Tax Guide for Small Businesses 20 20 /2

(a) 
How to calculate VAT 
In determining the VAT liability or refund, the vendor has to subtract the allowable input tax 
and other deductions from the output tax declared in the VAT 201 return. The vendor has to 
pay the difference to SARS if the output tax exceeds the input tax and other deductions or the 
vendor will be entitled to a refund from SARS if the input tax and other deductions exceed the 
output tax declared. However, any refund will be offset against amounts owing by the vendor 
on any taxes administered by SARS before refunding any remaining balance. 
Late payments of VAT attract a penalty of 10% of the outstanding amount.
86
 Interest is also 
payable at the prescribed rate on any outstanding amounts of VAT which have not been paid 
on time. The interest accrues from the first day of the month following the period allowed for 
payment to be made.
Interest will also be paid by SARS at the prescribed rate if, after 21 business days of submitting 
the correctly completed VAT 201 return, a vendor has not yet received any refund which was 
due and payable for the tax period concerned. However, the payment of interest may be 
suspended or reduced in relation to the period during which the vendor has not complied with 
certain requirements.
87
For example, if the vendor – 
• has not provided SARS with the banking details of the enterprise; 
• has prevented SARS from gaining access to the records of the enterprise to verify the 
validity of the refund; 
• has failed to rectify a material defect in the refund return concerned; or 
• has outstanding taxes or returns for past tax periods. 
3.8.13 Documentation 
Tax invoices for supplies made, bills of entry for goods imported and the general maintenance 
of proper accounting records and documents are all very important aspects of how the VAT 
system operates. These documents form an audit trail which SARS uses to verify that the 
vendor has complied with the law and may also serve as documentary evidence to 
substantiate an input tax and/ or any other deduction made by the vendor. 
One of the most important documents in the VAT system is the tax invoice. For instance, a 
vendor is required to issue a tax invoice within 21 days of making a taxable supply. A vendor 
must be in possession of a valid tax invoice in order to deduct input tax, when applicable. The 
following information must be reflected on the tax invoice if the consideration exceeds R5 000, 
for the tax invoice to be valid: 
• The words “Tax Invoice”, “VAT invoice” or “Invoice”. 
• The name, address and VAT registration number of the supplier. 
86
Depending on the circumstances, an understatement penalty may also be imposed if there is a 
substantial understatement of tax or non-compliant behaviour by the vendor. 
87
For more information see paragraph 12.5 of the Short Guide to the Tax Administration Act, 2011 
(Act 28 of 2011) and section 45(1) and (2) of the VAT Act. 

---

Tax Guide for Small Businesses (2020/2021) 
65 
• The name, address and VAT registration number of the recipient. 
• An individual serialised number and the date upon which the tax invoice is issued. 
• A full and proper description of the goods or services supplied (indicating, if applicable, 
that the goods are second-hand goods). 
• The quantity or volume of the goods or services supplied. 
• Either – 
 the value of the supply, the amount of tax charged and the consideration for 
the supply; or 
 if the amount of tax charged is calculated by applying the tax fraction (currently 
15/ 115) to the consideration, the consideration for the supply and either the 
amount of the tax charged, or a statement that it includes a charge in respect 
of the tax and the rate at which the tax is charged. 
An abridged tax invoice may be issued when the consideration for the supply does not exceed 
R5 000. An abridged tax invoice contains the same information as a tax invoice, except that 
the quantity or volume of the goods or services supplied and recipient’s particulars need not 
appear on the document. The invoicing requirements for non-resident suppliers of electronic 
services are set out in Binding General Ruling (VAT) 28 “Electronic Services”. 
For more information on VAT documentation, see the VAT 404 – Guide for Vendors.