Tax Guide for Small Businesses 20 20 /2

3.8.10 Accounting basis 
The South African VAT system generally requires vendors to account for VAT on the basis of 
invoices being issued or received, unless application has been made to and permission has 
been received from SARS to use the payments basis of accounting. The differences between 
these two methods, as well as the requirements of each are discussed below. 
(a) 
Invoice basis
Under this method of accounting, a vendor must generally account for the full amount of VAT 
included in the price of goods or services in the tax period in which the time of supply has 
occurred. The time of supply is generally the earlier of the time that an invoice for a supply is 
issued or when any payment of the consideration for the supply is received.
76
This time of 
supply rule applies to the output tax liability on cash and credit sales as well as the input tax 
that may be deducted on cash and credit purchases. 
Vendors must therefore account for the full amount of output tax on any supplies made in the 
tax period, even if payment has not yet been received from the recipient. Similarly, the full 
amount of input tax may be deducted on supplies received in the tax period, even if payment 
has not yet been made. A tax invoice or other documentary proof as prescribed in the VAT Act 
must, however, be held by the vendor at the time the deduction is made. If a vendor fails to 
make payment for a supply within 12 months after the end of the tax period in which input tax 
was deducted, that vendor must make an output tax adjustment to the extent that payment 
has not yet been made. This rule is subject to certain exceptions. 
76
Fixed property transactions are, however, treated on the payment basis even if the vendor normally 
accounts for VAT on the invoice basis for all other supplies. 

---

Tax Guide for Small Businesses (2020/2021) 
61