1мавзу-дастлабки хужжатлаштириш ўҚув амалиётининг мақсад вазифалари. Корхона ҳужжатларини тайёрлашдаги асосий талаблар. ҲУжжатларнинг турлари

1.4. Бошқаришда қўлланиладиган ҳужжатлар ва уларга қўйиладиган талаблар

Ҳужжатлар матнига қўйиладиган энг муҳим талаблардан бири холисликдир. Ҳужжатлар расмий муносабатларни ифодаловчи ва қайд қилувчи расмий ёзма воситалар сифатида ахборотни холис акс эттирмоғи лозим. Шунинг учун ҳужжатлар тилида сўз ва сўз шаклларини қўллашда муайян чегараланишлар мавжуд. Хусусан, расмий иш услубида кичрайтириш ва эркалаш қўшимчаларини олган сўзлар, кўтаринки-тантанавор ёки бачкана сўзлар, дағал сўзлар, тор доирадаги кишиларгина тушунадиган сўзлар, ўхшатиш, жонлантириш, муболаға, ташхис каби образли тафаккур ифодаси учун хизмат қилувчи усуллар ишлатилмайди. Уларнинг ишлатилиши ҳужжатлар матнидаги ифоданинг нохолислигига олиб келади.
Ҳужжат матни аниқлик, ихчамлик, лўндалик, мазмуний тўлиқлик каби талабларга жавоб бериши керак. Бу талабларга жавоб бермайдиган ҳужжат ҳақиқий ҳужжат бўлолмайди. Бундай ҳужжат иш юритиш жараёнига ҳалақит бериб, самарадорлигини кескин пасайтиради.
Ҳужжатлар матнининг холислик, аниқлик, ихчамлик, лўндалик мазмуний тўлиқликдан иборат зарурий сифатлари ҳужжатчилик тилининг ўзига хос услуби, ундаги ўзига хос сўз қўллаш, морфология ва синтаксис орқали таъмин этилади.
Ҳужжатлар тилида от туркумига оид сўзлар кўп қўлланилади. Хатто феъл билан ифодаланувчи ҳаракат ва ҳолатлар ифодаси учун хам отга яқин сўз шакллари танланади, яъни “ҳаракат номи” деб аталувчи сўз шакллари фаол ишлатилади: “…тайёргарликнинг бориши ҳақида”, “…қарорнинг бажарилиши тўғрисида”, “…ёрдам бериш мақсадида”, “…қабул қилишингизни сўрайман” каби. Феъл шаклларининг қўлланилишида ҳам бир мунча ўзига хосликлар мавжуд. Хусусан, мавжуд нисбатдаги 3-шахс буйруқ-истак майлидаги ёки ўтган (ёки ҳозирги–келаси) замондаги феъл шаклларининг қўлланиш даражаси анчайин юқори: топширилсин, тасдиқлансин, бажарилсин, бўшатилсин, тайинлансин; эшитилди, қарор қилинди, кўриб чиқилди, кўрсатиб ўтилди каби.
Ҳужжатлардаги гап қурилиши, одатда, таснифлаш, майда қисмларга ажратишга, қайд этувчи ва қарор қилувчи қисмларининг бирлигига, умуман, сабаб-оқибат ва шарт-оқибат муносабатларига асосланади. Шунинг учун ҳам ҳужжатларда нисбатан узун жумлалар, мураккаблашган, уюшиқ бўлакли гаплар кўп қўлланилади. Лекин гап таркибида одатдаги сўз тартибига қатъий риоя қилинади.Бадиий ва бошқа асарларда мумкин бўлган ғайриодатий сўз тартиби (инверсия)га йўл қўйилмайди.
Ҳужжатларнинг моҳияти ва мақсадига мувофиқ равишда уларда суроқ ва ундов гаплар деярли қўлланилмайди.Асосан дарак ва буйруқ гаплар ишлатилади. Ҳужжатларда давлат тилнинг икки вазифаси: хабар бериш ва буюриш вазифалари амалга ошади. Масалан, маълумотномада ахборот ифодаланади, буйруқда буюриш акс этади, мажлис баёнида эса ахборот (“эшитилди…”), ҳам буюриш (“Қарор қилинди…”) ўз ифодасини топади.
Ҳужжатлар матни биринчи шахс ёки учинчи шахс тилидан ёзилади. Якка раҳбар номидан ёзиладиган фармойиш ҳужжатлари (буйруқ, фармойиш, кўрсатма кабилар) биринчи шахс тилидан бўлади. Шунингдек, айрим шахс томонидан ёзилган ҳужжатлар (ариза, тушунтириш хати каби) ҳам биринчи шахс, бирлик сонда шакллантирилади. Бошқа ҳужжатлар эса биринчи шахс кўплик сонда ёки учинчи шахс бирлик сонда расмийлаштирилади: “…га рухсат беришингизни сўраймиз”, “…деб ҳисоблаймиз”; “ маъмурият талаб қилади”, “ бошқарма сўрайди” каби.
Ҳужжатлар матнини тузишда турғунлашган, қолиплашган, ягона доимий шаклга эга бўлган сўз тизимлари, иборалар, муҳандислик психилогиясининг маълумотларига кўра, бошқа сўз бирикмаларига қараганда 8-10 марта тез идрок қилинар экан. Бунинг устига қолиплашган сўз бирикмалари ҳужжатларни тайёрлаш ва улардан фойдаланиш жараёнларини анчагина тезлаштириш имконини беради. Табиийки, ҳар бир ҳужжат турининг моҳияти ва мақсади билан боғлиқ равишда ўзига хос қолиплашган синтактик тузилмалар шакллана боради. Масалан, буйруқда қуйидагича қолиплашган тузилмалар қўлланиши мумкин:

