1 Self Study Report Cycle-ii of Urdu Education Society’s

6.2  
Strategy Development and Deployment  
6.2.1  
Does  the  Institution  have  a  formally  stated  quality  policy?  How  is  it 
developed, driven, deployed and reviewed?  

 
A  committee  is  constituted  to  develop  a  well-designed  academic 
calendar for the institutional activities every year. While designing the 
activities  suggested  a  year  before  by  the  Student  Council, 
AlumniAssociation  and  Management  kept  in  mind.  Thus  involving 
teachers, students and administrator equally. The plan gets approval by 
the Head and Management both before implementation.   
 
6.2.2  Does  the  Institute  have  a  perspective  plan  for  development?  If  so,  give  the 
aspects considered for inclusion in the plan. 

 
Institute developed annually its Academic Calendar and the action plan 
is  carried  out  for  development  while  designing  the  prospective  plans. 
The  aspects  consider  are  academic,  cultural  and  social  etc.  leading 
towards a responsible citizen of India.  
 
6.2.3 
Describe the internal organizational structure and decision making processes.  

 
The organizational structure of the institute can be shown through the 
following tree diagrams.  
Management -----    Chairman 
 
 
 
Vice – Chairman 
 
 
 
General Secretary 
Members 
College Administration  Head of the Institution 
      Coordinating Committee   IQAC 
 

 
The  Management  appoints  the  Principal  and  Staff.  The  Principal  to 
carry  on  the  day  to  day  administration  compromise  College 
Coordinating  Committees  including  teaching  and  non-teaching  staff. 
These committees at the beginning of the year plan activities and at the 
end  of  the  year  to  produce  their  reports.  IQAC  reviews  these  reports 
and  suggest  improvement  or  appreciate  the  efforts.  Detail  of  such 
meetings will be produced at the time of peer team visit. 
 
 
 
 

 
 
 Self-Study Report - Affiliated College                                        Page 107 
 
 
 
6.2.4 Give a broad description of the quality improvement strategies of the institution 
for each of the following   

 
Teaching & Learning 

 
Academic calendar, teaching plan, daily teaching schedule, use 
of modern audio –video aids, study tours, on site visits of 
historical importance, besides lecture methods introduction of 
practical method and non-practical subjects such as languages. 
Tutorials, seminars and class wise projects all are a part of 
quality improvement strategies for teaching and learning. 

 
Research & Development 
*To encourage faculty for attending and organizing seminars, lecture 
series.  
*To encourage faculty and students for paper reading. 
* To encourage faculty and students to publish books and articles. 
* Toencourage faculty to go for higher degrees leading to research, go 
for post doctorial research work. Take the benefit of U.G.C. funding 
for major and minor projects. 
* Encourage students to go for local area survey to find out the reasons 
of the problems etc. 
*  Collect self-appraisal report every year from the faculty for        
development. 

 
Community engagement  

 
Encourage N.S.S. unit to enrol maximum number of voluntaries to 
carry on the community related activities. 

 
Call parents, dignitaries’ and eminent alumni of the College at least 
once at the campus and discuss with them their expectations from the 
College. 

 
 In the beginning of the academic year, carry on academic survey of 
surrounding villages to get in touch directly to the community. 

 
Organize special camps, ordinary camps, and awareness drives by the 
N.S.S. unit to establish the relation with the surrounding community 
and involve the community in the cleaning and sanitation drives. 

 
Human resource management 

 
By promoting the faculty to use their time and knowledge to the fullest 
for the benefits of all stake holders. 

 
To collect the self-appraisal of  the faculty to keep   date record of their 
achievement and improvements . 

 
To arrange programmes to establish relation with the faculty and 
community. 

 
Recruit new faculty as per rules of the government, university and as 
per need of the students. 

 
Provide financial help or arranging lecture series and forward the 
proposal of funding leading to the research activities. 

 
Develop mechanism to solve the grievance of the staff as per rules. 

 
Provision of promotion according to the rules for the person due for 
promotion time to time. 

 
Industry interaction  

 
So far no such interaction took placed. 

