O’quv materiallari a ma’ruzalar mavzulari bo`yicha reja, tayanch so`z va iboralar, asosiy matn

7.2.Boshqaruv mehnatini ilmiy tashkil qilish
Boshqaruv xodimlari mehnatini shunday tashkil etish kerakki, u ilm-fan yutuqlari va ilg‘or tajriba, xo‘jalik yuritishning ilg'or shakllaridan foydalanish, texnik vositalarni qollashga asoslanadi. U xizmatchilarni bir-birlari va ishchilar bilan hamda ishlab chiqarish (tijorat)ni boshqarish va muhandislik-texniк va iqtisodiy ta’minlash vazifalarini amalga oshirish jarayonida foydalaniladigan texnik vositalar bilan o‘zaro hamkorligini yaxshiroq o‘rnatish va muntazam ravishda takomillashtirishga imkon yaratadi. Mehnatni ilmiy tashkil etishning maqsadi ishlovchilarning sog‘liklarini saqlab qolgan holda mehnat unumdorligini oshirishdan iboratdir.
Rahbarni o’z ini-o’zi boshqarishi. 0 ‘zini o‘zi boshqarish bu rahbarning kundalik amaliyotda ishning zamonaviy usullaridan maqsadga muvofiq va izchil foydalanishini o‘z ichiga oluvchi shaxsiy ishini tashkil etish hamda uning o‘zini o‘zi rivojlantirishidir. 0 ‘zini o‘zi boshqarishning asosiy maqsadlari quyidagilardan iborat: — menejment tomonidan vaqtdan va o‘z imkoniyatlaridan ko‘proq foydalanish; — u o‘z sog‘ligini saqlashi va mustahkamlashi; — hayotning borishini ongli ravishda boshqarish; — ham ishdagi, ham shaxsiy hayotdagi tashqi holatlarni yengib o‘tish.
Menejmentning asosiy unsurlari o‘rtasi boshqaruv madaniyatida asosiy o‘rinlardan birini egallaydi. “Madaniyat” so‘zi lotin tilidan (cultura) olingan bo‘lib, tarbiya, ta’lim, rivojlanish ma’nolarini anglatadi.
“Boshqaruv madaniyati” atamasi keng ma’noda boshqaruvning tashkiliy, texnik shart va an’analarini, menejerning kasbiy va axloqiy taraqqiyotini tavsiflash uchun ishlatiladi.
Boshqaruv ishi madaniyatini tor ma’noda rahbarning xizmat etikasi deb talqin etish mumkin.
Bayon etilganlardan kelib chiqib, boshqaruv madaniyatini menejerga xos qadriyat, me’yor, nuqtai-nazar va g‘oyalar majmui deb tasavvur etish mumkin.
Bular bari ongli holda uning axloq namunasini shakllantiradi.
Boshqaruv ishi madaniyatining o‘ziga xos xususiyati shundaki, u asosda menejer qat’iy rioya qilishi shart bo‘lgan ma’lum me’yorlar yotadi. Ulardan muhimlari quyidagilar:

• Davlat huquqiy me’yoriy hujjatlarida aks etgan boshqaruv ishining yuridik me’yorlari. Bunda menejer madaniyati uning yuridik me’yorlarni qanchalik bilishi va bajarilishida namoyon bo‘ladi.

  
  
• 
  
  Axloqiy me’yorlar menejerning odob-axloq borasidagi xulqini boshqaradi
  
• 
  
  Tashkiliy me’yorlar tashkilot tuzilmasini, bo‘linmalar hamda ular rahbarlari va faoliyat tarkibini belgilaydi
  
• 
  
  Iqtisodiy me’yorlar tashkilotning iqtisodiy faoliyatini boshqaradi.
  

Boshqaruv madaniyati belgilangan usulda shakllantiradigan boshqa me’yoriy turlari (texnik, estetik va h.k.) ham mavjud.

