Iqtisodiyot” kafedrasi “menejment” fanidan Oʻquv-uslubiy majmua

Telefondagi soʻzlashishlar haqida bir ogʻiz soʻz. Telefon - bu kommunikatsiyaning eng koʻp foydalaniladigan vasitasi. U vaqtni tejashning eng samarali vositalaridan biri va shuning bilan bir vaqtda ishdagi “xalaqitlar”ning eng tez-tez boʻladigan manbasi, “vaqtni yutuvchisi”dir (telefonning paradoksi). Uning siz uchun u yoki bu xususiyatlarga ega boʻlishi, siz undan qanchalik ratsional foydalanishingizga bogʻliqdir.
Qoʻngʻiroq qilayotgan har bir kishi oʻzining qoʻngʻirogʻining muhimligiga ishonadi. Ammo telefondagi soʻzlashishlarga faqat cheklangan vaqtni ajratish kerak. Bu ma’noda telefonda soʻzlashish chaqirilmagan mehmonga oʻxshaydi, u boshqa telefon yordamida qilishlari mumkin, chunki masofaviy uzoqlik va vositali aloqa bilan himoyalanganlar.
Keraksiz qoʻngʻiroqlardan himoyalanish va ularni qulay vaqtga koʻchirish uchun quyidagilarni qilish kerak:

• 
  boʻlajak abonentlarni qachon ularni qoʻngʻiroq qilishlarini istashingizni xabardor qilish;
  
• 
  suxbatning ohirida “Menga bir amallab qoʻngʻiroq qiling” kabi jumlalardan qochish;
  
• 
  sizdan xabar kutayotgan sherikka, aniq ma’lum vaqtda, u sizga qoʻngʻiroq qilmasidan oldinroq qoʻngʻiroq qilish;
  
• 
  barcha kiruvchi telefon qoʻngʻiroqlarini kotib orqali oʻtkazish yoki vaqti-vaqti bilan avtojavob beruvchidan foydalanish.
  

Yaxshi kotib menejerning muhim yordamchisi boʻladi, u kiruvchi telefon qoʻngʻiroqlarini qabul kilish kerak. Kotib bilan shunday mezonlarni belgilash kerakki, unga koʻra qiruvchi qoʻngʻiroqlarga rad javobi berilishi, koʻchirilishi(takroriy qoʻngʻiroq) yoki ular sizga “ oʻtkazilishi” kerak. Shuning bilan birga kotibga quyidagi ifodalardan “muhim majlisda”, “...unga halaqit berishlarini istamaydi,. “...unda muhim qabul” dan foydalanishga ruxsat bermang. Bunday jumlalar qoʻngʻiroq qiluvchida yoqimsiz his uygʻotadi, u oʻzi bilan muhim shaxs kabi munosabatda boʻlishlarini istaydi, va unga esa “undanda muhimroq boshqani borligi” haqida tushuncha beriladi.
Agar rahbarda vaqtincha yoki uzoq vaqtga kotib boʻlmasa, avtojavob qaytaruvchini ishga tushurish ,u “ikkinchi navli “ vosita boʻlsa ham, maqsadga muvofiq. Kotib yoki avtojavob qaytaruvchi yoʻqligida keraksiz qoʻngʻiroqlardan “Marhamat, menga soat 16 da qoʻngʻiroq qiling” yoki “ Men sizga keyinroq qoʻngʻiroq kilaman” kabi jumlalar yordamida himoyalanish mumkin. Teskari qoʻngʻiroq qilish usulidan kotib borligida ham foydalanish mumkin. U ham muzokaralar uchun zarur materiallarni tayyorlash imkonini beradi, buning natijasida telefonda soʻzlashishning umumiy vaqti qisqaradi. Chiquvchi qoʻngʻiroqlar bilan kiruvchilarga nisbatan osonroq manipulyatsiya qilish mumkin.
Telefon bloklari ham vaqtni ancha tejaydilar. Buning uchun 1-2 vaqtli oraliqni tanlash kerak, bu vaqtda telefondagi suhbatlarni, unga oldindan tayyorlanib, hammasini birgalikda yoki seriyalar bilan “ishlash” mumkin.
Telefon qoʻngʻiroqlari (bloklarini) ishni “avjida“ soatlarda emas, balki foydasiz vaqtda oʻtkazish maqsadga muvofiqdir, bunda ular ishni borishini buza olmaydilar. Buning uchun vaqtning “boʻsh” oraliqlari va ishlar oʻrtasidagi boshqa tanaffuslardan foydalanish mumkin.8 00 dan 9. 30gacha,13.30 dan 14 00 gacha va 16 30 dan keyingi vaqt telefon qoʻngʻiroqlari uchun eng qulay oraliqlar boʻladi. Buning ustiga, bu vaqtda oʻz sherigingizga tezroq qoʻngʻiroq qilish mumkin.
Telefonda soʻzlashishlarni olib borish boʻyicha bir necha aniq maslahatlarni beramiz.
1.Qisqa boʻlish va suhbatni boshlanishi uni borishi va tugashini belgilab berishini hisobga olish zarur.
2. Oldin sherikka qoʻngʻirogʻingizning maqsadini xabar qiling, keyin esa sababini tushuntiring.
3. Suhbatni boshqa apparat boʻyicha muhim qoʻngʻiroq boʻlganligi sababli uzib qoʻymang. Kerak boʻlgan holda, suhbatni uzush mumkinmi yoki yoʻqligini soʻrang va 10 daqiqadan keyin qayta qoʻngʻiroq qiling.
4. Xodimlar bilan “parallel” suhbatlardan qoching.
. Uzun suhbatning oxirida qisqacha xulosalar qiling va qoʻrilishi kerak boʻlgan choralarni sanab oʻting.
6. Suhbat vaqtida muhim axborotlarni yozib boring, u bilan, ehtimol, qoʻl ostidagilar va hamkasblarni tanishtirish kerak boʻlishi mumkin.
7. Suhbatni muloyimlik bilan tugating. Gap shundaki, ba’zi bir rahbarlar suhbatni muloyim jumla bilan yakunlamasdan, xayrlashmasdan keskin uzib qoʻyadalar.