 
 
 Self-Study Report - Affiliated College                                        Page 108 
 
6.2.5
 
How does  the Head of the institution ensure that adequate information (from 
feedback and personal contacts etc.) is available for the top management  and 
the stakeholders, to review the activities of the institution? 

 
Management take monthly report from the head of the institution who 
in written maintain a record of every activities going on at the campus. 
Year  reports  and  audit  report  are  also  demanded  by  the  management 
from  independent  departments  such  as  YCMOU  study  centre, 
Computer Section, NSS Unit directly. 
6.2.6
 
How does the management encourage and support involvement of the staff in 
improving the effectiveness and efficiency of the institutional processes? 

 
The management support by releasing adequate money required for 
departmental  programmees  whenever  demanded.  The  management 
also  encourages  the  staff  for  participation  in  seminar  and 
conferences  whatever matter produced before the management  if it 
is  for  the  development  of  the  institution  management  always  take 
the initiative. 

 
Management  also  award  best  teacher  every  five  year  who  are 
working  in  their  schools,  Junior  and  Senior  Colleges.  Management 
also  promoted  to  senior  most  staff  members  of  the  institute  as  the 
permanent  principal  of  the  College.  They  both  retired  now.  Two 
members  are  sanctioned  lien  to  work  as  Principal  to  another 
College. 
6.2.7
 
Enumerate  the  resolutions  made  by  the  Management  Council in  the last  year 
and the status of implementation of such resolutions. 
The Resolutions made by the Management Council are as under  

 
Decided to Plan for the development of the institute. 

 
Decided to increase the admission to UG, PG and Computer Certificate 
Courses, specially girls admission. 

 
Develop the garden of the College and increase Plantation 

 
Preparation of NAAC Self Study Report of the institute. 
The implementation are as under : 

 
Submitted  the  proposal  to  UGC  for  Additional  Assistance  for 
Development. UGC sanctioned Rs. 2500000/- for development. 

 
Special Surveys are done to find out the reason for less admission 
to  various  courses.  Arranged  various  programmes  to  renew  the 
contacts with the members of the Society. 

 
Preparation  of  NAAC  Report  is  under  process  and  about  to  be 
submitted. 
Appendix XXV 
 
6.2.8
 
Does  the  affiliating  university  make  a  provision  for  according  the  status  of 
autonomy to an affiliated institution? If ‘yes’, what are the efforts made by the 
institution in obtaining autonomy?  

 
Yes- the affiliating university make a provision for according the status 
of autonomy to an affiliated institution 

 
No-So far institution has made no efforts in obtaining the autonomy. 
 
 
 
 

 
 
 Self-Study Report - Affiliated College                                        Page 109 
 
6.2.9
 
How  does  the  Institution  ensure  that  grievances  /  complaints  are  promptly 
attended  to  and  resolved  effectively?  Is  there  a  mechanism  to  analyse  the 
nature of grievances for promoting better stakeholder relationship?   

 
Institute  accepts  the  grievances  or  complaints  from  the  staff.  If  the 
complaints  are  of  the  local  nature  such  arrangement  of  setting, 
arrangements  for  male  staff,  ladies  toilet  cleanliness,  pure  and  safe 
drinking  water  facility  etc.  are  solved  immediately  through  the 
principal. The grievances that needs special attention such as matter of 
approvals,  promotions  etc.  the  Principal  forward  the  matter  to  the  top 
management.  The  top  Management  then  takes  necessary  action  and 
solved the matter accordingly. 
6.2.10
 
During the last four years, had there been any instances of  court cases filed by 
and  against  the  institute  ?  Provide  details  on  the  issues  and  decisions  of  the 
courts on these?   

 
No- there areany instant of court cases against or by the institute during 
the last 4 years. 
6.2.11
 
Does  the  Institution  have  a  mechanism  for  analyzing  student  feedback  on 
institutional performance? If ‘yes’, what was the outcome and response of the 
institution to such an effort?   

