Tax Guide for Small Businesses 20 20 /2

3.8.15 Duties of a vendor 
Once registered as a vendor, that person has certain responsibilities under the TA Act and the 
VAT Act, including, amongst others, the following: 
• Providing correct and accurate information to SARS. 
• Collecting VAT and submitting VAT returns and payments on time. 
• Including VAT in all prices on advertisements and quotes. 
• Keeping accurate accounting records. 
• Producing relevant documents when required by SARS. 
• Notifying SARS about any changes affecting the business, for example, any change 
of the representative vendor; the business address; trading name; the names of 
partners, or members; or changes in bank details. 
• Issuing tax invoices, debit and credit notes in connection with any taxable supplies 
made. 
Failure to meet these responsibilities is an offence which could lead to a fine, penalty or other 
punishment prescribed under the TA Act or VAT Act (as the case may be). 
3.8.16 Exports to foreign countries 
A vendor may apply the zero rate when supplying movable goods and consigning them to a 
recipient at an address in an export county.
If a non-resident or a foreign enterprise purchases goods in South Africa and subsequently 
exports the goods, the VAT may be refunded by the VAT Refund Administrator (VRA). 
In certain circumstances a vendor may elect to apply the zero rate of VAT if goods are 
indirectly exported from South Africa under specific conditions relating to certain modes of 
transport as set out in Part 2 of the Export Regulations and provided that the vendor obtains 
and retains the proof of export as required. 
For more information on the export timeframes, see Binding General Ruling (VAT) 52 
“Timeframe for the Export of Goods by Vendors and Qualifying Purchasers Affected by the 
Global COVID-19 Pandemic”. 
For more information on the VAT treatment of supplies, including exports, see the VAT 404 – 
Guide for Vendors. 

---

Tax Guide for Small Businesses (2020/2021) 
67