Правила их составления и оформления

Инструкция по делопроизводству (ДОУ)- это правовой акт, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Иными, словами, инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в организации. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности (9).
Разрабатывается Инструкция на основе соответствующих законодательных актов РФ, общегосударственных нормативных документов: Основных правил работы ведомственных архивов, государственных стандартов на унифицированные системы документации, нормативно-методических материалов Росархива, ведомственных правил. В настоящее время ведомства сами составляют типовые инструкции по делопроизводству в целом или по какой-либо его части для всей группы однородных предприятий или учреждений отрасли.
Инструкции по ДОУ делятся на типовые, примерные, индивидуальные.
Типовые инструкцииразрабатываются для подведомственных однотипных учреждений министерствами и ведомствами определенных отраслей народного хозяйства.
Примерная инструкциясоставляется с учетом требований типовой инструкции, но без учета особенностей конкретной организации.
На основе типовой и примерной инструкций организация разрабатывает индивидуальные инструкции применительно к условиям своей деятельности.
Инструкция должна включать общие положения, тематические разделы, приложения.
В разделе Общие положения прежде всего устанавливается сфера распространения Инструкции (например, «Инструкция распространяется на все документы», «...на административные документы», «...кроме конфиденциальных документов» и пр.). В общих положениях должна быть установлена ответственность за несоблюдение положений Инструкции.
Основная часть Инструкции состоит из двух тематических разделов: «Документирование» и «Организация работы с документами».
В разделе Документирование определяются:

• 
  вопросы деятельности организации, которые подлежат обязательному документированию;
  
• 
  виды документов, используемых для документирования организационной, распорядительной, информационно-справочной деятельности;
  
• 
  общие правила документирования;
  
• 
  правила подготовки отдельных видов документов, включая порядок визирования, согласования, подписания и утверждения;
  
• 
  порядок изготовления и размножения документов;
  
• 
  правила оформления и заверения копий и приложений;
  
• 
  порядок использования и хранения бланков, печатей и штампов;
  
• 
  порядок работы исполнителей с документами.
  

В разделе Организация работы с документами устанавливаются:

• 
  порядок приема, обработки и распределения входящих документов;
  
• 
  порядок передачи документов внутри организации;
  
• 
  порядок подготовки, обработки исходящих документов;
  
• 
  порядок учета количества документов;
  

• 
  общие правила регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
  
• 
  характеристика форм регистрации;
  
• 
  описание принятой технологии и порядок индексации документов;
  

• 
  принципы построения информационно-справочной работы в организации;
  
• 
  порядок систематизации и классификации справочной информации;
  

• 
  порядок постановки на контроль;
  
• 
  технология контроля;
  
• 
  типовые сроки исполнения;
  

• 
  общие правила хранения документов в службе ДОУ и в структурных подразделениях;
  
• 
  порядок составления номенклатуры дел организации;
  
• 
  правила формирования в дела отдельных категорий документов;
  
• 
  порядок систематизации и индексации отдельных категорий документов;
  

• 
  организация проведения экспертизы научной и практической ценности документов;
  
• 
  правила оформления дел для передачи на хранение;
  
• 
  требования к описанию документов постоянного и временного хранения;
  
• 
  порядок передачи дел в архив учреждения.