo'lgan xatolar sonini va tashkilotlarning qabul qilinishi qiyin bo'lgan nomlarini kamaytirishga xizmat qiladi. Kod hujjatning elektron identifikatsiyasining elementi hisoblanadi.
Tashkilotning kodi - hujjat muallifi (hujjat muallifi - hujjatni yaratgan jismoniy yoki yuridik shaxs) hujjatlashtirilgan ma'lumotlarni elektron aloqa kanallari orqali uzatishni tezlashtirishga va yuzaga kelishi mumkin bo'lgan xatolar sonini kamaytirishga xizmat qiladi. tashkilotlarning uzoq va tushunarli nomlarini o'tkazishda. Kod hujjatning elektron identifikatsiyasining elementi hisoblanadi.
Hujjatdagi ma'lumotlarga kirishni cheklashdan maqsad noto'g'ri ishlash uning egasiga, egasiga, foydalanuvchisiga yoki boshqa shaxsga zarar etkazishi mumkin bo'lgan mulkiy yoki tijorat hujjatlashtirilgan axborotni himoya qilishdir. Biroq, bunday ma'lumotlarga kirish huquqi uning egasiga faqat qonuniy asosda cheklanishi mumkin. "Axborot, axborotlashtirish va axborotni muhofaza qilish to'g'risida"gi Federal qonunga muvofiq huquqiy rejim shartlariga ko'ra kirish huquqi cheklangan hujjatlashtirilgan ma'lumotlar davlat sirlari va maxfiy ma'lumotlarga bo'linadi.
HUJJATLANGAN MA'LUMOT (HUJJAT) - moddiy tashuvchida qayd etilgan axborot
KIRISH CHEKLANGAN MA'LUMOT - hujjatlashtirilgan ma'lumotlar bo'lib, unga faqat maxsus ruxsat berilgan ruxsat beriladi.
Ma'lumotlar - elektron kompyuterlarda qayta ishlash jarayonida aylanadigan hujjatlashtirilgan ma'lumotlar (Belarus Respublikasining "Axborotlashtirish to'g'risida" gi qonuni).
Hujjatlashtirilgan ma'lumotlar - belgilangan tartibda tuzilgan va vaqt va makonda uzatilishini ta'minlaydigan moddiy tashuvchiga o'rnatilgan ma'lumotlar (STB 982-94).
Shunga qaramay, biz matn o'rnatilgan qog'oz narsa haqida gapiramizmi yoki vizual va moddiy jihatdan takrorlanishi mumkin bo'lgan matnli ma'lumotlarning elektron tashuvchisi haqidami, biz keng ma'noda matn ko'rinishidagi ma'lumotlarga ega hujjatga egamiz. Ushbu holat 1995 yil 20 fevraldagi "Axborot, axborotlashtirish va axborotni himoya qilish to'g'risida" Federal qonunida to'g'ridan-to'g'ri qonun hujjatlari bilan tasdiqlangan. 2-bandda hujjatlashtirilgan ma'lumot (hujjat) uni aniqlash imkonini beruvchi rekvizitlar bilan moddiy tashuvchida qayd etilgan ma'lumotlar deb yozilgan.
Qonunda uning asosiy tushunchalari – hujjatlashtirilgan axborot va axborot resurslari sifatida belgilab berilgan
Axborotni hujjatlashtirish - axborot resurslariga ma'lumotlarni kiritish uchun zaruriy shart - qonun qoidalariga muvofiq ish yuritishni tashkil etish, hujjatlarni standartlashtirish va Rossiya Federatsiyasi xavfsizligini ta'minlash uchun mas'ul bo'lgan davlat organlari tomonidan belgilangan tartibda amalga oshirilishi kerak.
da ifodalovchi sub'ektlar albatta davlat hokimiyati va boshqaruvi organlari va tashkilotlariga hujjatlashtirilgan ma’lumotlarni taqdim etishlari, ushbu hujjatlarga bo‘lgan huquqlarini yo‘qotmasliklari va ulardagi ma’lumotlardan foydalanishlari.
