ʼlim vazirligi oʻzbekiston jurnalistika va ommaviy kommunikatsiyalar universiteti

Hujjatlarni idoraviy arxivga topshirishga tayyorlash
Tashkilotlarda ish yuritish jarayonida to‘plangan hujjatlar keyinchalik yo uzoq muddatda arxivda saqlab qolinadi, yoki qisqa muddat saqlanib, keyin yo‘q qilinadi. Tashkilotlar ularning faoliyatida va tasarrufidagi tashkilotlar faoliyatida vujudga keladigan, doimiy saqlanadigan hujjatlarning tanlab olinishini, hisobga olinishini, saqlanishini, ishlanish sifatini va ushbu hujjatlarni o‘z vaqtida davlat saqloviga berishni ta’minlaydilar.
Doimiy va uzoq vaqt (10 yildan ko‘proq) saqlanadigan hujjatlarni saqlash uchun tashkilotlarda idoraviy arxivlar tashkil etiladi yoki ularning vazifalari boshqa tarkibiy bo‘linma (maxsus ajratilgan mansabdor shaxslar)ga yuklanadi.
Doimiy va uzoq muddat saqlanadigan, tugallangan hujjatlar yig‘majildlari ma’lumot ishlari uchun tarkibiy bo‘linmalarda ikki yil davomida qoldiriladi, keyin esa tashkilotlar rahbarlari bilan kelishilgan holda idoraviy arxivga topshiriladi.
Hujjatlarni idoraviy arxivga topshirishga tayyorlash quyidagilarni o‘z ichiga oladi:

• 
  hujjatlarning muhimlik qiymati ekspertizasini o‘tkazish;
  
• 
  hujjatlar yig‘majildlarini rasmiylashtirish;
  
• 
  hujjatlar yig‘majildlarining ro‘yxatini tuzish;
  
• 
  hujjatlarni yo‘q qilishga ajratish to‘g‘risida dalolatnomalar tuzish.
  

Hujjatlarning muhimlik qiymatini ekspertiza qilishni tashkil etish va o‘tkazish, shuningdek, tobe tashkilotlarning ekspert xizmati faoliyatini nazorat qilish uchun tashkilotlarda doimiy faoliyat ko‘rsatuvchi markaziy ekspert komissiyalari (MEK) tashkil etiladi.
Vazirliklar, idoralarga qarashli tashkilotlar va tarkibiy bo‘linmalarda hamda jamoat tashkilotlarining markaziy organlarida doimiy faoliyat ko‘rsatuvchi ekspert komissiyalari (EK) tashkil etiladi. Ekspert komissiyalari haqidagi nizomlar amaldagi namunaviy nizomlar asosida ishlab chiqiladi, arxiv muassasalari bilan kelishiladi va tashkilot rahbari tomonidan tasdiqlanadi. Ekspert komissiyalari maslahat organlari hisoblanadi, ularning qarorlari tashkilotlar rahbarlari tomonidan tasdiklanadi.
Muhimlik qiymati ekspertizasi natijalari bo‘yicha doimiy va uzoq vaqt saqlanadigan hujjatlar ro‘yxati tuziladi.
Hujjatlar va hujjatlar yig‘majildlarini yo‘q qilishga tanlab olish dalolatnoma bilan rasmiylashtiriladi; hujjatlar va hujjatlar yig‘majiddlarini yo‘q qilishga ajratish to‘g‘risidagi dalolatnomalar ekspert komissiyasi majlislarida hujjatlar yig‘majildlari ro‘yxatlari bilan bir vaqtning o‘zida ko‘rib chiqiladi.
Hujjatlarni davlat saqloviga topshiruvchi tashkilotlar uchun dalolatnomalar, doimiy saqlanadigan hujjatlar yig‘majildlari ro‘yxati arxiv muassasalarining ETK tomonidan tasdiqlangandan so‘ng, tashkilot rahbari tomonidan tasdiqlanadi. Dalolatnomalar tasdiqlangandan keyin, yo‘q qilishga ajratilgan hujjatlar va hujjatlar yig‘majildlari hujjatlashtirishni taʼminlash xizmati yoki tashkilotning idoraviy arxivi xodimlari tomonidan ikkilamchi xom ashyo tayyorlovchi idoraga topshiriladi.