Ю р и д и ч е с к и й и н с т и т у т в. П. Егоров, А. В. Слиньков делопроизводство и режим секретности учебное пособие

2.3. Управление документацией 
В различных странах управление документацией организовано 
по-разному. Однако практика работы с документами, а также между-
народные связи и рекомендации международных организаций 
(ЮНЕСКО, Международный совет архивов, ИСО и некоторые др.) 
обусловили ряд общих черт и тенденций. 
Как правило, в развитых странах основные функции по управле-
нию документацией выполняют соответствующие государственные 
органы. К примеру, управление документацией административного 
характера обычно тесно связано с архивными службами. 
Можно выделить несколько уровней управления документацией. 

---

28 
В России на федеральном уровне это управление осуществляется 
Президентом РФ и Правительством РФ, определяющими единую го-
сударственную политику в сфере информации и документации (под-
тверждением чего является постановление Правительства РФ от 15 
июня 2009 г. № 477). Однако применительно к конкретным доку-
ментным ресурсам и сложным комплексам документированной ин-
формации (архивная, библиотечная, научно-техническая и др.) управ-
ление имеет свои особенности. 
Так, непосредственное управление архивной документацией в 
Российской Федерации осуществляется архивными органами, воз-
главляемыми Росархивом при Минкультуры России в соответствии с 
Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденном по-
становлением Правительства РФ от 17.06.2004 № 290. Будучи феде-
ральным органом исполнительной власти, Росархив выполняет функ-
ции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным 
имуществом в сфере архивного дела, контроля за сохранностью, ком-
плектованием и использованием документов Архивного фонда РФ. 
Он также осуществляет «согласование перечней документов, обра-
зующихся в процессе деятельности федеральных органов государст-
венной власти и подведомственных им организаций, с указанием сро-
ков их хранения, а также примерных номенклатур дел, инструкций по 
делопроизводству федеральных органов государственной власти». 
Росархив выполняет свои функции непосредственно и через под-
ведомственные ему организации, к числу которых относятся феде-
ральные государственные архивы, центры хранения документации, 
научные учреждения (в частности, ВНИИДАД) и др. Он действует в 
контакте с другими федеральными органами исполнительной власти, 
органами исполнительной власти субъектов РФ, органами местного 
самоуправления, общественными объединениями и иными организа-
циями. К примеру, плодотворным является его сотрудничество с ор-
ганами стандартизации, метрологии и сертификации, осуществляю-
щими государственное управление стандартизацией в РФ, в том чис-
ле в области документации. Росархив, в частности, осуществляет экс-
пертизу проектов национальных стандартов в области архивного дела 
и документационного обеспечения управления (ДОУ). 
На уровне субъектов РФ управление архивным делом осуществ-
ляется местными органами власти, в структуре которых имеются со-

---

29 
ответствующие органы, которые разрабатывают и утверждают нор-
мативно-методические документы, определяющие работу местных 
архивных служб. 
На уровне муниципальных образований управление архивной до-
кументацией осуществляют органы местного самоуправления. 
На уровне организации, учреждений, предприятий для управления 
документацией создаются специальные структурные подразделения — 
управления делами, канцелярии, общие отделы, либо эту работу вы-
полняют секретари учреждения, структурного подразделения и т.п. 
В управлении административной документацией важную роль 
играют органы ведомственного управления (т.е. все вышестоящие 
органы в отношении всех подчиненных им органов), осуществляю-
щие функции по созданию ведомственных архивов, принимающие 
меры по организации работы с документами, утверждению инструк-
ций по делопроизводству в системе подчиненных органов. 
В последнее время в связи с щирокомасштабным использованием 
новых информационных технологий управление документацией ста-
новится важнейшей органической частью управления информацион-
ными ресурсами организации — информационного менеджмента. 
Таким образом, в организационной структуре управления доку-
ментацией в нашей стране прослеживается как отраслевой, так и тер-
риториальный принцип. Вместе с тем отсутствует орган, который бы 
в полном объеме осуществлял управление документацией. В резуль-
тате функции по государственному регулированию в сфере ДОУ в 
Российской Федерации рассредоточены и не скоординированы. От-
сутствует также и закон, который бы регулировал весь комплекс во-
просов по управлению документацией в стране. 
Тем не менее к настоящему времени создана определенная нор-
мативно-методическая база, представляющая собой совокупность за-
конов, нормативных правовых актов и методических документов, 
регламентирующих основные процессы создания, обработки, хране-
ния и использования документов. 
Наблюдающийся комплексный подход к решению многих про-
блем российского общества благотворно сказывается и на информа-
ционно-документационной сфере. 
Примером может служить утвержденная постановлением Прави-
тельства РФ от 28.01.2002 № 65 Федеральная целевая программа 

---

30 
«Электронная Россия (2002—2010 годы)». В результате реализации 
этой программы органы государственной власти и многие органы ме-
стного самоуправления (более половины городов с населением свыше 
50 тыс. чел.) перешли к электронному документообороту и придали 
своим документам более открытый характер.
В 2001 г. разработан первый международный стандарт по управ-
лению деловой документацией — ИСО 15489-2001 «Информация и 
документация. Управление документацией». Его появление обуслов-
лено изменившимися реалиями в мире, формированием не только 
единого информационного, но также и экономического пространства, 
единого рынка целого ряда развитых стран, расширением деятельно-
сти транснациональных корпораций. 
На основе ИСО 15489 в ряде стран мира осуществляется подго-
товка национальных стандартов по управлению деловой документа-
цией. В 2007 г. в России был принят ГОСТ ИСО 15489-1—2007 
«Управление документами. Общие требования (СИБИД)» — стан-
дарт, идентичный международному ИСО 15489-2001.