O‘zbekiston respublikasi oliy va o‘rta maxsus ta’lim vazirligi mirzo udug‘bek nomidagi samarqand davlat

8-mavzu: Ish yuritishda xizmat xatlariga xos hujjatlar
Reja:
1. Ish yuritishda xizmat xatlariga haqida umumiy ma’lumotlar.
2. Da’vo, ilova, iltimos, kafolat, so‘rov, tasdiq, farmyish, eslatma kabi xizmat xatlari va ularning tarkibiy qismlari
3. Ularning tarkibiy qismlari asosida namuna matnlarini tayyorlash.
Ish yuritishda xizmat xatlari muassasalar orasida xizmat aloqalarining amalga oshiruvchi hujjatlardir. Bu hujjatlar yozishma xatlaridan keng foydalanish orqali xam rasmiylashtiriladi. Bunday yozishma xatlar vositasida turli ko‘rsatmalar, so‘rovlar, javoblar, tushuntirishlar, xabarlar, takliflar, iltimoslar, kafolatlar beriladi yoki qabul qilinadi. Mazmun jihatdan turlicha bo‘lgan bunday hujjatlar umumlashtirilgan holda xizmat xatlari deb ataladi. Xizmat xatlari tashkilotlarda ish yuritish jarayonida qo‘llanuvchi hujjatlarning umumiy miqdoriga nisbatan 80 foizini tashkil qiladi. Xizmat xatlari xususiyatoariga ko‘ra o‘zaro farqlanadilar. Xatlarni bajaradigan vazifasiga qarab quyidagi turlarga bo‘lish mumkin: a).Javob xatni talab qiluvchi xatlar (da’vo, so‘rov, iltimos xatlari). b). Javob xatni talab qilmaydigan xatlar (ilova, eslatma, tasdiq, axborot, kafolat xatlari kabi).
Xizmat xatlari odatda tayyorlangan bosma ish qog‘ozlariga yoziladi. Maxsus tayyorlangan ish qog‘ozlari bo‘lmagan holda muassasaning ish qog‘oziga yoki oddiy qog‘ozga yozilishi mukin. Kompyuterda oddiy qog‘ozda chop etilgan taqdirda matn yozilgan varaqning chap tomonidagi yuqori burchagiga xat jo‘natayotgan muassasa nomi ko‘rsatilgan to‘rtburchak shakldagi muhri qo‘yiladi.
Xizmat xatlari imkoni boricha qisqa yoziladi. Lekin bu qisqalik xat mazmunining aniq va ravshanligiga ta’sir etmasligi lozim. Qoidaga ko‘ra xizmat xatlari bir betdan oshmasligi kerak. Faqat juda muhim masalalar yozilgan, birmuncha mufassal bayon talab qiluvchi xatlar istisno tariqasida 3 betgacha bo‘lishi mumkin. SHuningdek, xizmat xatlari ikki nusxada yoziladi birinchi nusxa jo‘natilib, ikkinchisi muassasaning o‘zida saqlanadi. Xizmat xatlari, odatda, muassasa nomiga yuboriladi. Masalaning hal qilinishi bevosita faqat rahbarga bog‘liq bo‘lsa, xat rahbar nomiga jo‘natilishi mumkin.
Xizmat xatlari manidan so‘ng imzo chekuvchi rahbar lavozimining ismi sharifi aniq ko‘rsatilishi kerak. Agar xat muassasaga xos ish qog‘ozida yozimlmagan bo‘lsa, xatning imzo qismida lavozim nomidan tashqari iuassasa nomi ham to‘liq ko‘rsatiladi. Hujjat, odatda, muassasa rahbari tomonidan imzolanadi..
Xatda bayon qilinayotgan masalalar bo‘yicha javobgarlik (mas’uliyat) bir necha shaxs zimmasiga yuklatilgan bo‘lsa imzolar soni ikka yoki undan ortiq bo‘lishi mumkin (masalan, to‘lovlar haqilagi kafolatnomalarda, moliyaviy hujjatlarda shunday bo‘lishi mumkin). Bunday xatlarda imzolar lavozimiga qarab joylashtiriladi. Imzo chekuvchi shaxslarning oldig ismi sharifining bosh harflari so‘ng otasining ismi (familiyasi) qavsga olinmay yoziladi.
Amaliy mashg‘ulotda quyidagi masalalarga e’tibor beriladi:
Da’vo, ilova, iltimos, kafolat, so‘rov, tasdiq, farmyish, eslatma kabi xizmat xatlari va ularning tarkibiy qismlari haqida ma’lumotlar qayd etilib, shu asosida namuna matnlarini tayyorlash bo‘yicha amaliy mashg‘ulot olib boriladi.
Da’o xatlari turli sohalar muassasalar orasida bir qancha ishlar bo‘yicha tuzilgan shartnomalar bajarilmay qolganda o‘z qonuniy huquqlarini va manfaatlarini himoya qilish maqsadida shakllantiriladi.
Davo xatlarining asosiy zaruriy qismlari:
1. Davogar muassasaning nomi va adresi.
2. Xatning yozilish sanasi va tartib raqami.
3.Da’voni qabul qiluvchi muassasaning nomi va adresi.
4. Da’vo bahosi (qiymati).
5. Xat matning sarlavhasi ( Kamomat tovarlar bahosini o‘ndirish haqida).
6. Xat matni.
7. Ilovalar ro‘yxati (sahifalar soni ko‘rsatilgan holda).
8. Mansabdor shaxslarning imzolari.
Da’vo xatlariga quyidagilar ilova qilinadi:
1. Tovar-transport (temir yo‘l yoki avtotransport, aeroflot yukxati (nakladnoy) va boshqalar.
2. Savdo dalolatnomalari (yuk kamomati yoki tovar qiymatining buzilganligi.
3. YUkning jo‘natish paytida yozilgan patta (ya’ni kamomatni aniqlashda zarur bo‘lgan jo‘natmaning miqdori ko‘rsatilgan hujjat- kvitansiya).
4. Jo‘natilgan molning ro‘yxati va bahosi ko‘rsatilgan hujjat (schyot-faktura), to‘lov talabnomasi, naryadlar, maxsulotni jo‘natish uchun berilgan hujjat.
5. Davo hisob-kitobining summasi (bunday hisob-kitoblar matnda ko‘rsatilmagan bo‘lsagina tavsiya etiladi).
6. Da’voni tasdiqlovchi ishonchli hujjatlar.

