Boshqaruv maqsadi

Telefondagi so'zlashishlar haqida bir og'iz so'z. Telefon - bu kommunikatsiya ning eng ko'p foydalaniladigan vasitasi. U vaqtni tejashning eng samarali vositalari dan biri va shuning bilan bir vaqtda ishdagi "xalaqitlar"ning eng tez-tez bo'ladigan manbasi, "vaqtni yutuvchisi"dir (telefonning paradoksi). Uning siz uchun u yoki bu xususiyatlarga ega bo'lishi, siz undan qanchalik ratsional foydalanishingizga bog'liqdir.
Qo'ng'iroq qilayotgan har bir kishi o'zining qo'ng'irog'ining muhimligiga ishonadi. Ammo telefondagi so'zlashishlarga faqat cheklangan vaqtni ajratish kerak. Bu ma'noda telefonda so'zlashish chaqirilmagan mehmonga o'xshaydi, u boshqa telefon yordamida qilishlari mumkin, chunki masofaviy uzoqlik va vositali aloqa bilan himoyalanganlar.
Keraksiz qo'ng'iroqlardan himoyalanish va ularni qulay vaqtga ko'chirish uchun quyidagilarni qilish kerak:

• 
  bo'lajak abonentlarni qachon ularni qo'ng'iroq qilishlarini istashingizni xabardor qilish;
  

• 
  suxbatning ohirida "Menga bir amallab qo'ng'iroq qiling" kabi jumlalardan qochish;
  
• 
  sizdan xabar kutayotgan sherikka, aniq ma'lum vaqtda, u sizga qo'ng'iroq qilmasidan oldinroq qo'ng'iroq qilish;
  

• 
  barcha kiruvchi telefon qo'ng'iroqlarini kotib orqali o'tkazish yoki vaqti-vaqti bilan avtojavob beruvchidan foydalanish.
  

Yaxshi kotib menejerning muhim yordamchisi bo'ladi, u kiruvchi telefon qo'ng'iroqlarini qabul kilish kerak. Kotib bilan shunday mezonlarni belgilash kerakki, unga ko'ra qiruvchi qo'ng'iroqlarga rad javobi berilishi, ko'chirilishi (takroriy qo'ng'iroq) yoki ular sizga " o'tkazilishi" kerak. Shuning bilan birga kotibga quyidagi ifodalardan "muhim majlisda", "...unga halaqit berishlarini istamaydi,. "...unda muhim qabul" dan foydalanishga ruxsat bermang. Bunday jumlalar qo'ng'iroq qiluvchida yoqimsiz his uyg'otadi, u o'zi bilan muhim shaxs kabi munosabatda bo'lishlarini istaydi, va unga esa "undanda muhimroq boshqani borligi" haqida tushuncha beriladi.
Agar rahbarda vaqtincha yoki uzoq vaqtga kotib bo'lmasa, avtojavob qaytaruvchini ishga tushurish ,u "ikkinchi navli " vosita bo'lsa ham, maqsadga muvofiq. Kotib yoki avtojavob qaytaruvchi yo'qligida keraksiz qo'ng'iroqlardan "Marhamat, menga soat 16 da qo'ng'iroq qiling" yoki "Men sizga keyinroq qo'ng'iroq kilaman" kabi jumlalar yordamida himoyalanish mumkin. Teskari qo'ng'iroq qilish usulidan kotib borligida ham foydalanish mumkin. U ham muzokaralar uchun zarur materiallarni tayyorlash imkonini beradi, buning natijasida telefonda so'zlashishning umumiy vaqti qisqaradi. Chiquvchi qo'ng'iroqlar bilan kiruvchilarga nisbatan osonroq manipulyatsiya qilish mumkin.
Telefon bloklari ham vaqtni ancha tejaydilar. Buning uchun 1-2 vaqtli oraliqni tanlash kerak, bu vaqtda telefondagi suhbatlarni, unga oldindan tayyorlanib, hammasini birgalikda yoki seriyalar bilan "ishlash" mumkin.
Telefon qo'ng'iroqlari (bloklarini) ishni "avji sho'baigan "saotlarda emas, balki foydasiz vaqtda o'tkazish maqsadga muvofiqdir, bunda ular ishni borishini buza olmaydilar. Buning uchun vaqtning "bo'sh" oraliqlari va ishlar o'rtasidagi boshqa tanaffuslardan foydalanish mumkin. 8 00 dan 9. 30 gacha,13.30 dan 14 00 gacha va 16 30 dan keyingi vaqt telefon qo'ng'iroqlari uchun eng qulay oraliqlar bo'ladi. Buning ustiga, bu vaqtda o'z sherigingizga tezroq qo'ng'iroq qilish mumkin.
Telefonda so'zlashishlarni olib borish bo'yicha bir necha aniq maslahatlarni beramiz.
1.Qisqa bo'lish va suhbatni boshlanishi uni borishi va tugashini belgilab berishini hisobga olish zarur.

2. 
   Oldin sherikka qo'ng'irog'ingizning maqsadini xabar qiling, keyin esa sababini tushuntiring.
   
3. 
   Suhbatni boshqa apparat bo'yicha muhim qo'ng'iroq bo'lganligi sababli uzib qo'ymang. Kerak bo'lgan holda, suhbatni uzush mumkinmi yoki yo'qligini so'rang va 10 daqiqadan keyin qayta qo'ng'iroq qiling.
   
4. 
   Xodimlar bilan "parallel" suhbatlardan qoching.
   
5. 
   Uzun suhbatning oxirida qisqacha xulosalar qiling va qo'rilishi kerak bo'lgan choralarni sanab o'ting.
   

6. 
   Suhbat vaqtida muhim axborotlarni yozib boring, u bilan, ehtimol, qo'l ostidagilar va hamkasblarni tanishtirish kerak bo'lishi mumkin.
   
7. 
   Suhbatni muloyimlik bilan tugating. Gap shundaki, ba'zi bir rahbarlar suhbatni muloyim jumla bilan yakunlamasdan, xayrlashmasdan keskin uzib qo'yadalar.