1. 
   “… … сўм маош билан… лавозимига тайинлансин”;
   
2. 
   “… ўз ҳоҳишига кўра… лавозимидан бўшатилсин”;
   
3. 
   “… бошқа ишга ўтганлиги муносабати билан… лавозимидан бўшатилсин”;
   
4. 
   “…га …даги фаол ва самарали иштироки учун ташаккур эълон қилинсин”;
   
5. 
   “…га ўз бўлимида интизомни бўшаштириб юборганлиги учун ҳайфсан эълон қилинсин” ва ҳ.к.
   

Муассаса ва корхоналарнинг ҳужжатлари уларнинг фаолияти билан боғлиқ бўлиб, ниҳоятда хилма-хилдир. Лекин бундай хилма-хиллик ҳужжатни тузиш ва расмийлаштиришга ноилмий ёндашиш оқибатидир. Турли муассасаларда ва ҳатто бир муассасанинг ўзида ҳам кўпинча бир хил масалалар юзасидан турлича ҳужжатлар ишлаб чиқилади.
Шунинг учун хам ҳужжатларни унификациялаш, яъни уларнинг шаклларини бир турга келтириш муҳим аҳамият касб этади. Барча корхоналар учун ҳужжатларнинг мажбурий стандарт шаклларини жорий этиш билан бу соҳани тўлароқ унификациялаш мумкин.
Назорат ва муҳокама учун саволлар

1. 
   Ҳужжатларни тайёрлашда қандай ахборот воситаларидан фойдаланилади?
   
2. 
   Ҳужжатни тайёрлаш неча босқичдан иборат?
   
3. 
   Ҳужжатнинг қандай турлари мавжуд?
   
4. 
   Намунали ва ташкилий ҳужжатлар қандай масалаларни ўзида акс эттиради?
   
5. 
   Ҳужжат формуляри нима?
   
6. 
   Ҳужжатларни тайёрлашда уларга қандай талаблар қўйилади?
   

Фойдаланган адабиётлар