Tashkiliy-huquqiy shakli va mulkchilik shaklidan qat’i nazar, yuridik shaxslar, shuningdek fuqarolar tomonidan davlat hokimiyati va boshqaruvi organlariga va tashkilotlarga majburiy ravishda taqdim etiladigan hujjatlashtirilgan ma’lumotlar davlat va ushbu axborotni taqdim etuvchi subyektlarning birgalikdagi mulki bo‘lgan axborot resurslarini tashkil etadi.
Fuqarolar, davlat hokimiyati va boshqaruvi organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari, tashkilotlar va jamoat birlashmalari davlat axborot resurslarini shakllantirish va ulardan foydalanish uchun mas’ul bo‘lgan organlar va tashkilotlarga hujjatlashtirilgan ma’lumotlarni taqdim etishlari shart.
Maxfiylik maxfiylik bilan sinonim bo'lishiga qaramay, bu atama faqat davlat siri sirasiga kirmaydigan cheklangan axborot resurslariga nisbatan keng qo'llaniladi. Maxfiylik axborot egasining unga boshqa shaxslar tomonidan kirishiga qo'yadigan cheklovni aks ettiradi, ya'ni. egasi ushbu ma'lumotlarning huquqiy rejimini qonun hujjatlariga muvofiq belgilaydi. Shu bilan birga, ta’sis hujjatlari, xo‘jalik tuzilmalarining nizomlari, moliyaviy hujjatlar, xodimlarning ish haqi to‘g‘risidagi ma’lumotlar va huquqni muhofaza qiluvchi va soliq organlari tomonidan talab qilinadigan boshqa hujjatlashtirilgan ma’lumotlar maxfiy hujjatlarga kiritilishi mumkin emas.
Himoya ob'ekti sifatida ish jarayoni - bu ma'lumotlardan foydalanuvchilarning (iste'molchilarning) boshqaruv va ishlab chiqarish faoliyati jarayonida maxfiy hujjatlashtirilgan ma'lumotlarni (hujjatlarni) ob'ektiv, vakolatli tarqatish uchun buyurtma qilingan kanallar to'plami (tarmog'i). Axborot harakatining asosiy xarakteristikasi texnologik murakkablik, ya'ni boshqaruv, ish yuritish va pochta funktsiyalarini ta'minlaydigan vazifalarni birlashtirishdir. Ish jarayoni hujjatning butun hayot aylanishini aks ettiradi.
Xavfsiz ish jarayoni (hujjatlar oqimi) deganda ma'lumot tashuvchining ham, axborotning ham tashkiliy va texnologik xavfsizligining og'ir sharoitlarida qabul qilish, qayta ishlash, ko'rib chiqish, bajarish, foydalanish va saqlashning tartibga solinadigan punktlari orqali maxfiy hujjatlashtirilgan ma'lumotlarning boshqariladigan harakati tushuniladi.
Belgilangan texnologik tizim nafaqat boshqaruv (biznes), balki loyihalash, texnologik, ilmiy-texnikaviy va boshqa shunga o'xshash hujjatlar, nashrlar, normativ materiallar maxsus kutubxonalarda, axborot markazlarida, idoraviy arxivlarda saqlanadi, har qanday turdagi axborot vositalarida qayd etilgan hujjatlashtirilgan ma’lumotlar.
