1мавзу-дастлабки хужжатлаштириш ўҚув амалиётининг мақсад вазифалари. Корхона ҳужжатларини тайёрлашдаги асосий талаблар. ҲУжжатларнинг турлари

Хизмат ёзишмалари мазмунан хилма-хил бўлади. Уларда корхона фаолиятининг турли масалалари билан боғлиқ, талаб, илтимос, таклиф, кафолат хатлари киради.

1.3. Ҳужжатлар формулярларининг таркиби, зарурий қисм ва реквизитлар ҳақида тушунча

Республика халқ хўжалигида хизмат қилаётган корхона ва ташкилотларда ҳар бир ҳужжат алоҳида унсурлардан иборат. Улар реквизит деб юритилади. Масалан, ҳужжат автори, манзили, имзо, сана ва бошқалар. Ҳужжатда жойлашган реквизитлар йигиндиси унинг формулярини ташкил этади. Ҳар қандай ҳужжатлар турли реквизитлар йигиндисидан иборат бўлиб, унинг қандай ҳужжат эканлигини аниқлайди. Масалан: мажлис баёни, далолатнома, буйруқ бир қанча реквизитларга эга.
Ҳужжат турини аниқловчи формуляр намунали формуляр дейилади. Ҳужжатни бир турга келтириш тизимини яратишда, намунали-формуляри ҳужжатларни бир тартибга келтириш (БТК) модели ишлаб чиқилди. Намунали-формуляр йиғиндиси асосий ҳужжатлар таркибига кирувчи ҳамма реквизитларни ўз ичига олиши лозим. Реквизитнинг доимий ахбороти учун бир қанча белгилар йиғиндиси ҳисобга олиниб, уларни ёзишда қўллаш учун керакли майдон ажратилади.
Ташкилий-фармойиш ҳужжатлари зарурий қисмларининг қуйидаги тўлиқ рўйхати белгиланган:

1. 
   Республика герби.
   
2. 
   Ташкилот ёки корхонанинг фаолияти.
   
3. 
   Мукофот тасвири.
   
4. 
   Корхона ва ташкилотларнинг хос рақами.
   
5. 
   Вазирлик ёки идоранинг номи.
   
6. 
   Ташкилот ёки фирманинг номи.
   
7. 
   Таркибий тармоқнинг номи.
   
8. 
   Алоқа муассасининг шартли рақами, почта ва телеграф манзили, телетайп рақами, телефон рақами, банкдаги ҳисоб-китоб рақами.
   
9. 
   Ҳужжат турининг номи.
   
10. 
    Сана.
    
11. 
    Шартли рақам.
    
12. 
    Кирим ҳужжатларнинг санаси ва шартли рақами ҳавола.
    
13. 
    Тузилган ёки нашр қилинган жойи.
    
14. 
    Ҳужжатдан фойдаланишни чекловчи белги.
    
15. 
    Ҳужжатни олувчи.
    
16. 
    Тасдиқлаш устхати.
    
17. 
    Муносабат белгиси.
    
18. 
    Матн сарлавҳаси.
    
19. 
    Назорат ҳақида қайд.
    
20. 
    Матн.
    
21. 
    Илова.
    
22. 
    Имзо.
    
23. 
    Келишув устхати.
    
24. 
    Розилик белгиси.
    
25. 
    Муҳр.
    
26. 
    Нусҳанинг тасдиқланиши ҳақидаги қайд.
    
27. 
    Ижрочининг фамилияси ва телефон рақами.
    
28. 
    Ҳужжатнинг бажарилганлиги ва ҳужжатлар йиғмажилдига йўналтирилганлиги.
    
29. 
    Ҳужжатлардаги маълумотларни машинкада кўчирилганлиги ҳақидаги қайд.
    
30. 
    Ҳужжатни келиб тушганлиги ҳақидаги қайд.
    

Ҳужжатларни тайёрлашда мазкур зарурий қисмларининг барчасини ўз ичига олмайди. Ҳужжатнинг муайян турига мувофиқ равишда бу зарурий қисмларнинг айрим бир туркуми ҳуқуқий талабларни таъминлаш даражасида қўлланади. Зарурий қисмларнинг жойлашишидаги қатъий кетма-кетлик ҳужжатнинг ҳуқуқий кучини таъминлаш, ҳужжатни зудлик билан ишлаш, бажариш, ундан осонлик билан фойдаланиш учун муҳим.
Мазкур 30 та зарурий қисмнинг 10 таси нисбатан кўп қўлланади, шунинг учун уларни зарурий қисмлар деб хам юритилади. Асосий зарурий қисмлар: ҳужжатнинг муаллифи, ҳужжат турининг номи, сарлавҳа, ҳужжатни олувчи, келишув ва розилик белгилари, матн тасдиқлаш, имзо, муҳр, илова мавжудлиги ҳақидаги қайд.
Ҳужжатларнинг ҳажми (формат) ни хошиянинг катта-кичиклиги (ўлчови)ни бўлимларининг жойлашишини ва ҳужжат чегараларини намуна-формуляр белгилаб беради.
Формуляр-намуна функционал вазифалар ва фойдаланиш даражаси билан бирлашган кўпгина ҳужжатлар орқали ташкил топади. Ҳужжатларнинг функционал тизимидан энг кўпи ташкилий тузилмавий тизимлар ҳисобланади. Унинг тузилиши, расмийлаштирилиши ва қайта ишлаши билан бошқарув аппаратидаги хизматчиларга дуч келади. Ҳужжатларни бир турга келтиришнинг ташкилий тузилмавий ҳужжатлар тизимига кирадиган формуляр-намунаси мавжуд. Бундан ҳужжатларга қўйилган талаблар ҳужжатларни ва ҳужжатлар тизимларини расмийлаштиришда фойдаланилади.
Шундай қилиб, ҳозирги шароитда ҳужжатларни расмийлаштиришга қўйилган асосий талаблар ҳужжатларни бир тартибга келтириш тизимларига асосланган.