Ma’ruza №8 mavzu: elektron hujjat aylanish tizimlari reja

Elektron hujjat aylanishi tizimi (EHAT) deganda hujjatlarni uzatish, 
saqlash, qayta ishlash va boshqarish jarayonlarini avtomatlashtirish imkonini 
beruvchi dasturiy va texnik vositalar kompleksi tushuniladi.
Elektron hujjat aylanish tizimini avtomatlashtirish har qanday tashkilotni 
raqobatbardoshlik qobiliyatini oshishida muhim qadamlardan biri bo‘lib 
hisoblanadi. Elektron hujjat aylanish tizimini korxonaga joriy etish hujjatlarni 
qidirish, ularni saqlash va shunga o‘xshagan ko‘plab muammolarni oson hal etishga 
imkon beradi.
Elektron hujjat aylanish tizimini joriy etishning asosiy maqsadi 
quyidagilardan iborat: 
- tashkilotning hujjat oqimini samarali boshqarish; 
- hujjatlarning markazlashgan holda saqlanishi; 
- hujjatlar bilan ishlashda nazoratni kuchayishi; 
- xodimlar ish unumdorligining oshishi; 

---

- boshqaruv qarorlarini qabul qilishda zarur bo‘ladigan ma’lumotlarni olish 
imkoniyati tezlashishi; 
- tashkilotning axborot xavfsizligi to‘liq ta’minlanishi. 
Korxonalarda elektron hujjat aylanish tizimini joriy etishning afzalliklari 
quyidagilardan iborat: 
• hujjatlarni qidirishning ko‘p kriteriyligi; 
• hujjatlarni ijrosini nazorat qilish; 
• hujjatlarni ro‘yxatdan o‘tkazish; 
• hujjatlarga rezolyutsiyalar kiritish; 
• hujjatlarni tarmoqda taqsimlangan ko‘rinishda qayta ishlash; 
• har xil hujjatlarga va tizim funksiyalariga murojaat huquqini taqsimlash; 
• hujjatlar loyihasi bilan ishlash; 
• hujjatlarni kiruvchi, ijrodagi, nazoratdagi va shu kabi boshqa papkalarga 
taqsimlash; 
• standart hisobotlar ishlab chiqish; 
• elektron pochta orqali hujjat almashish; 
• hujjatlarni ishga tikish; 
• hujjatlarni uzatilishini kuzatib borish, reyestrlarga kiritish; 
• rahbar xodimlarni, tashkilotlarni, hujjatlarni foydalanuvchi ro‘yxatlarini 
kiritish; 
• bosmaga chiquvchi hujjatlar shablonini tahrirlash. 
Elektron hujjat aylanish tizimini joriy etish korxonaga 2 turdagi afzallik 
keltiradi: taktik va strategik. 
1. Taktik afzallik - bu asosan xarajatlarning qisqarishi bilan bog‘liq 
hisoblanadi. Buni aniqlash unchalik murakkab emas. Ya’ni elektron hujjat aylanish 
tizimini joriy etish qancha qog‘oz hujjat saqlanadigan shkaflardan, ularni qo‘yishga 
ketadigan joydan, qancha vaqtdan va hujjatlarni printerdan chiqarish va ularni bir 
necha marotaba ko‘chirish xarajatlaridan ozod qilish hisoblanadi.
Demak taktik afzallik tashkilotga quyidagilarda ijobiy samara keltiradi: 

---

•katta maydondagi joyni bo‘shatish; 
•hujjatlardan nusxa ko‘chirishdagi xarajatlarni qisqartirish; 
• hujjatlarni qog‘oz ko‘rinishda tashishga bo‘lgan xarajatlarni 
qisqartirish; 
• resurslarga bo‘lgan xarajatlarni qisqartirish: xodimlar va jihozlar; 
• qog‘ozlarga ketadigan xarajatlarni qisqartirish; 
•ish unumdorligini oshirish: ishni bajarilishini tezlashtirish, umumiy 
bajarilgan ish hajmini oshishi, yuridik ahamiyatga ega bo‘lgan hujjatlar bilan 
ishlashni yaxshilanishi, qo‘shimcha turdagi ishlar bajarish imkoniyati paydo 
bo‘lishi va boshqalar. 
2. Strategik afzallik – bu biznes faoliyatni yaxshilash bilan bog‘likdir. Bu esa 
o‘z navbati agar tijorat korxonalari bo‘lsa korxona oborotini yoki foydasini o‘sishi 
bilan agar davlat hokimiyat organlari bo‘lsa u holda qarorlar qabul qilish, xizmatlar 
ko‘rsatishni yaxshilanishi bilan bog‘liq. Umuman olganda bu afzallikni aniq 
ifodalash ancha murakkab bo‘lib hisoblanadi. 
Demak elektron hujjat aylanish tizimini strategik afzalligi quyidagilar bo‘lib 
hisoblanadi: 
• hujjatlar ustida umumiy ish qilish imkoniyati paydo bo‘ladi.; 
• hujjatlarni tanlash va izlashda juda katta tezlikka ega bo‘lish; 
• axborot xavfsizligini yuqori darajada ta’minlanganligi, ya’ni elektron 
hujjat aylanish tizimi bilan ishlaganda qayd qilinmagan foydalanuvchiga hech 
qanday tizimdan foydalanishga imkon berilmasligi; 
•hujjatlarni saqlash xuddi elektron hujjatni serverda saqlaganday qulay 
ekanligi; 
•hujjatlar harakatini boshqarishni yaxshilanishi. 
Hujjat aylanish tizimini avtomatlashtirishning asosiy natijasini birinchi 
navbatda hujjatlar bilan ishlashdagi chalkashliklar bo‘lmasligi, biznes faoliyatni 
optimallashtirishi, boshqaruv qarorlarini qabul qilish vaqtini qisqarishi va 
tashkilotning butun ish faoliyati samaradorligini o‘sishida ko‘rishimiz mumkin. 

---

Hozirgi kunda ko‘p tarqalgan ba’zi bir mahalliy ish yuritish jarayonlarini 
avtomatlashtirishga qaratilgan hujjat aylanish tizimlarini ko‘rib chiqaylik. 
Hujjatlarni boshqarish tizimlari (HBT) – hujjatlar tashkil qilish, ularga 
murojaatni boshqarish va katta hajmdagi hujjatlarni kompyuter tarmoqlari orqali 
tarqatish va tashkilotdagi hujjatlar oqimini nazorat qilish jarayonlarini ta’minlaydi. 
Ko‘pincha bu hujjatlar maxsus fayllar yoki fayllar tizimi iyerarxiyasi ko‘rinishida 
saqlanadi. Odatda HBT tomonidan qo‘llab-quvvatlanadigan fayl turlari matnli 
hujjatlar, rasmlar, elektron jadvallar, audio, video ma’lumotlari va web-hujjatlarni 
o‘z ichiga oladi. HBTlarning umumiy imkoniyatlariga hujjatlarni yaratish, erkin 
foydalanishni boshqarish, qayta ishlash va xavfsizlikni ta’minlash kabilar kiradi.