An'anaviy ish yuritish) tizimi hujjatlar bilan ishlashning qo'lda usullariga asoslangan va eng ko'p qirrali hisoblanadi. Oddiy va ekstremal holatlarda hujjatlashtirilgan ma'lumotlarni ishonchli va uzoq muddatli himoya qilishni ta'minlaydi. Shu munosabat bilan, xavfsiz ish jarayonining bosqichlari ko'p hollarda texnologik jihatdan maxfiy hujjatlarni qayta ishlash va saqlashning avtomatlashtirilgan tizimi emas, balki an'anaviy usul va vositalar bilan amalga oshiriladi. Tizim an'anaviy (qog'oz) va mashinada o'qiladigan, faksimil va elektron hujjatlar bilan teng darajada samarali ishlaydi. Ko'pgina texnik va rasmiy-mantiqiy protseduralar va operatsiyalarning murakkabligi, odatda, texnologik jarayonga tashkiliy va kompyuter texnologiyalarining kiritilishi tufayli kamayadi.
Maxfiy hujjatlashtirilgan ma'lumotlarni tashuvchilarning barcha turlari loyihani, variantlarni va kelajakdagi hujjat loyihasini tuzishdan oldin hisobga olinishi kerak. Bunday holda, quyidagi axborotni himoya qilish shartlari kuzatiladi
Uchinchi o'ziga xos xususiyat shundaki, kompaniyaning vakolatli mansabdor shaxsining ruxsatisiz (yozma ruxsatisiz) konfidensial hujjatning bironta ham loyihasi loyiha asosida tuzilishi va qonuniy hujjatlashtirilgan axborot maqomiga ega bo'lishi mumkin emas.
ISHLAB CHIQARISH - hujjatlarni tayyorlash va ular bilan ishlashni tashkil etishni o'z ichiga olgan faoliyat, ma'muriy va boshqaruv xodimlari tomonidan o'ziga yuklangan funktsiyalarni amalga oshirishda amalga oshiriladigan ish yuritish operatsiyalari majmui. Ish yuritish operatsiyalari hujjatlashtirilgan ma'lumotlarni qayta ishlash, hujjatlarni rasmiylashtirish, qabul qilish, uzatish, ro'yxatdan o'tkazish, tasdiqlash, imzolash, ko'paytirish, bajarish, jo'natish, nazorat qilish, saqlash va yo'q qilish usullarini o'z ichiga oladi.
Zamonaviy tashkilot murakkab, murakkab shakllanish sifatida talqin etiladi. Aksariyat tashkilotlar ochiq tizimlar bo'lib, ular tashqi dunyo bilan chambarchas bog'langan ko'plab o'zaro bog'langan qismlardan iborat. Har bir tashkilot ichki va tashqi muhitga ega.
Tashkilotga ta'sir qiluvchi tashqi va ichki ma'lumot manbalari uning axborot muhitini tashkil qiladi. Uning asosida tashkilot faoliyati jarayonida axborot infratuzilmasi sifatida vujudga keladi maxsus tizim foydalanuvchilarga tegishli ma'lumotlarni taqdim etadigan hayotni qo'llab-quvvatlash. Hujjatlashtirilgan ma'lumotlar ushbu infratuzilmada markaziy rol o'ynaydi. Uning boshqa elementlari axborot texnologiyalari va axborot xodimlaridir.
Tashkilotning axborot infratuzilmasi - bu tuzilgan va tuzilmagan ma'lumotlarni, ular bilan o'zaro aloqada sodir bo'ladigan axborot jarayonlarini birlashtirgan murakkab tizim. tashqi muhit tashkil etilgan axborot resurslari asosida tashkilot maqsadlariga erishishning samarali mexanizmiga boshqaruvning barcha darajalarini, shu jumladan ish joylarini birlashtirishga mo'ljallangan tashkilotlar va axborot oqimlarini qamrab oladi.
Axborotga resurs sifatida munosabat boshqa resurslar (moliya, asbob-uskunalar, materiallar, texnologiyalar, xodimlar) kabi axborot resurslarini boshqarish mexanizmini yaratish, tegishli tuzilmalarni shakllantirish va yangi texnologiyalarni ishlab chiqish kerakligini anglatadi. Axborot resursining muhim xususiyatlaridan biri uning sifati, tashkilotning umumiy axborot ehtiyojlarini qondirish uchun to'liqlik darajasidir. Larin M.V. Hujjatlarni boshqarish va yangi axborot texnologiyalari. M.: Nauchnaya kniga, 1998. B.123.
