Tax Guide for Small Businesses 20 20 /2

(b) 
Payments basis 
The payments basis (or cash basis) allows certain vendors to account for VAT on actual 
payments made and received in respect of taxable supplies during the tax period.
77
 
Although the payments basis works according to payments made and received, the vendor 
must still be in possession of a valid tax invoice issued by the supplier or other documentary 
proof as prescribed in the VAT Act when making any input tax deduction. 
A vendor must apply in writing to SARS before being allowed to apply the payments basis. 
A vendor may be allowed to account for VAT on the payments basis from the date of 
registration. However, if the vendor previously accounted for VAT on the invoice basis the 
change to the payments basis of accounting will apply only from a future tax period as specified 
by SARS. A vendor who no longer qualifies for the payments basis must also notify SARS within 
21 business days of the end of the tax period concerned and use the invoice basis from the 
commencement of the tax period in which that vendor ceased to qualify for the payments basis. 
The payments basis is available to certain vendors under the following circumstances only: 
• Natural persons (or partnerships consisting of natural persons only) whose total 
taxable supplies at the end of a tax period have not exceeded R2,5 million in the 
previous 12 months, and are not likely to exceed R2,5 million in the next 12 months. 
• Public authorities, water boards, municipalities, certain municipal entities, associations 
not for gain and welfare organisations – regardless of the value of taxable supplies. 
• Non-resident suppliers of certain “electronic services” that carry on an enterprise in 
South Africa. 
• Certain vendors that have been allowed by the Commissioner to register in accordance 
with the Regulations governing voluntary registration under section 23(3)(b)(ii) of the 
VAT Act must account for VAT on the payments basis until the R50 000 threshold is 
met.
78
 Thereafter the invoice basis will apply. 
For more details on the VAT accounting basis, see the VAT 404 – Guide for Vendors.