Ujjatlashtirilgan axborot tushunchasi va xususiyatlari. Yagona standart

Xalqaro standartlashtirish tashkiloti
Hujjatli ma'lumotlarni boshqarish ko'plab huquqiy hujjatlar, federal farmonlar, buyruqlar, xalqaro-huquqiy hujjatlar bilan tartibga solinadi. Shunday qilib, Xalqaro standartlashtirish tashkiloti (ISO) doimiy ravishda qabul qiladi bevosita ishtiroki axborotni shakllantirish, saqlash, foydalanishga oid dogmalar, qoidalar va me'yorlarni ishlab chiqishda. Mazmunning voqelikka nomuvofiqligi buzilishlarini bartaraf etish, ma’lumotlarni taqdim etish shakliga talablarni shakllantirish yo‘nalishida ishlanmalar yaratilmoqda.
Hujjatlashtirilgan ma'lumotlarning belgilari
Birinchi va eng muhim belgi - moddiy tashuvchining mavjudligi. Atrofdagi dunyoning mutlaqo har qanday ob'ekti, shu jumladan ma'lum harakatlar yoki ma'lumotlar ko'rsatiladigan ob'ektlar va jismoniy maydonlar kabi harakat qilishi mumkin. Xuddi shu ma'lumotlar turli xil ommaviy axborot vositalarida yozilishi mumkin. Xuddi shu saytda turli xil materiallar hujjatlashtirilishi ham haqiqatdir.
Hujjatlashtirilgan ma'lumotlarning keyingi eng muhim xususiyati - yozib olingan materialni aniqlash imkoniyati. Bu rekvizit yordamchi roli bilan ta'minlanadi. Ularning mavjudligi ma'lumotlarning maqsadini, ularning tabiatini, manbasini va hujjatlashtirish vaqtini aniqlashga yordam beradi. Ba'zi hollarda rekvizitlar biriktirilgan elektron raqamli imzo shaklida ma'lum bir namunaning zarur himoya darajasini ta'minlaydi.
Hujjatlashtirilgan axborotning uchinchi xususiyati uning mazmunini bildiruvchi turli xil o'zgarishlar va shakllarni tanlash imkoniyatidir. Shuningdek, u o'zining mazmuni va tafsilotlarini yo'qotmasdan turli xil shakllarda turli xil ommaviy axborot vositalarida saqlanishi mumkin. Ya'ni, hujjatlashtirilgan ma'lumotlarni saqlash uni nusxalash imkoniyatini nazarda tutadi. Bunday materiallar turli xil modifikatsiyalar shaklida mavjud bo'lishi mumkin.

Hujjatli ma'lumotlarni boshqarish
Versiyaga ko'ra xalqaro tashkilot standartlashtirishga ko'ra, hujjatlashtirilgan ma'lumotlar maxsus nazorat ostida saqlanishi va ishlatilishi kerak bo'lgan ma'lumotlardir. Bo'ysunish sohasida to'g'ridan-to'g'ri moddiy tabiatning tashuvchisi bo'lib, unda ushbu material saqlanadi. Hujjatlashtirilgan ma'lumotlarni boshqarishga qo'yiladigan talablar to'plami ISO 9001:2015 standartining 7-bandida keltirilgan. Agar biz ushbu majburiyatlarni tezisda umumlashtirishga va tasvirlashga harakat qilsak, ular quyidagicha ko'rinadi:

• 
  zarur bo'lgan joyda, zarur bo'lgan vaqtda va zarur bo'lgan vaqtda axborotning mavjudligi darajasini muntazam ravishda tahlil qilish;
  
• 
  hujjatlashtirilgan ma'lumotlarning xavfsizligi darajasini muntazam ravishda baholash;
  
• 
  axborotni tarqatish, qidirish, kirish va ulardan foydalanishni tekshirish jarayonlarini tashkil etish masalalarini hal qilish;
  
• 
  hujjatlarni turli xil xatolardan himoya qilish va saqlash bo'yicha samarali jarayonlarning ta'sirini baholash, masalan, ularning o'qilishi kafolatlanganmi;
  
• 
  olish va saqlash qoidalariga rioya etilishini tekshirish.
  

Nima bo'ladi?
Hujjatlashtirilgan ma'lumotlarning shakllari birinchi navbatda uning moddiy tashuvchisi xususiyatiga bog'liq. Bir nechta asosiy turlari mavjud. Eng keng tarqalgan:

• 
  qog'oz;
  
• 
  ovozli yozuvlar;
  
• 
  video materiallar;
  
• 
  elektron hujjatlashtirilgan ma'lumotlar.