Kasbiy munosabatlar psixologiyasi

3. Muzokara va suhbatlarga tayyorgarlik hamda o‘tkazish yo‘llari

Xizmat ko‘rsatish sohasining falsafasi servis faoliyatining jamiyat va inson hayotidagi ijtimoiy ahamiyatini ochib beradi. Xizmat ko‘rsatish sohasining falsafasini bu sohaning kasbiy majburiyatlari yoki axloqiy qoidalari ro‘yxati bilan tenglashtirish mumkin emas. Servis sohasining falsafasi xizmat turlarini ishlab chiqaruvchilari va iste’molchilarini teng huquqli hamkorlar deb olib qaraydi, ular ning umumiy maqsadlarini aniqlaydi va ular uchun umumiy bo‘lgan ma’naviy qadriyatlarni (masalan, mijoz har doim haq) shakllantiradi. Natijada tartibga solingan harakatlar va servis faoliyatining barcha ishtirokchilarining o‘zaro bir-birini yaxshi tushunishi o‘z navbatida xizmat ko‘rsatish jarayonining samarasini yaxshigina oshiradi. Bunday vaziyatda firmada yaxshi kayfiyat hukmronlik qiladi. Eng muhimi esa bunday xush kayfiyatdan mijozlar ham bahramand bo‘lishadi va ularni yana bir bor shu firmaga murojaat etishlariga sabab bo‘ladi.

Uchrashuv yoki muzokara to‘g‘risida kamida 2–3 kun oldindan kelishib olish qabul qilingan, bunda muhokama uchun kiritiladigan masalalar, shuningdek, uchrashuvning davomliligini oldindan aniq lab olish kerak. Bu daqiqalarda esa tomonlar muhokama uchun zarur ma’lumotlar to‘g‘risida, shuningdek, hujjatlar yoki og‘zaki deklaratsiyalar to‘g‘risida kelishib olishadi. Muzokaralarning boshlanish vaqtiga ikkala tomon ham so‘zsiz rioya etishi qabul qilingan.

Ish uchrashuvlari, ayniqsa, muzokaralar maxsus ajratilgan va moslashgan xonada (zalda) o‘tkaziladi. Muzokaraning har bir ishtirokchisi oldiga ishtirokchining familiyasi, ismi va otasining ismi, u vakil bo‘lsa firma yoki tashkilot nomi ko‘rsatilgan yozuv taxtachalarini qo‘yib qo‘yish maqsadga muvofiqdir.

Joylar (stullar) yetishmasligi holatlari bo‘lmasligi shart.

Zarur hollarda muzokaralarga maxsus ajratilgan (tashrif etilgan) xodimlar (mutaxassislar) xizmat ko‘rsatishadi.

Ishtirokchilar stollar ustidan qog‘ozlar va yozuv-chizuv uchun kerakli narsalarni topa olishlari lozim. Shuningdek, stollar ustiga salqin ichimliklarini ham qo‘yish o‘rinlidir. Oz miqdorda pishirilgan narsalar bilan choy va kofelar qo‘yish ham tavsiya etiladi.

Rasmiy qabullar odatda yirik ko‘rgazmalar, konferensiyalar ochilishi va savdo shartnomalarini imzolash davrlarida uyushtiriladi. Rasmiy qabul tashkil etish rejalashtirilgan bo‘lsa, u qaysi shaklda bo‘lishdan qat’i nazar alohida tayyorgarlikni talab qiladi. Avval qabul turi aniqlanadi, so‘ngra tadbirni o‘tkazishdan ko‘zlangan maqsad, o‘tkaziladigan joyi, mehmonlar ro‘yxati, taklifnomalarni tarqatish tartibi, stollar joylashuvi rejasi, ularni jihozlash, nutqlar va xizmat ko‘rsatish masalalari bilan shug‘ullaniladi. Qabul bayram kunlari o‘tkazilmaydi.

Mehmonlarga 1–2 hafta oldin taklifnoma jo‘natiladi. Taklifnoma tipografik usulida tayyorlanadi. Oldin har bir taklif etiluvchiga og‘zaki maslahat solib ko‘riladi, rozi bo‘lsa taklifnoma jo‘natiladi.

Katta e’tiborni mehmonlarning joylashuviga qaratish zarur. Bu masalada har bir mehmonning xizmat va ijtimoiy holatini qattiq nazarda tutish lozim. Ularning stoldagi joylarini hisobga olish zarur.

Mehmonlarni stolga joylashtirish tartibi quyidagicha:

Eng e’tiborli mehmon uy bekasining o‘ng tomoniga, eng e’tiborli mehmonning oilasi uy egasining o‘ng tomoniga joylashadi. Qolganlari lavozimi, yoshi bo‘yicha bitta erkak, bitta ayol tarzida joylashadilar.

Umuman rasmiy yoki uydagi barcha qabullarda ishtirok etishda o‘zini tutishning asosiy qoidalariga amal qilish quyidagicha:

Erkaklar: oyoqni almashtirib o‘tirmaydi, shimni paypoq darajasidan yuqoriga ko‘tarmaydi.

Ayollar: o‘tirganda ko‘ylak va yubkani ko‘tarmaydi, past kresloga o‘tirganda oyoqni almashtirmaydi. Tizzani bir-biriga juftlagan holatda bir tomonga qaratib, oyoqni bir joyda ushlab turadi.

Qabulning bosh qoidalaridan biri, bu aniqlik, nafaqat o‘z vaqtida kelish, balki chiroyli, o‘z vaqtida kuzatilishi hamdir.

Qabul davrida barcha mehmonlar uchun qiziqarli bo‘lgan voqea va hodisalar haqida gap olib borish kerak. Iloji boricha ish yuzasidan suhbatlashuv, tortishuvlaridan yiroq bo‘lishiga harakat qilish lozim.

Muzokara davomida yoki u yakunlangandan so‘ng mehmonlarni tushlik yoki kechki ovqatga taklif etish yaxshi odat.

Barcha mamlakatlarda yaxshi odat aniqlikning belgisi hisoblanadi. Qabulga 15 daqiqagacha kechikib kelishga ruxsat etiladi. O‘ndan uzoq vaqt kech qolib ketish o‘ta qo‘pol hurmatsizlik hisoblanadi. Agar kechikib kelishga uzrli sabab bo‘lsa, oldindan ogohlantirib qo‘yiladi, kechirim so‘raladi. Muddatdan oldin kelish ham yaxshi odat emas, mezbonlarni noqulay holatga tushirib qo‘yish mumkin.

Ish uchrashuvlari tashkil etilishini to‘laligicha tashabbuskor tomon yoki kelishuv bo‘yicha qabul qiluvchi tomon bo‘lib qoluvchi tomonlardan biri o‘z zimmasiga oladi. Ko‘pincha muzokaralar kokteyl, lanch, kechki ovqatlanish va qabulning boshqa turlari shunday tartibli tadbirlar shaklida o‘tkaziladi.

Lanch (2-nonushta) odatda soat 9.30 va 10 lar o‘rtasida uyushtiriladi va 1–1,5 soat davom etadi (nonushtaninng o‘ziga 45–60 daqiqa va choy yoki kofe uchun 15–30 daqiqa).