Natijada boshqaruv mehnati madaniyati doirasida menejer faoliyatini baholovchi elementlar to‘plami yuzaga keladi.
SHaxsiy madaniyat tarkibiga malaka darajasi, etnik tarbiya, shaxsiy gigiena va tashqi ko‘rinish, qo‘l ostidagi xodimlarga muomala qilish madaniyati kiradi.
Ish vaqtini oqilona taqsimlash. Menejer nima ish bilan shug‘ullanishi, uni qachon bajarishi, turli ishlarga qancha vaqt sarflanishini aniq tasavvur etmasdan turib, mehnatni oqilona tashkil etish to‘g‘risida so‘z yuritib bo‘lmaydi.
Gap shaxsiy ishni quyidagi yo‘nalishlar bo‘yicha qat’iy rejalashtirish ustida borayapti:

• hujjatlar bilan ishlash;

  
  

• kadrlar bilan ishlash;

  
  

• ijtimoiy-iqtisodiy masalalarni hal etish;

  
  

• tijorat masalalarini hal etish;

  
  

• kengash, muzokaralar;

  
  

• vaqtning ishlab chiqarishdan tashqari sarflanishi;

  
  

• aniqlanmagan vaqt.

  
  

Ayni vaqtda rahbar nafaqat ish vaqtini, balki bo‘sh vaqtini ham hisobga olgan holda rejalashtirishi kerak.

“Kim ishlashni bilmasa, dam olishni ham bilmaydi”.
Ish joyini saqlash madaniyati. Ayrim menejerlar fikricha, ish jarayonida hamma narsa “qo‘l ostingda” bo‘lishi kerak.
SHu maqsadda ish stolida barcha hujjatlar qalashib yotadi. Bu noto‘g‘ri. CHunki, bu holatda ish jarayoni keskin murakkablashadi. Birinchidan, stol ustida qog‘oz ko‘pligidan joy kamayadi, bir ishga diqqatni jalb qilish qiyinlashadi, sanitariya-gigiena holati yomonlashadi, kerakli hujjatni yo‘qotib qo‘yish mumkin.
Ish stolida faqat o‘sha paytda kerakli hujjat bo‘lsagina, uni namunaviy tartib deb hisoblash mumkin.
Bundan tashqari, ishxonalarda o‘z vaqtida supurish-sidirish ishlarini olib borish, ishdan chiqqan mebellarni almashtirish lozim bo‘ladi.
Ommaviy tadbirlarni o‘tkazish tartibi. Gap, avvalo, turli majlis, muzokara va suhbatlarni o‘tkazish madaniyati ustida bormoqda.
Keluvchilarni qabul qilish madaniyati. Bu xodimlarni xoh shaxsiy, xoh xizmat masalalari bo‘yicha qabul qilishda tegishli qoida va talablarga rioya etishni nazarda tutadi.
Tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni qanday tashkil etish kerak? Ba’zi rahbar o‘z joyida bo‘lganida tashrif buyuruvchilar istagan paytda uning “eshigi ochiq” ekanligini ta’kidlashadi (“ochiq eshiklar” tamoyili). Bunday yondoshuv agar rahbar qo‘l ostida sanoqli xodimlar bo‘lsagina o‘zini oqlaydi.
Ba’zi rahbarlar esa qabul uchun ma’lum kun va soatni belgilaydi.
Agar rahbar biror sababga ko‘ra qabul qila olmasa, bu uni boshqa vaqtga ko‘chirishini anglatmaydi.
Bu holatda qabulni boshqa biror xodim (odatda, o‘rinbosarlardan biri) amalga oshirishi lozim.
Rahbar har qanday sharoitda qabul vaqtini buzmaslikka harakat qilishi lozim.
Uncha katta bo‘lmagan korxonalar tashrif buyuruvchilarni oldindan qayd etmasdan ham qabul qilishlari mumkin.
Xatlar bilan ishlash madaniyati. Bunga xatlarni, albatta, ro‘yxatdan o‘tkazish, ularni ko‘rib chiqish, muddatini belgilash, ularga javob berish, o‘z vaqtida e’tibor berish uchun rahbarning shaxsan javobgarligi kiradi.
So‘zlashish madaniyati. Menejerning 80 % ish vaqti odamlar bilan aloqa qilishga sarf bo‘ladi.
SHu bois so‘zlashish (muloqot qilish) qobiliyati menejer ishi madaniyatining muhim tarkibiy qismi sanaladi.
Rahbarning tashkiliy madaniyati - boshqaruv nazariyasi, tashkiliy ish usullari, tajriba va malaka darajasi, menejerning ish vaqti tuzilmasida muhim ahamiyatga ega bo‘lgan tashkiliy tadbirlarni o‘tkazish qobiliyatini belgilaydi.
Tashkiliy tadbirkorlik qatoriga kadrlarni tanlash va joy-joyiga qo‘yish, kadrlar bilan ishlash, tashkiliy norma va me’yorlar, shaxsiy ish rejalarini ishlab chiqish, vazifalarini belgilab, ularni ijrochilarga etkazish, boshqarish, ijroni nazorat qilish kiradi.
Rahbar faoliyatini rejalashtirish. Ishchan kishining faoliyati rejalashtirish tizimiga muvofiq tashkil etiladi. Bu tizimga quyidagilar kiradi:

