Boshqaruv maqsadi

Yozishmalarni ratsional olib borish ham muhim ahamiyatga ega. Kiruvchi pochtani ishlab chiqishni ratsionalizatsiyalash uchun quyidagilar zarur:

• 
  sizning stolingizga faqat siz uchun ahamiyatga ega bo'lgan yozishmalarni qo'yish haqida ogohlantirish;
  
  • 
    kotibga kiruvchi pochtani oldindan navlarga ajratishni (masalan, ustivorligi bo'yicha) va uni maxsus papkalarga joyl ashtirishni topshirish;
    
  • 
    kiruvchi xatlarga kerakli izohlovchi materiallarni qo'shish haqida topshiriq berish;
    
• 
  xatlarni o'qishda muhim joyl arni darhol belgilab qo'yish, bu sizga va boshqalarga ularning keyinchalik ishlab chiqishni osonlashtiradi.
  
• 
  xatni ishlab chiqish bo'yicha ko'rsatmalar va mulohazalar bilan ta'mini ash;
  
  • 
    xatni olgandan keyin darhol, ya'ni pochta ko'rib chiqish vaqtida ishlab chiqish va choralar ko'rish.
    

O'zini o'zi boshqarishning oxirgi vazifasi natijalar ustidan nazorat yoki o'zini o'zi nazarot qilishdir, u tufayli rejalashtirilgan ishlar bajarilganmi, rejalarga tegishli tuzatishlar kiritilganmi yoki yo'qmi, belgilanadi.
Nazorat qo'ydagi uchta vazifani bajaradi:
1)jismoniy holatni anglab yetish. Nazoratni amalga oshirish paytiga kelib nimalarga erishilgan?
2) rejalashtirilganni erishilgan bilan solishtiring. Qo'yilgan maqsadga qanday darajada erishilgan?
3) ma' lum chetga chiqishlarga tuzatishlar kiritish.
Nazoratning vaqti, davomiyligi va muntazamligi ijro etilayotgan vazifalar va qo'yilgan maqsadlarga bog'liq. U amalga oshirilayotgan jarayonni nazorat qilish va natijalar nazorati (maqsadiy nazorat)ga bo'linadi.
Nazoratni amalga oshirish uchun o'z rejalari va mehnatni tashkil qilinishini muntazam ravishda tekshirish, o'ziga doimiy ravishda quyidagi savollarni berish tavsiya etiladi:
Haqiqatan ham men zarur masalani yechayapmanmi?
Men bo'lg'uvsi faoliyatga uning ustivorliligiga muvofiq to'g'ri kelamanmi?
Men ma'lum vaqtda rejalashtirilgan vazifalarni bajara olamanmi?
Men ishning yetarlicha hajmini boshqalarga qayta topshira olamanmi?
Men kichik ishlarni yagona blokka birlashtira olamanmi?
Men "halaqitlar" va "vaqtni yutib yuborilishi" bilan kurash olib borayapmanmi?
Yana faoliyat va vaqtning tahlilini ham o'tkazish zarur, u kun va hafta davomi dagi vaqtdan haqiqiy foydalanishni rejalashtirilgan bilan solishtirishni ko'zda tutadi. Buning uchun ma'lum davr(kun yoki hafta) ajratiladi, bu davr davomida bajarilgan ishlar va sarflangan vaqt qayd etiladi. Keyin faoliyatning har bir turi mehnat jarayonini vaqtni tajash maqsadida muvofiqlashtirish imkoniyatlari nuqtai nazardan tahlil qilinadi:
- Agar ushbu faoliyatdan voz kechilsa, nima sodir bo'ladi?
- Agar ushbu faoliyat to'liqligicha yoki qisman boshqalarga topshirilsa, nima sodir bo'ladi?
- Agar ushbu faoliyat vaqtning qisqaroq oralig'i davomida amalga oshirilsa, nima sodir bo'ladi.
-Agar hech nima sodir bo'lmasa yoki oqibatlar ahamiyatsizoq bo'lsa, unda bu faoliyatdan voz kechish, uni boshqalarga topshirish yoki qisqaroq muddatlarda amalga oshirish mumkin.
Keyin haqiqiy vaqtli yuklamani belgilashga, hamda qancha vaqtni tejash mumkinligini, vaqtni tejash bo'yicha qanday choralar ko'rish kerakligi, tejalgan vaqtdan qanday foydalanish mumkinligini aniqlashga harakat qiling.
Menejer faoliyati o'zini o'zi tashkil qilinishining boshlang'ich nuqtasi qo'yilgan maqsadlarga erishishning mo'ljalidan iboratdir.
Mexnat natijalarini maqsadlarga erishish nuqtai nazaridan nazorat qilish vazifalari bajarilganidan keyin(yakuniy nazorat), yirik loyixalarni amalga oshirishda esa - oraliq bosqichlarda (oraliq nazorat) amalga oshirilishi kerak,
O'zining yillik, oylik, haftalik va kunlik rejalarning quyidagi savollarga javob bergan holda, muntazam ravishda nazoratini amalga oshirish zarur:
-Qanday natijalarga erishildi?
-Nima qilinmay qoldi va nima uchun?
-Qayerda vaqt yo'qotildi?
-Keyingi davrni rejalashtirish uchun qanday xulosalar chiqarish mumkin?
Shunday qilib, menejerning shaxsiy ishini ratsionnallashtirish uning faoliyatining samaradorligini oshirishga imkon beradi, jamoani muvaffaqiyatli boshqarish uchun shart-sharoitlar yaratadi.