Biznes hujjatlarini yuritish

2.Hujjatlarni tayyorlash va ularning bosqichlari
Hujjatlarni tayyorlash odatda kompьyuterda olib boriladi. Hozirgi kunda kompьyuter har joydan yozuv mashinkasini siqib chiqarib hujjatlarni tizim va tahrirlashning asosiy vositasi bo’lib qoladi. SHuning natijasida hujjat matnini tayyorlashda ancha yirik hajmdagi ma’lumotlarni aniqlash va urganish; tuzish va kelishtirish jaryonida hujjatlarni ko’p marotaba qayta bosmadan chiqarishni bartaraf etish, hujjatning ust qismini bezatish madaniyatini yanada yaxshilash imkonini
beradi.
Har bir hujjatni tayyorlash 3 bosqichda olib boriladi:

1. 
   hujjat ma.tnini tuzish;
   
2. 
   hujjatni kelishtirish;
   
3. 
   hujjatni rasmiylashtirish.
   

Hujjat tayyorlashning 1 -bosqichi qonunga asoslangan bo’lib, shuningdeq shu kabi savollarni yechish tartibini belgilovchi avvalgi me’yoriy-uslubiy hujjatlarni o’rganishdir. Hujjat tayyorlashning bu bosqichi murakabligi va qonunchilikka doir ma’lumotlarni izlash bo’yicha murakkab ishlar o’tkazish zarurligi tufayli ko’pincha qoldirilib kelingan. Hozirgi paytga kelib o’zida turli xil qonunchilik va me’yoriy-uslubiy hujjatlarni saqlovchi ko’p sonli yuridik va qonunchilik ma’lumot banklarning mavjudligi hujjatlar tayyorlash sifatini yanada oshirishga sharoit yaratdi.
Arzon ma’lumot banklari kompakt diskdagi mavzuyi tanlangan hujjatlar ko’rinishiga ega bo’lishi mumkin. "Garant", "Konsulьtant plyus" kabi tizimlar yangi me’yoriy hujjatlar bilan davriy ravishda (har hafta, har kuni) to’ldirilishini yoki internet orqali eng yangi ma’lumotlarga ega bo’lishni nazarda tutadi. Bular ichida davlat qonunchiligi, viloyatlar qonunchiligi, mavzusi tanlangan ma’lumotlar - boj qonunchiligi, bank qonunchiligi, uy-joy qonunchiligi, soliq to’lash va buxgalteriya hisoboti va boshqalar bo’lishi mumkin.
Bunday tizimlar berilgan mavzuga doir hujjatlarni tez tanlab olish, o’zaro bog’lik me’yoriy hujjatlarni ko’rib chiqish, kerak bo’lsa - tanlangan materialni bosib chiqarish imkonini beradi.
Hujjat tayyorlashning 2 - bosqichi aynan shu savol va shunga o’xshash savollar bo’yicha avvalgi hujjatlarni va ularning yechimlarini o’rganadi. Hujjatlarni tanlash hajmi tayyorlanayotgan hujjatning to’g’riligi, o’ziga zid bo’lmasligi va hajmini belgilab beradi. Yaqin-yaqingacha, korxona hujjatlarini qayd qilish. an’anaviy tizimlarda kerakli hujjatlarni topish ancha mushkul bo’lgan edi. Hujjatlarni mavzu bo’yicha tanlash predmet mavzusi kartoteka bilan chegaralanib, katta mehnat sarflash orqali xam yetarli va kerakli hujjatlar hajmi bo’lmagan. Hujjatlar va avtomatlashgan qidiruv o’rtasida o’rnatilgan kompьyuterlashgan qayd qilish tizimigina berilgan savol bo’yicha deyarli barcha kerakli hujjatlarni topish, hujjatlarni to’la matni saqlangan tizimida esa - kerakli barcha ma’lumotlarni o’sha zahotiyoq ekranga chiqarish imkonini beradi.
Hujjat tayyorlashning 3-bosqichi muayyan vaziyat bo’yicha ma’lumotlar yig’ishdan iborat bo’lib, bu bosqichda ham yig’ilgan ma’lumot bazalari ham korxona, firma va tashkilotda yaratilgan ma’lumot bazalarini ishlatish mumkin. Ma’lumot yigishning keng tarqalgan usullaridan biri- Internetdagi qidiruv jarayonidir.Masalan ishlab chiqaruvchining mahsulot texnik tavsifi haqligi ma’lumotni olishi, turli mol yetkazib beruvchilarning mahsulot va xizmatlarga qo’ygan narxlarini taqqoslash, manzillar. telefonlar va jalvallar to’g’risida xabardor bo’lish.
Shu tartibdagi tayyorlov ishlari o’tkazilgandan keyingina shaxsiy hujjatni sifatli tayyorlash mumkin. Har qanday tashkilot o’z nizomida belgilangan vazifalarni doimiy va qayta bajarib kelganligi sababli hujjatlar tuzishni talab qiluvchi holatlar ham takrorlanadi, ya’ni bir turda bo’ladi. Bunday hujjatlarning shakli va matnini oldindan sinchkovlik bilan ishlab chiqish. ularni kompьyuter xotirasiga trafaret matnlar va shablonlar ko’rinishida kiritib, ma’lum bir vaziyatlarni hujjatlashtirishda qo’llash mumkin.
Ba’zi hujjatlar barcha tashkilotlar uchun umumiy hisoblanadi. Ularning shakli tegishli idoralar tomonidan ishlab chiqiladi va tasdiqlanadi. Masalan, buxgalteriya hujjatlari unifikatsiyalashgan shakllar albomida Davlat statistika qo’mitasi tomonidan tasdiqlangan va boshqalar.