• Uzoq muddatli reja

  
  

• Yillik reja

  
  

• CHoraklik reja

  
  

• Oylik reja

  
  

• Haftalik reja

  
  

• Kunlik reja

  
  

Har bir quyidagi reja materiallari, vazifa va maqsadiga ko‘ra, yanada batafsil ishlab chiqiladi.

Rejalashtirishning mazkur shakllari kelajak sari asta-sekin, maqsadli ravishda harakat qiladi.
Rejalashtirishning bunday tizimi darajasida rahbar hayotining barcha qismida doimo strategik, uzoq muddatli maqsadga erishish uchun talab qilinadigan vaqt davrini belgilash, ishchan kishiga o‘zining afzal tomonini aniq tasavvur etish imkoni va ishonch tuyg‘usini beradi.
Rahbar ish kunini tashkil etish. Rejalashtirish tizim rahbarni kundalik reja orqali o‘z maqsadini amalga oshirishga tayyorlaydi.
Kundalik reja vaqtni oqilona taqsimlashdagi so‘nggi va ayni paytda eng muhim, maqsadni ro‘yobga chiqaruvchi bosqich hisoblanadi.
Kundalik reja – yangi ish kuni rejasini oldingi ish kuni yakunida tuzish maqsadga muvofiqdir.
U haftalik reja bazasida tuziladi.
Rahbar unda ertangi ish kunida qanday vazifalar hal etilishi kerak, qanday ishlarni tugallash kerakligini belgilaydi.
Ilgari ko‘rib chiqilgan, haftalik rejada belgilangan tadbirlarga kecha yoki bugun yuzaga kelgan kutilmagan muammolar qo‘shib qo‘yiladi.
Rahbar ertalab ishga kelayotib, kechqurun ishdan qaytayotib xayolan oldinda turgan vazifalarni belgilaydi va tegishli qarorlar tayyorlaydi.
CHunki muammolar aniq ta’riflangan, ularni hal etish xayolida bo‘lsa, yangi ish kuni og‘ir emas, aksincha, engil o‘tadi.
Rahbar bajaradigan hamma ishlarni amalga oshirishga ketadigan vaqt va undan keladigan iqtisodiy samaraga ko‘ra A, B, V, S turlarga bo‘lish mumkin.
Rahbar ish kunini A, B, S kabi ish turlarini bajarish uchun rejalashtirgan o‘z odatiga muvofiq, ish tutishi kerak.
Kuzatish asosida boshqaruv xodimlari butun ish kuni davomida goh faol, goh charchoq ko‘rinishi aniqlangan.
Ish qobiliyati ish kuni davomida o‘zgarib turadi. Uni uch bosqichga bo‘lish mumkin: Ishning turiga ko‘ra, birinchi bosqich davomiyligi bir necha minutdan bir soatgacha davom etadi. Mazkur bosqich oxirida xodimning organizmi “bardoshli holat”ga o‘tadi.
Keyingi bosqich davomiyligi ish sur’atiga, tashqi muhit holatiga va kishining o‘z ishiga bo‘lgan sub’ektiv munosabatiga bog‘liq. Oradan uch-to‘rt soatdan so‘ng ish qobiliyati pasaya boshlaydi, diqqatni to‘plash qiyinlashadi, harakat sekinlashadi, xatolar soni osha boradi. Bunday payt, odatda, tushlik vaqtiga to‘g‘ri keladi.
