Hujjatlarini bibliografiya tuzish

2. Hujjat turlari. Hujjatlardagi zaruriy qismlar va ularni 
rasmiylashtirish. 
Ish olib borish jarayonining murakkabligi va serqirraligiga muvofiq 
ravishda rasmiy ish yuritish qog'ozlari, hujjatlari ham xilma-xil va miqdoran 
juda ko'p. Hujjatlarning maqsadi, yo'nalishi, hajmi, shakli va boshqa bir 
qator sifatlari ham turlichadir. Hujjatlar tiliga bo'lgan umumiy talablar bilan 
bir qatorda har bir turkum hujjatlar tuzish ishiga qo'yiladigan ko'pgina 
lisoniy xususiyat va sifatlar bilan belgilanadi. Bu xususiyat va sifatlarni har 
taraflama va chuqur tasavvur qilmasdan turib, mukammal hujjatlarni yaratish 
haqida gap ham bo'lishi mumkin emas. Shunga ko'ra hujjatlar tasnifi 
masalasi alohida kasb etadi.
Hujjatshunoslikda hujjatlar bir necha jihatlarga ko'ra tasnif qilinadi. 
Tasniflashda mutlaqo bir xil guruhlashtirish mavjud bo'lmasa-da, ularni bir 
qadar yagonalashgan holda guruhlashtirish mumkin. 
Hujjat matni aniqlik, ixchamlik, lo'ndalik, mazmuniy to'liqlik kabi talablarga 
javob berish kerak. Ushbu talablarga javob bera olmaydigan hujjat chinakam 
hujjat bo'la olmaydi, bu kabi hujjatlar ish yuritish jarayoniga halaqit beradi, 
ishning samaradorligini pasaytiradi. Hujjatlar matnining xolislik, aniqlik, 
ixchamlik, lo'ndalik, mazmuniy to'liqlikdan iborat zaruriy sifatlari 
hujjatchilik tilining o'ziga xos so'z qo'llash, morfologik va sintaktik 
xususiyatlar orqali ta’min etadi. Hujjatlar
tilida ot turkumiga oid so'zlar ko'p qo'llaniladi. Hatto fe’l bilan ifodalanuvchi 
harakat va holatlar ifodasi uchun ham otga yaqin so'z shakllari tanlanadi, 
ya’ni harakat nomi deb ataluvchi so'z shakllari faol ishlatiladi. 

---

14 
Hujjatlar matni birinchi shaxs yoki uchini shaxs tilida yoziladi. Yakka rahbar 
nomidan yoziladigan farmoyish hujjatlar (buyruq, farmoyish, ko'rsatma 
kabilar) birinchi shaxs tilida bo'ladi. Shuningdek, ayrim shaxs tomonidan 
yozilgan hujjatlar (ariza, tushuntirish xati kabi) ham birinchi shaxs, birlik, 
sonda yoziladi. Boshqa hujjatlar esa birinchi shaxs ko'plik sonda yoki 
uchinchi shaxs birlik sonda tuziladi: “...ga ruxsat berishingizni so'raymiz”, 
“...deb hisoblaymiz”, ma’muriyat talab qiladi”, boshqarma so'raydi” kabi.
Hujjat matni tuzishda turg'unlashgan, qoliplashgan so'z birikmalaridan 
ko'proq foydalanish kerak. Chunki qoliplashgan, yagona doimiy shaklga ega 
bo'lgan so'z tizimlari, iboralar, muhandislik psixologiyasi ma’lumotlarga 
ko'ra, boshqa so'z birikmalariga qaraganda 8 – 10 marta tez idrok qilinar 
ekan. Shuni nazarda tutish kerakki qoliplashgan so'z birikmalari hujjatlarni 
tayyorlash va ulardan foydalanish jarayonlarini anchagina tezlashtirish 
imkonini beradi.Shuningdek, har bir hujjat turining mohiyati va maqsadi 
bilan bog'liq ravishda o'ziga xos qoliplashgan sintaktik tuzilmalar shakllana 
boradi.
Masalan, buyruqda quyidagicha qoliplashgan tuzilmalar qo'llanishi 
mumkin: “...so'm maosh bilan ...lavozimiga tayinlansin”; “...o'z xohishiga 
ko'ra ...lavozimidan ozod qilinsin”; “...boshqa ishga o'tganligi munosabati 
bilan ...lavozimidan ozod qilinsin”; Yoki xizmat yozishmalarida quyidagi 
tayyor nutq qurilmalari foydalanish mumkin? Sizga ...ni ma’lum qilamiz? 
Sizga ...ni bildiramiz? Sizga ...ni eslatamiz”.
Hujjatlarni tayyorlash umumiy qoidalariga ko'ra ularning zaruriy 
qismlari (rekvizitlari) quyidagicha:
1.O'zbekiston Respublikasining gerbi.

---

15 
2.Tashkilot yoki korxonaning ramziy belgisi (emblemasi).
3.Mukofot tasviri.
4.Vazirlik yoki yuqori idoraning nomi.
5.Muassasa, tashkilot yoki korxonaning nomi.
6.Tarkibiy tarmoqning nomi.
7.Aloqa muassasasining shartli raqami (indeksi), tashkilot yoki korxona 
manzili, telefon raqami, faks raqami, bankdagi hisob-kitob raqami.
8.Matn sarlavhasi.
9.Sana.
10.Shartli raqam.
11.Keladigan hujjatlarning sanasi va shartli raqamiga havola.
12.Tuzilgan yoki nashr qilingan joyi.
14.Hujjatni oluvchi (adresant).
15.Tasdiqlash ustxati.
16.Munosabat belgisi (rezolutsiya).
17.Hujjat turining nomi.
18.Nazorat haqida qayd.
19.Matn.
20.Ilova mavjudligi haqidagi qayd.
21.Imzo.
22.Kelishuv ustxati.
23.Rozilik belgisi (viza).
24.Muhr. 
25.Nusxaning tasdiqlanishi haqidagi qayd.
26.Ijrochining familiyasi va telefon raqami.

---

16 
27.Hujjatning bajarilganligi va uni hujjatlar yig'majildiga yo'naltirilganligi 
haqidagi qayd.
28.Axborot mashinaga ko'chirilganligi haqidagi qayd.
29.Hujjat kelib tushganligi haqida qayd.
Shulardan o'ntachasi nisbatan ko'p qo'llaniladi, shuning uchun asosiy zaruriy 
qismlar deb ham yuritiladi. Hujjat muallifi hujjat turining nomi, sarlavha, 
hujjatni oluvchi (adresat), kelishuv va rozilik belgilari, matn, tasdiqlash, 
imzo, muhr, ilova mavjudligi haqidagi qayd. 

---

17