А. А. Абидов, Н. Ю. Власова

4. Электрон ҳужжат алмашинувини бошқариш. Электрон ҳужжат 
алмашинувини бошқариш деганда умумий ҳолатда ташкилот бўлинмалари, 
фойдаланувчилар гуруҳлари ѐки фойдаланувчилар орасида ҳужжатлар 
ҳаракатини ташкил этишни тушуниш қабул қилинган. Бунда ҳужжатлар 
ҳаракати деганда уларнинг табиий жойлашуви эмас (чунки улар кўпинча 

---

27 
серверда қолади), балки муайян фойдаланувчиларни хабардор қилиш ва 
уларнинг ижросини назорат қилган ҳолда улардан фойдаланиш ҳуқуқи бериш 
тушунилади.
Электрон ҳужжат алмашинуви тизимининг асосий йўналиши электрон 
ҳужжатлар сақланиши, шунингдек, улар билан ишлашни (хусусан, уларни 
атрибутлар ва таркиб бўйича излашни) ташкил этишдир. Электрон ҳужжат 
алмашинуви тизимларида ҳужжатлардан санкцияли фойдаланиш ҳам амалга 
оширилади, уларда амалга оширилган ўзгаришлар кузатилади ва уларнинг 
версия ва кичик версиялари назорат қилинади.
ЭҲАТдан фойдаланувчилар. ЭҲАТдан асосий фойдаланувчилар йирик 
давлат ташкилотлари, корхоналар, банклар, йирик саноат корхоналари ва 
бошқа тузилмалар ҳисобланиб, уларнинг фаолияти яратилувчи, ишлов 
берилувчи ва сақланувчи ҳужжатларнинг катта ҳажми билан давом этади.
ЭҲАТнинг вазифалари. Умуман, электрон ҳужжат алмашинуви тизими 
қуйидаги вазифаларни ҳал этишга ѐрдам беради: 
- ижро интизомини яхшилаш, вазифаларнинг бажарилиш назорати ва 
ташкилот 
фаолияти 
таҳлилини 
оптималлаштириш 
ҳисобига 
бизнес 
жараѐнларини (вазифа ва ахборот оқимларини) бошқариш самарадорлигини 
ошириш; 
- ходимларнинг иш вақти бўйича унумсиз харажатлар ва харажатли 
материалларнинг молиявий сарф-харажатларини қисқартириш; 
- корхонанинг ягона ахборот оқимини (ишларни мувофиқлаштириш ва 
жамоали ўзаро таъсирни) яратиш; 
- электрон архив (ҳужжат ва ахборотларнинг корпоратив сақланиш жойи), 
ҳужжат алмашинуви (канцелярия ѐки иш юритишни автоматлаштириш), 
ҳужжатлар ва бўғинларни бошқариш (билимлар базаси); 
- ҳужжатларни ҳисобга олиш ва сақлашнинг ишончлилигини таъминлаш; 
- ахборотни самарали ҳимоялашни ташкил этиш. 
Электрон ҳужжат алмашинуви тизими қуйидагиларни таъминлаши жуда 
муҳим: 

---

28 
- ҳужжатлар бўйича ишлаш доирасида ходимларнинг ўзаро самарали 
муносабати; 
- ахборотни дарҳол излаш (рўйхатга олиш карточкасининг ҳар бир жойи, 
файл матни бўйича); 
- ҳужжатлар ва топшириқлар билан боғлиқ ишларнинг бажарилишини 
назорат қилиш; хабардор қилиш ва эслатиш тизимини созлаш қулайлиги, у 
раҳбарларга ишлар ҳолатини тезкор кузатиш, ходимлар ўз ишларини тўғри 
ташкил этишларига ѐрдам беради, шу тариқа, ташкилотда ижро фаолиятини 
яхшилайди; 
- турли журнал ва ҳисоботларни шакллантириш ҳисобига ходимлар 
юкламаси ва бажарилувчи жараѐнлар ҳолати мониторингини амалга ошириш; 
- ташкилот ҳужжатларини узоқ муддат сақлаш; 
- ходимларнинг ахборотдан фойдаланиш ҳуқуқини чегаралаш; 
- ҳудудий тақсимланган бошқарувга эга ташкилотлардаги ишни қўллаб-
қувватлаш, бу бош офис ва ҳудудий жиҳатдан узоқда жойлашган филиаллар 
орасидаги топшириқ ва ҳужжатлар билан очиқ ҳолда ишлаш имконини беради; 
- ҳамма ходимларнинг ҳужжатлари билан ишлашнинг махфийлиги, 
уларнинг ташкилотдаги лавозим мажбуриятлари ва мавқеига мувофиқ 
фойдаланиш ҳуқуқини тақсимлаш ѐки тизимда фойдаланувчи вазифаларни 
шакллантириш имконияти, бу ишни бир ходимни бошқаси билан вақтинча ѐки 
доимий алмаштириш тартибида ташкил этиш имконини беради; 
- соҳа бўйича мутахассис учун қулай, мослашувчан ҳужжатлар, 
топшириқлар йўналиши, яъни бизнес жараѐнларини лойиҳалаш механизми.