"Axborot, axborotlashtirish va axborotni muhofaza qilish to'g'risida" gi Federal qonunga muvofiq, axborot resurslari deganda axborot tizimlaridagi (kutubxonalar, arxivlar, fondlar, ma'lumotlar banklari, boshqa axborot tizimlari) alohida hujjatlar va hujjatlarning alohida massivlari, hujjatlar va hujjatlar massivlari tushuniladi. . Axborot resurslariga axborotni kiritishning zaruriy sharti axborotni hujjatlashtirish hisoblanadi.
Shunday qilib, hujjat axborot resurslarining birlamchi asosi hisoblanadi.
«Hujjat» tushunchasi ko‘plab bilim sohalarida qo‘llaniladi va ularning tadqiqot predmeti bilan bog‘liq.
Tarixchi uchun hujjat birinchi navbatda undagi o‘tmish haqidagi ma’lumotlari bilan qimmatli bo‘lib, nafaqat mazmuni, balki tashqi ko‘rinishi – qo‘lyozmasi, qog‘ozning kimyoviy tarkibi, moybo‘yoqli belgilari va hokazo. ham hissiy ("zeitgeist"), ham amaliy ma'no. U turli davrlardagi hujjatlar bilan shug'ullanishi kerak va tashqi xususiyatlar vaqtni, ba'zan esa ularning yaratilish sharoitlarini aniq aks ettiradi. Shuning uchun hujjatning talqini, birinchi navbatda, unda yozilgan o'tmish haqidagi ma'lumotlarga ega bo'lgan moddiy tashuvchi sifatida.
Ish yuritishda, birinchi navbatda, hujjatning tezkor topilishini ta'minlash, shuningdek, kerak bo'lganda, uning hokimiyat organlari orqali o'tish yo'lini kuzatish, shu jumladan uni yaratish, tasdiqlash, tuzatish, vizalar, hisob raqamlari, h.k. Bundan tashqari, haqiqiy ijodkor hujjat, o'sha muassasa yoki bo'lganiga ishonch hosil qilish muhimdir ijrochi, uning muallifi sifatida ko'rsatilgan. Bu yerdan Maxsus e'tibor rasmiy ma'lumotlarga: standart shakl, imzolar, muhrlar, ro'yxatga olish raqamlari. Hujjat, birinchi navbatda, uning haqiqiyligini tekshirish va hisobga olish imkonini beruvchi tafsilotlarga ega rasmiy ma'lumot sifatida tushuniladi.
Arxivchining asosiy vazifalari hujjatlarni buzilmagan holda saqlash va zarurat tug‘ilganda foydalanuvchiga (o‘sha tarixchiga) berish uchun buxgalteriya hisobini yuritishdan iborat. Hujjatning mazmuni va uning tashqi shakli arxivchini faqat uning mijozlari uchun qadrli bo'lgan darajada qiziqtiradi. Buxgalteriya funktsiyasi arxivchini kotib bilan birlashtiradi, ammo boshqasida ularning vazifalari farqlanadi: arxivchi hujjatning o'zini ham, rekvizitlarni ham arxivga kiritilgan shaklda o'zgarishsiz saqlashi shart. Shuning uchun u hujjatni iste'mol qiymatiga ega bo'lgan identifikatsiya qilinadigan ma'lumotlar bilan saqlashga joylashtirilgan moddiy tashuvchi sifatida talqin qilishga moyil.