 
The  mechanism  for  the  analyzing  the  teachers  performer  through 
students  feedback  exist.  Whereas  students  council  nominated  every 
year  involved  in  the  assessment  of  the  institutional  performance 
through application to the principal at various activities or demands by 
the students. 
6.3  
Faculty Empowerment Strategies 
6.3.1 
What  are  the  efforts  made  by  the  institution  to  enhance  the  professional 
development of its teaching and non-teaching staff? 

 
For  the  professional  development  of  the  teaching  staff  the  institute 
encourages  the  teaching  members  to  go  for  refresher  and  orientation. 
Besides this teachers are encourage to go for higher education such as 
M.Phil.,  Ph.D.,  Post-Doctoral  research  etc.  As  a  result  the  number  of 
professional  development  benefits  gain  by  the  teaching  staff  is  as 
under:- 
 
The  non-teaching  members  are  encourage  and  allow  to  gain  computer 
proficiency by  completing MSCIT and other computer courses such as Tally 
etc. As a result today we have 100% computer efficient non-teaching staff. 
 
6.3.2 
What  are  the  strategies  adopted  by  the  institution  for  faculty  empowerment 
through  training,  retraining  and  motivating  the  employees  for  the  roles  and 
responsibility they perform? 
 

 
Teachers  are  allowed  to  attend  and  present  paper  in  seminar, 
conference  and  symposium.  The  attendance  of  the  teacher  in  the 
workshop  at  various  outside  places  train  and  re-train  them.  The 
details of the faculty attended and presented paper are reflected in:  
Appendix XV 
 
 
 
 
 

 
 
 Self-Study Report - Affiliated College                                        Page 110 
 
 
 
 
6.3.3    Provide details on the performance appraisal system of  the staff to evaluate 
and  ensure that information on multiple activities is  appropriately  captured 
and considered for better appraisal. 

 
The management collect the self-appraisal of the faculty every year in 
the  format  drafted  by  NAAC  in  the  previous  manual  of  2009.The 
format  reflects  the  multiple  activities  such  as  education,  university 
related  work,  community  work,  personal  development  and  efforts  in 
the  teaching  learning  process.  Self-appraisal  is  made  compulsory  to 
each member for improvement in the performance. 
 
6.3.4    What is the outcome of the review of the performance appraisal reports by the 
management and the major decisions taken? How are they communicated to 
the appropriate stakeholders?  

 
*The  outcome  of  the  review  of  the  performance  appraisal  is 
communicated to the appropriate stake holders through the letters and 
intimated them or improvement. 
 
6.3.5     What are the welfare schemes available for teaching and non-teaching staff? 
What percentage of staff have availed the benefit of such schemes in the last 
four years?  

 
The welfare scheme available for teaching and non-teaching staff are 
Medical  reimbursement  by  the  Govt.  So  for  only  31%  of  staff  have 
avail the benefit of the scheme  
 
6.3.6 
What  are  the  measures  taken  by  the  Institution  for  attracting  and  retaining 
eminent faculty? 
 
* Institute invites the eminent faculty from time to time through subject wise 
lecture  series.  The  eminent  faculties  were  sometime  paid  honorary  or 
sometime  provided  with  the  felicitation.  The  faculty  sometimes  voluntarily 
visits the College when they visit Ellora (world heritage site). Then they are 
warmly welcomes and felicitated by College staff. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 Self-Study Report - Affiliated College                                        Page 111 
 
 
 
6.3
 
Financial Management and Resource Mobilization  
6.4.1  
What is the institutional mechanism to monitor effective and efficient use of 
available financial resources?  

 
The Principal and the Top Management monitors the use of available 
financial  resources.  The  mechanism  of  the  top  management  is  to 
correspond  with  the  Principal  and  all  the  other  heads  to  maintain 
audited  account  statement  of  each  independent  section  such  as 
YCMOU Study Center, Computer Center, NSS Unit and the College 
Financial utilization. The report of each section is provided to the top 
management  as  demanded.  The  Management  then  provides  the 
observation  and  suggestion  for  effective  and  efficient  use  of  the 
available financial resources in the College meetings. 
 
6.4.2 
What are the institutional mechanisms for internal and external audit?  When 
was the last audit done and what are the major audit objections? Provide the 
details on compliance.  