Da’vo xatining namunasi :

O‘zR Buxoro viloyati mtlubot jamiyati Boshqaruvi Navoiy tumanlar aro ulgurji savdo bazasi 704170, Navoiy shahri Temiryo‘l ko‘chasi,4. Tel. 8-14-76. Hisob-kitob raqami-0007210. 1990. 26. 02. № 24.07 - 46 . . Toshkent “Malika”trikotaj ishlab chiqarish birlashmasi 7006123. Toshkent shahri Usta SHirin ko‘chasi, 21 . 315 ming so‘mlik kamomat tovarlar bahosini o‘ndirish haqida 1990 yil 5 yanvarda Sizlar tomonidan 10u428 raqamida hisob (schyot) orqali yuborilgan trikotaj buyumlarni oldik.YUk O‘zbekiston respubliksi temir yo‘lining Navoiy stansiyasiga 1990.10.01. da 462481 raqamli tovar yo‘l yukxati bo‘yicha 6004821 raqamli temiyo‘l konteyirida, yuk jo‘natuvchi (“Malika” boshqarmasi) ning tamg‘asi (plombasi) buzilmagan holda etib keldi. 1990.10.01.da trikotaj buyumlarini qabul qilib olish jarayonida har birining bahosi 70 ming so‘m bo‘lgan sport kostyumlaridan (artikuli 4621) besh dona etishmaganligi aniqlandi. Kamomad jami 350 ming so‘m bo‘lib, savdo skidkasini (10%) hisobga olinmaganda 315 ming so‘mni tashkil etadi. Kamomad jamoat tashkilotining vakili T.Raximov ishtirokida amaldagi 197-raqamli guvohnomaga asoslanib, 10 yanvarda tuzilgan dalolatnomada qayd etildi. Joriy yilning 10 yanvarida birlashma adresiga ushbu kamomad haqida sizni xabardor qilish maqsadida, shuningdek, trikotaj buyumlarini qabul qilishda ishtirok etish uchun o‘z vakilingizni yuborishni so‘rab sizga jo‘natilgan telegrammamiz javobsiz qoldi. Ko‘rsatilgan tovar uchun Sizning hisobingiz (schyotingiz) da qayt etilgan summa to‘liq to‘langan. SHu munosabati bilan Sizdan 19 kun muddat ichida bizning hisob-kitob raqamimizga 315 ming so‘m pul o‘tkazishingizni so‘raymiz. Ilova: 1. Kamoiad haqidagi dalolatnoma (2 betli, 1 nusxada). 2. Jamoat tashkiloti vakili guvohnomasining nusxasi (1 betli, 1 nusxada). Baza direktori: (imzo) R.I.Salimov