Huquqshunos ham tarixchi kabi arxivda saqlanayotgan hujjatlarning iste’molchisidir. Ammo ular nizo yuzaga kelgan taqdirda uni qiziqtiradi, uning ishtirokchilari qarama-qarshi manfaatlarni ko'zlaydilar. Bunday holda, haqiqiylik masalasi muhim bo'lib qoladi. Shuning uchun hujjatning yuridik qiymati qanchalik baland bo'lsa, uni qalbakilashtirish yoki buzish shunchalik qiyin bo'ladi. Hujjatning o'zi advokat uchun, birinchi navbatda, haqiqiyligi tasdiqlangan va bahslasha olmaydigan ma'lumotdir.
Nihoyat, sohadagi mutaxassis uchun axborot texnologiyalari ma'lumot o'z manziliga yetkazishi kerak bo'lgan mahsulotdir, shuningdek, foydalanuvchiga ushbu mahsulot bilan erkin foydalanish, uni tez va samarali o'zgartirish imkoniyatini beradi yoki aksincha, o'zgarmasligi va ishonchli saqlanishini ta'minlaydi. Bu erda "hujjat" tushunchasining o'zi an'anaga ko'ra qo'llaniladi va sof buxgalteriya funktsiyasini bajaradi. Har qanday holatda, hujjat ajralmas va ko'chma ma'lumotlar to'plami (qismi) sifatida namoyon bo'ladi. Bunday tushunish ofis ishiga eng yaqin, ammo tarixiy va qonuniylikdan ancha uzoqdir.
Kompyuterdan foydalangan holda hujjatlarni yaratish qobiliyati tarixchilar va arxivchilarga xos bo'lgan an'anaviy tushunchalarga ta'sir qildi, chunki ular hujjatni ma'lum bir vosita bilan bog'lashni o'z zimmalariga olganlar. Bu bog'lanish o'z ma'nosini yo'qotdi: hujjat kompyuterning operativ xotirasida yaratiladi, o'zining qattiq diskida saqlanadi, so'ngra ishlov berish va saqlash jarayonida har xil turdagi yangi tashuvchilarga qayta-qayta yoziladi. Hujjatni yaratish vaqti va sharoitlari endi uning shaklida aks ettirilishi mumkin emasligi sababli, ularning mazmunida mavjudligini ta'minlash kerak. Boshqacha qilib aytganda, elektron hujjat qog'ozga qaraganda kengroq rekvizitlarga (metama'lumotlarga) ega bo'lishi kerak.
Hujjatning huquqiy talqini ham sinovdan o'tkazildi, chunki axborot texnologiyalari matnga mashina muhitida hech qanday iz qoldirmaydigan o'zgartirishlar kiritish imkonini beradi. Axborotning ishonchliligini ta'minlash uchun qo'shimcha chora-tadbirlar talab qilinadi: ma'lum algoritmlar bo'yicha faylning boshqaruv xarakteristikasini hisoblash (xesh funktsiyasini hisoblash) va hujjatni elektron raqamli imzo bilan ta'minlash. Shu bilan birga, tajovuzkor himoya vositalarini engib o'tish ehtimoli saqlanib qolmoqda. Shuning uchun ularning ishonchliligi darajasi haqida keskin savol bor.
Yozuvlarni boshqarish "hujjat" atamasini ochishda uchta asosiy komponentni ajratib turadi:

• 
  1) hujjat moddiy ob'ektdir;
  
• 
  2) hujjat axborot tashuvchisi;
  
• 
  3) hujjat -- hujjatlashtirilgan ma'lumotlar.
  

Eng keng tarqalgani hujjatni moddiy ob'ekt sifatida belgilash bo'lib, unda ma'lumotlar matn, ovoz yozuvi yoki tasvir ko'rinishida qayd etilgan, saqlash va umumiy foydalanish uchun vaqt va makonda uzatish uchun mo'ljallangan.
Dastlab axborotni saqlash va uzatishning zamonaviy texnologiyalariga mutlaqo zid bo‘lgan “hujjat” atamasi talqinining uzoq muddatli o‘zgarishi axborot talqinini qonuniylashtirishga olib keldi. bu tushuncha ichida federal qonun"Axborot, axborotlashtirish va axborotni himoya qilish to'g'risida" 1995 yil 25 yanvardagi 24-FZ-son.
