Правила их составления и оформления

Приложения к инструкции должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала. В приложениях должны быть обязательно помещены:

• 
  схемы документопотоков;
  
• 
  оттиски печатей и штампов;
  
• 
  образцы бланков;
  
• 
  образцы заполнения форм документов;
  
• 
  перечень документов, не подлежащих регистрации;
  
• 
  перечень категорий документов, подлежащих обязательному контролю;
  
• 
  формы номенклатуры дел и др.
  

Таким образом, Инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.
Подготовку Инструкции осуществляет служба ДОУ при участии архива, юридической службы. Подписанная руководителем службы делопроизводства Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.
Должностная инструкция - это организационно-правовой документ, в котором четко определяются место и значение конкретной должности в структуре предприятия, содержится полный перечень присущих ей трудовых функций, форм и сроков отчетности, условия оплаты труда, а также оговаривается объем прав и ответственности работника, занимающего данную конкретную должность (10).
Правильно составленные должностные инструкции позволяют каждому работнику четко представить себе круг должностных обязанностей, необходимые внутри- и внеорганизационные функциональные связи, помогают им более эффективно планировать рабочее время, способствуют более равномерному распределению нагрузки между работниками подразделения.
В масштабах всей организации должностные инструкции служат для рационального распределения полномочий и ответственности среди всего персонала, ликвидации дублирования работ. Они используются при определении критериев оценки результативности труда (аттестации) работников, для разработки систем продвижения по службе и программ развития персонала. В них содержится четкая информация, необходимая для эффективного отбора претендентов на ту или иную должность.
Как нормативно-правовой документ, должностные инструкции служат основанием для пересмотра штатного расписания, разрешения трудовых и производственных конфликтов, определения правомерности тех или иных форм административных взысканий и т.п.
Должностная инструкция разрабатывается на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием. Если в подразделении несколько одинаковых должностей и при этом работники, занимающие эти должности, выполняют одинаковые функции, то разрабатывается одна должностная инструкция.
Если работники, занимающие одинаковые должности, выполняют различные обязанности, необходимо несколько должностных инструкций, в каждой из которых будет закреплен круг должностных обязанностей, соответствующий их фактическому распределению между работниками.
Фактическое распределение обязанностей отражается в самом тексте должностной инструкции, а также может быть отражено в заголовке, например: Должностная инструкция секретаря руководителя; ... секретаря приемной.
В должностной инструкции должна быть оформлена виза ознакомления с документом тех работников, на чью деятельность распространяется ее действие.
Структура и содержание должностной инструкции в настоящее время жестко не регламентируются, что позволяет создавать ее индивидуально для каждого предприятия с учетом его специфики.
Должностная инструкция может состоять их следующих разделов:
1) «Общие положения»- указываетсянаименование должности с обозначением структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождения от занимаемой должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность; квалификационные требования к работнику (уровень образования, навыки, стаж работы); требования к специальным знаниям и навыкам.
2) «Функции» - определяется основное назначение должности. Функции работника всегда формулируются как перечень видов работ или решаемых вопросов. Именно функции работника определяют состав должностных обязанностей. Раздел «Функции» можно не включать в должностную инструкцию, если в разделе «Общие положения» сформулировано общее назначение должности.
3) «Должностные обязанности»- устанавливается конкретное содержание деятельности работника: перечисляются виды работ, выполняемые работником на данной должности, характер выполняемых действий («руководит», «подготавливает», «утверждает», «рассматривает», «выполняет», «обеспечивает» и т.п.).
Этот раздел может представлять собой перечень конкретных операций, выполняемых работником при реализации возложенных на него функций. Например, если в функции работника входит «контроль исполнения документов», то обязанностями, соответственно, будут:

• 
  постановка документов на контроль,
  
• 
  контроль за ходом исполнения документов,
  
• 
  снятие документов с контроля,
  
• 
  анализ исполнительской дисциплины,
  
• 
  информирование руководства о результатах исполнения документов.
  

4) «Права»- устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей:

• 
  право принимать решения на этапе предварительного рассмотрения документов (перечисление вопросов, которые он может решать самостоятельно);
  
• 
  право давать указания по конкретным вопросам;
  
• 
  право самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции;
  
• 
  право обращаться к руководителю с предложениями;
  
• 
  право представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях;
  
• 
  право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к его ведению;
  
• 
  право требовать выполнения определенных действий от других работников,
  
• 
  право визировать определенных видов документов;
  
• 
  право возвращать документов на доработку;
  
• 
  право на получение необходимой для работы информации (статистической, экономической и др.), в том числе и конфиденциальной;
  
• 
  право доступа к нормативным документам; к информационному фонду организации, архиву, электронным базам данных;
  
• 
  право получения необходимые периодические издания;
  
• 
  право пользоваться и иметь в распоряжении словари, справочники, компьютерные программы-переводчики и т.д.
  

В необходимых случаях в текст раздела можно внести универсальные права, общие для всех работников (а не только права по должности):

• 
  право на все виды установленной компенсации за свой трудовой вклад;
  
• 
  право на комфортные условия;
  
• 
  право на повышение квалификации;
  
• 
  право на максимальную реализацию своих профессиональных потребностей.
  

Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.
5) «Ответственность» - определяются критерии оценки работы и меры персональной ответственности работника.
Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, материальной, административной или уголовной.
В данном разделе формулируются содержание и формы ответственности должностного лица за:

•