Accounting for Managers

Cost Behavior Patterns
Variable costs (VC) stay constant on a per-unit basis and
change in direct proportion to activity levels. Make more and
the VC total goes up.
Step-variable costs are nearly variable, but go up in small steps
rather than at a constant rate. Equipment maintenance is an example:
as more machines work more hours, more maintenance work results.
If the steps are small, you can treat the step-variable cost function as a
variable cost.
Fixed costs (FC) remain constant in total, but fluctuate per unit
depending on activity levels. Make more and the FC per unit will
decrease.
Step-fixed costs behave as fixed costs within a wide relevant range,
but change outside that range.
Semivariable (or mixed) costs have both a variable and a fixed com-
ponent.They increase or decrease with activity levels, but not in direct
proportion. An example would be a salesperson on a fixed salary plus
commission.
Curvilinear costs cannot be represented with a straight line, but are
represented with a curve showing either increasing or decreasing mar-
ginal costs.Working these out is why people take calculus.
Webster06.qxd 8/29/2003 5:48 PM Page 108

---

Management Cost Accounting
109
are marketing, selling, distribution, and transportation depart-
ments. All of these will have some overhead costs associated
with them.
Looking at cost behavior associated with volume, we find
that product costs do not transfer from assets to expenses until
the finished goods are sold. Once the goods are sold, their
product costs become part of the expense item cost of goods
sold (COGS). They are then matched with sales revenue and
other operating overhead expenses to find operating income.
Finished goods that are not sold by the end of a reporting peri-
od are treated as finished goods stock or inventory held for sale.
Under the absorption cost accounting system (which I’ll explain
shortly), overhead costs linked to these finished goods are also
assigned to the goods and not reported as expenses.
Remember this point: we’ll return to it later.
To predict costs, managers must understand cost behavior
patterns as they plan, control, and make decisions for their
organization’s operation. Those costs need to be parsed out into
the various cost categories for analysis. One common way to
classify costs involves looking at the ledger account names and
deciding whether each cost is fixed or variable or what. Rent?
We pay it each month, so it must be fixed. Raw materials? The
cost depends on how much we make, so it must be variable.
Electricity? We have to pay something each month, but the bill
depends on how much we run the machines, so it must be one
of those semivariable costs.
Each cost is classified as a variable, fixed, or semivariable
cost to determine how the cost will behave in the future. This
classification is then adjusted based on experience. Many small
businesses go no further. The weakness of this approach is that
it reports only what costs have been, not what they should be.