San'atga muvofiq. Qonunning 2-moddasi, hujjatlashtirilgan ma'lumot yoki hujjat (qonun ushbu tushunchalarni ekvivalent deb hisoblaydi) moddiy tashuvchida uni aniqlash imkonini beruvchi tafsilotlar bilan qayd etilgan ma'lumotni anglatadi (bu erda ma'lumotlar shaxslar, ob'ektlar, faktlar, hodisalar, hodisalar va boshqalar to'g'risidagi ma'lumotlardir). jarayonlar, ularning ifodalanishidan qat'i nazar).
Hujjatdagi ma'lumotlar va ushbu ma'lumotlarning moddiy tashuvchisi o'rtasidagi qat'iy munosabatni saqlab, 04.07.1996 yildagi 85-FZ-sonli "Xalqaro ma'lumot almashinuvida ishtirok etish to'g'risida" Federal qonunida xuddi shu tahrirda keltirilgan.
Ko'rsatilgan qonunlarda mavjud bo'lgan "hujjatlashtirilgan ma'lumot (hujjat)" huquqiy atamasidan hujjatning uchta asosiy belgisi kelib chiqadi.
Ulardan birinchisi, axborotning moddiy tashuvchisining mavjudligi. Shunday qilib, printsipial jihatdan, moddiy dunyoning har qanday ob'ektlarini, shu jumladan ma'lum ma'lumotlar ko'rsatiladigan narsalar va jismoniy maydonlarni ko'rib chiqish mumkin. Xuddi shu ma'lumot turli xil moddiy tashuvchilarda yozilishi mumkin. Eng ko'p ishlatiladigan qog'oz tashuvchilar, ma'lumotlar elektron raqamli shaklda (elektron hujjatlar), video va ovozli yozuvlarda taqdim etiladigan hujjatlar.
Hujjatlashtirilgan ma'lumotlarning ikkinchi belgisi - tashuvchida qayd etilgan ma'lumotlarning identifikatsiyalanishi. Bunga ma'lumotlarning ma'lumotlarning mazmuni tomoniga ma'lumotni qo'shish orqali erishiladi, bu ma'lumotlarning manbasi va maqsadini, uni hujjatlashtirish vaqtini aniqlashga imkon beradi va ba'zi hollarda ma'lum bir hujjatning (elektron raqamli) himoyasini ta'minlaydi. imzo). Tafsilotlar aniqlangan ma'lumotlar bilan bir xil moddiy tashuvchida qayd etilishi kerak.
Tahlil qilinayotgan muddatda aks ettirilmaydigan hujjatlashtirilgan ma'lumotlarning uchinchi belgisi - uni birlashtirish shakllarini o'zgartirish imkoniyati. Bu xususiyat shundan dalolat beradiki, bitta turdagi moddiy tashuvchida qayd etilgan ma'lumotlar bir vaqtning o'zida boshqa turdagi ommaviy axborot vositalarida uning mazmuni va tafsilotlarini yo'qotish xavfisiz taqdim etilishi mumkin. Asosan, bu ma'lumotni nusxalash qobiliyatidir. Gorodov O. "Axborot, axborotlashtirish va axborotni himoya qilish to'g'risida" Federal qonuniga sharh. SPb.: Piter, 2004 yil. P.24.
Axborotni tuzatish, ya'ni hujjat yaratish jarayoni boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirish deb ataladi. Shu bilan birga, turli xil ommaviy axborot vositalarida (hujjatlarda) ma'lumotlarni yozib olish belgilangan qoidalarga muvofiq amalga oshirilishi kerakligini ta'kidlash muhimdir.