Tushlik tanaffusdan so‘ng organizm yana jonlanish bosqichiga o‘tadi.
Boshqaruv mehnati ratsionalizatsiyalashtirish bo‘yicha ishda rahbar mutaxassislar uchun qulay ish sharoitini yaratish tadbirlarini rejalashtirish nisbatan mas’uliyatli payt sanaladi.
Ish soatlari. Ish kuni davomida inson ish qobiliyatining o‘zgarish jadvali. U turli boshqaruv darajalarida (quyi, o‘rta, yuqori) ishlab chiqilishi mumkin. Mehnat jarayonining turli qirralarini o‘rganish asosida mehnatni oqilona tashkil etishning kompleks rejasi tuziladi. Unda firmada mehnatni oqilona tashkil etishning asosiy yo‘nalishiga oid tadbirlar aks etadi.
Birinchi bosqichda rejalashtirish ob’ekti va ish hajmi, o‘tkaziladigan tadbirlar maqsadi tayyorlanadi.
Ikkinchi, nisbatan, og‘ir bosqichda boshqaruv mehnatini tashkil etishning erishilgan darajasi o‘rganiladi va uning unumdorligini oshirish rezervlari ochib beriladi. Buning uchun fotografiya, xronometraj, kuzatuv, zarur hollarda kinos’yomkadan foydalaniladi.
Rahbarning ish kunini tahlil qilish jarayonida to‘liq ish kuni yoki ma’lum qismida vaqtning sarflanishi kuzatiladi va o‘rganiladi. Ushbu jarayonning asosiy maqsadi ish vaqti yo‘qotilishi va sababini aniqlashdan iborat.
Xronometraj yordamida qaytariladigan ish operatsiyalarini bajarishga sarflangan ish vaqti o‘rganiladi.
Lahzali kuzatuvda deyarli bir xil ish bajarayotgan mutaxassislar ishi o‘rganiladi.
Videotasmaga olingan ish jarayonini tahlil qilish natijasida mehnatni tashkil etishning zaif tomonini aniqlash mumkin.
YAkunlovchi, uchinchi bosqichda belgilangan tadbirlar ijrochilari belgilanib, rejalashtirilgan tadbirlar bajarilishi nazorat qilinadi.
Rahbarning ish kunini tashkil etishning afzal tomonlari quyidagicha:

• Navbatdagi kunni oldindan oqilona tashkil etish

  
  

• Navbatdagi ish kuniga oldindan yaxshi tayyorlanish

  
  

• Ish kuni vazifalarini aniq tasavvur etish

  
  

• Nisbatan muhim va nisbatan kam ahamiyatli ishlarni belgilash

  
  

• Bioritmlardan foydalanish hisobiga vaqtdan yutish

  
  

• Qattiq va asabiy zo‘riqishni kamaytirish

  
  

• SHaxsiy natijalar o‘sishi va muvaffaqiyatni his etish

  
  

Rahbar o‘z xodimlari soniga bog‘liq holda (chegara 20 kishi) “ochiq” yoki “yopiq” eshiklar siyosatini olib boradi.