 
Internal Audit is audited by the Chartered Accountant specially hired 
by the  Management. The Audit Report by the CA is then forwarded 
for  External  Audit  by  the  Government  Auditor.  The  last  Audit  was 
done in the year 2011-12. Final Audit Report is awaited. 
 
6.4.3      What are the major sources of institutional  receipts/funding and  how is  the 
deficit  managed?  Provide  audited  income  and  expenditure  statement  of 
academic  and  administrative  activities  of  the  previous  four  years  and  the 
reserve fund/corpus available with Institutions, if any. 
 
* The major resources of the institutional receipts are as under:- 
 
* Salary Grants 
 
* EBC Grants. 
 
* Examination Remuneration. 
 
*GOI scholarships. 
 
*Management funding. 
 
 
The deficit, if any, is managed through the top Management funding. 
 
 
*Reserve fund available with the Institutions = Rs.60271/- 
Appendix XXX 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 Self-Study Report - Affiliated College                                        Page 112 
 
 
 
6.4.4      Give  details  on  the  efforts  made  by  the  institution  in  securing  additional 
funding and the utilization of the same (if any). 
 
The institute has submitted a proposal for Additional Assistance to Colleges 
during  XI  Plan.  UGC  sanctioned  an  amount  of  Rs.  250000/-  and  released 
90%  of  the  amount  Rs.  2250000  as  the  first  instalment  towards  College 
development. 
 
The amount utilized is as under : 
 
1
 
Equipments : Rs. 2193003 
(Audio- Visual Aids  
Computers,  Digital  Camera,  Inverter,  Laptops,  LCD  Projectors, 
Licensed  Software  for  Office  and  Computer  Lab.,  Printer, 
Refrigerators, Sound System, Sports Kit, Water Purifier and Water 
Coolers etc.)   
2
 
Books, Journals and Study Material : Rs. 396296 
3
 
Postage, Bank, Comm. And Contingency : Rs. 1361 
4
 
Total : Rs.2590660 
Appendix XXV 
 
 
6.4
 
Internal Quality Assurance System (IQAS) 
6.5.1  
Internal Quality Assurance Cell (IQAC) 
 
  a.  
Has  the  institution  established  an  Internal  Quality  Assurance  Cell 
(IQAC)?      If  ‘yes’,  what  is  the  institutional  policy  with  regard  to 
quality  assurance  and  how  has  it  contributed  in  institutionalizing  the 
quality assurance processes?   
 

 
Yes,  the  institution  established  an  Internal  Quality  Assurance  Cell 
(IQAC)  in  the  year  2005  the  IQAC  ensures  the  quality  through 
discussing the various matters of previous years and then forwords the 
improvments or suggestions to the Management. 
 
b.  
How  many  decisions  of  the  IQAC  have  been  approved  by  the 
management/  authorities  for  implementation  and  how  many  of  them 
were actually implemented?   
 
 
* Decision of IQAC approved/implemented: 
 
 
 
YEAR 
2007-08 
2008-09 
2009-10 
2010-11 
Decision 
approved 
09 
11 
10 
15 
Decision 
implemented 
08 
05 
10 
04 
 
 
c.  
Does  the  IQAC  have  external  members  on  its  committee?  If  so, 
mention any significant contribution made by them.  
 
 
* Yes, the  IQAC have external members such as the Chairman of the 
other  society,  librarian  etc.  They  guide  the  College  in  improving  the 
services in term of library and other learning resources. 
 
 

 
 
 Self-Study Report - Affiliated College                                        Page 113 
 
 
 
d.        How do students and alumni contribute to the effective functioning of   
the IQAC?  
 
*  Institute have included students and alumni in IQAC from academic 
year  2012-13  but  still,  previously  the  suggestion  from  student  council 
and  alumni  association  were  considered    through  the  principal  in  the 
IQAC meeting. 
 
   e.        How  does  the  IQAC  communicate  and  engage  staff  from  different 
constituents of the institution? 
 
*  The  IQAC  communicate  the  staff  through  notices  circulated  from 
time to time. 
Appendix XXVI 
6.5.2 Does the institution have an integrated framework for Quality assurance of the 
academic  and  administrative  activities?  If  ‘yes’,  give  details  on  its 
operationalization.  
 