So'nggi paytlarda hujjat ta'rifida semantik yukning moddiy komponentdan axborotga o'tishi kuzatildi. V.A.ning so'zlariga ko'ra, "hujjatlashtirilgan ma'lumot (hujjat)" tushunchasini qonunchilik vositalari bilan amaliyotga joriy etish. Kopilov, axborot (axborot) va moddiy tashuvchining (belgilar, belgilar, harflar, to'lqinlar va boshqalar ko'rinishida) ikki tomonlama birligiga asoslanadi. Hujjatlashtirish natijasida, go'yo ma'lumotni moddiylashtirish va moddiylashtirish mavjud Kopylov V.A. Axborot ob'ekt sifatida huquqiy tartibga solish// NTI. Ser. 1. Axborot ishlarini tashkil etish va metodologiyasi / VINITI. M., 1996. No 8. S. 2 ..
Hujjatlashtirish natijasida ma'lumotni moddiylashtirish va reifikatsiya qilishning bir turi mavjud. Axborot moddiy tashuvchida "fiksatsiyalangan" yoki hatto unga "biriktirilgan" va shu bilan o'zini axborot yaratuvchisidan ajratib turadi. Natijada, hujjatlashtirilgan ma'lumot sifatida biz kitob, jurnaldagi maqola, maqolalar to'plami, hujjatlar fondi, ma'lumotlar banki yoki boshqa hujjatlar (ma'lumotlar) to'plamini qog'ozda, mashinada o'qiladigan va boshqa tashuvchilarda olamiz.
Boshqaruv hujjatlari uchun tarixiy rivojlanish jarayonida o'zgarishlarga duch keladigan axborot tashuvchisi muammosi ham muhim ahamiyatga ega. Ilmiy-texnika taraqqiyoti elektron hujjat deb ataladigan narsaning paydo bo'lishiga olib keldi. Uning o'ziga xosligi shundaki, odam elektron hujjatni tashuvchiga o'rnatilgan jismoniy shaklda idrok eta olmaydi.
Bundan tashqari, elektron hujjatlar bevosita axborot texnologiyalariga bog'liq bo'lib, ular texnologiya va dasturiy ta'minot sohasidagi ilmiy-texnika taraqqiyoti sifatida o'zgarish va eskirish tendentsiyasiga qaytmaydi. Shu munosabat bilan, ma'lum vaqtdan keyin bunday hujjatlarga kirishni yo'qotish xavfi yuqori.
Kontseptsiyada elektron hujjat uchta taniqli komponentni ajratib ko'rsatish mumkin: qayd etilgan ma'lumotlar, tashuvchi, identifikatsiya ma'lumotlari, bu hujjatning mavjud ta'rifidan tashqariga chiqmaydi Bachilo I.L. Zamonaviy huquqiy muammolar ma'lumotlarni hujjatlashtirish // Axborot jamiyatida hujjatlashtirish: elektron ofis ishi va elektron arxiv / VNIIDAD. M., 2000. B.8.
Shunday qilib, “hujjatlashtirilgan axborot” tushunchasi “axborot” tushunchasidan keskin farq qiladi.Hujjatli axborot hodisasi axborot va moddiy tashuvchining ikki tomonlama birligidan iborat bo‘lib, asosan uning huquqiy rejimini belgilaydi.
Yuqoridagi ta'rifda hujjatlashtirilgan ma'lumotlar mohiyatan moddiy ob'ekt bo'lib, bu ma'lum sharoitlarda uni narsaga tasniflash va unga nisbatan mulk huquqi institutini kengaytirish uchun asos beradi. Ammo shuni ta'kidlash kerakki, hujjatlashtirilgan ma'lumotlar alohida turdagi narsadir. Uning boshqa narsalardan asosiy farqi ma'lumotlarning ikki tomonlama birligi va u qayd etiladigan moddiy tashuvchidadir, shuning uchun ularga maxsus talablar qo'yiladi. huquqiy rejim bunday ma'lumotlar.