Xodim quyidagi maqsadda rahbar bilan shaxsiy muloqotga kirishga harakat qiladi:

• o‘z g‘oyalarini amalga oshirishni tezlashtirish;

  
  

• birinchi manbaadan kerakli axborotni olish;

  
  

• manfaatparastlik niyatlari: boshliq oldida yana bir ko‘rinib qo‘yish, rahbarning e’tiborini o‘ziga jalb etish.

  
  

Qabul qilishdagi barcha texnik va tashkiliy ishlar, mutaxassisni rahbar tayinlagan vaqtda taklif qilish, qabulga keluvchilarni qayd etish, ularni qachon qabul qilishini aytish kabi ishlarni kotibaga to‘liq topshirish lozim.

Rahbar qabul vaqtiga qat’iy rioya etishi kerak. Suhbat muvaffaqiyatli bo‘lishida uni o‘tkazish joyi katta ahamiyatga ega.
Tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni oqilona tashkil etish uchun rahbar quyidagilarni e’tiborga olishi zarur:
- kechiktirib bo‘lmaydigan masalalar bo‘yicha qabul vaqtini belgilash (ish kuni boshida, taxminan 30 daqiqa);

• rahbar shaxsan o‘zi qabul qiladigan xodimlar kategoriyasi va xizmat vazifalari ro‘yxatini belgilab qo‘yish.

  
  

• Tashqi shaxslar o‘z tashrifi bo‘yicha avvaldan telefon orqali kelishib olishi lozim. Tashrif haqidagi ma’lumot rahbarga ish kunini oqilona rejalashtirish va suhbatga puxta tayyorlanishi (muammoni o‘rganish, maqsadni tushunib olish, materiallar bilan tanishish, reja tuzish) kerak.

  
  

Odatda suhbat qancha vaqt ko‘p bo‘lsa, shuncha ketadi. Rahbarning tashrif buyuruvchilarni qabul qilishda ish vaqtini tejash strategiyasi quyidagicha:

• qabulga kelganlarni eshik oldida kutib olib, ularning xonada bemalol o‘tirib olishiga imkon bermaslik;

  
  

• firmani aylanib chiqish va ma’lum vaqtda xodimlar huzurida bo‘lish;

  
  

• ishlab chiqarish muammolarini imkon qadar telefon orqali muhokama qilish;

  
  

• qabul vaqtini belgilash orqali tasodifiy tashrif buyuruvchilarga behuda vaqt sarflamaslik;

  
  

• muhokama tugagach, qabulga kelgan shaxs bilan tezda xayrlashishni bilish.

  
  

Agar rahbar har bir uchrashuv tugagach, yakka holda suhbatdan xulosa chiqarsa, o‘z hatti-harakatini tanqidiy tahlil etsa, uning ishlab chiqarishga oid suhbat va muzokaralarni muvaffaqiyatli olib borish borasidagi qobiliyati so‘zsiz ortib boradi.

Rahbar nafaqat gapirishni, shuningdek, tinglashni ham bilishi kerak.
Rahbarning amaliy muloqot shakllari. Uchrashuv mazmuni va xususiyatiga ko‘ra, suhbatdosh bilan oraliq masofani belgilab olish lozim. Bunday muloqot masofalari jami uchta:

• Intim masofa – 30-40 santimetr

  
  

• Ishlab chiqarish masofasi – 1-2 metr

  
  

• Rasmiy masofa – 3 metrdan ortiq

  
  

Kabinetdagi mebel va ularning joylashuvi rahbarga har qanday uchrashuv, suhbat, muzokara va majlis o‘tkazish imkonini berishi kerak.

Rahbar qabulxonasi firmaning moliyaviy imkoniyatiga bog‘liq holda turlicha jihozlanishi mumkin. Lekin firmaning maqomi va imkoniyatlaridan qat’iy nazar rahbar qabulxonasida kiyim ilgich, ko‘zgu, soat va mebelь bo‘lishi kerak. CHunki, qabulga kelganlar o‘zlarini uchrashuvga tayyorlab o‘tirishlari mumkin bo‘lsin.