*  Yes,  the  integrated  frame  work  of  the  Institution  is  through  annual 
academic  calendar.  The  calendar  reflects  the  academic  and  co-curricular 
activities  of  the  Institution.  The  calendar  is  distributed  to  the  staff  and 
schedule for teaching and other activities takes place accordingly all through 
the year. 
 
 
6.5.3 Does the institution provide training to its staff for effective implementation of 
the  Quality  assurance  procedures?  If  ‘yes’,  give  details  enumerating  its 
impact. 
 
*  Till  now  no  formal  training  has  been  provided  to  the  staff  for  effective 
implementation of the quality assurance procedures. Informally, the teaching 
faculty  of  IQAC  guides  and  suggests  the  individual  teacher  as  per 
requirements. 
 
6.5.4 Does  the institution undertake Academic  Audit  or other external  review of the 
academic  provisions?  If  ‘yes’,  how  are  the  outcomes  used  to  improve  the 
institutional activities? 
 
*  Institution  has  not  undertaken  the  academic  audit  through  any  external 
agency.  However  the  top  management  calls  the  reports  of  self-appraisal  of 
teachers and administrative staff every  year. Besides  this the university also 
updates the records of improvements in the academic activities. The College 
regularly provides that information. 
 
6.5.5 How is the internal quality assurance mechanisms aligned with the requirements 
of the relevant external quality assurance agencies/regulatory authorities? 

 
The  Internal  Quality  Assurance  mechanisms  designed  the  quality 
profile  of  the  College  by  following  the  suggestions  proposed  time  to 
time  by  NAAC,  Universityand  Government  etc.  regularly  to  aligned 
with the requirements of the Quality Maintanance and Sustainance.  
 
 

 
 
 Self-Study Report - Affiliated College                                        Page 114 
 
 
 
 
6.5.6        What  institutional  mechanisms  are  in  place  to  continuously  review  the 
teaching  learning  process?  Give  details  of  its  structure,  methodologies  of 
operations   and outcome? 
 
*  The  institute  reviews  the  teaching  learning  process  through  well  planned 
activities. The structure is as below:- 
 
*  Institute  planned  academic  calendar  based  on  that  calendar  the  teaching 
faculty  are  instructed  to  planned  a  tentative  teaching  planTo  implement  the 
teaching plan, the daily diary of teaching activities reflecting the date, time, 
topic  taught  methods  used  and  remark  by  the  head  and  principal    of  the 
Institution. The outcomes is that the teaching members are actively involved 
in  the  method  of  record  keeping  of  their  teaching  activities  and  also  it  has 
been communicated the principal as well. 
 
6.5.7  How  does  the  institution  communicate  its  quality  assurance  policies, 
mechanisms and outcomes to the various internal and external stakeholders? 
 
* The institution communicates its quality assurance policies, mechanism and 
outcomes  through  the  various  programmes  organized  at  the  College  campus 
and through releasing it on our College web site www.ccak.ac.in. 
Any  other  relevant  information  regarding  Governance  Leadership  and  Management 
which the College would like to include. 

 
The Management has committed educationists and social workers who 
are playing a decisive role in making the College a center for service. 

 
There is a close link between the College and community around. This 
leads to the  
overall benefit of the students who are well taken care of within and 
outside the College. 

 
The presence of Board of Management, College Committees, IQAC, 
Grievance Redressal Committee etc is felt by the students and local 
community. 

 
The College has an internal coordinating mechanism for academic 
planning and execution of extra curricular activities. 

 
The fees structure adopted by the College is student friendly.  

 
The expenditure incurred on various activities of the College is 
maintained and audited regularly.  

 
Students Welfare programmes are organized by the College. 
 

 
The Grievance Redressal Cell, College Committees , IQAC etc are 
used as tool of sound organizational management. 

 
Teachers are also specially encouraged to do their higher studies such 
as M.Phil and Ph.Ds and go for Major and Minor research projects of 
UGC. 

 
The encouragement to develop professional proficiency among 
teaching and non teaching staff.