А. А. Абидов, Н. Ю. Власова

3. Электрон ҳужжат алмашув тизимларининг вазифалари. Электрон 
ҳужжат алмашинуви: комьпютер тармоқларидан фойдаланиш асосида 
ташкилотда айланувчи ҳужжатларни яратиш, уларга ишлов бериш, ахборот 
узатиш, сақлаш, чиқаришни ўз ичига олади. Электрон ҳужжат алмашинувини 
бошқариш деганда умумий ҳолатда корхона ѐки ташкилот бўлинмалари, 
фойдаланувчилар гуруҳи ѐки алоҳида фойдаланувчилар орасидаги ҳужжатлар 
ҳаракатини ташкил этишни тушуниш қабул қилинган. Бунда ҳужжатлар 
ҳаракати деганда уларнинг табиий жой лашишигина эмас, балки муайян 
фойдаланувчиларни хабардор қилиш ва уларнинг ижросини назорат қилиш 
орқали уларнинг қўлланиш ҳуқуқини бериш тушунилади.
ЭҲАТ тушунчаси. IDC электрон ҳужжат алмашинуви тизими (ЭҲАТ) 
(EDMS – Electronic Document Management Sustems) тушунчасини қуйидагича 
таърифлайди: ―ЭҲАТ компьютер тармоқларида ҳужжатларни яратиш, уларнинг 
катта ҳажмини тарқатиш ва ундан фойдаланишни бошқариш жараѐнини 
таъминлайди, шунингдек, ташкилотдаги ҳужжатлар оқими назоратини 
таъминлайди. Кўпинча бу ҳужжатлар махсус сақлаш жойларида ѐки файлли 
тизим кетма-кетлигида сақланади. Файл турлари, улар, одатда, ЭҲАТни 

---

26 
қўллаб-қувватлайди ва қуйидагиларни ўз ичига олади: матнли ҳужжатлар, 
тасвирлар, электрон жадваллар, аудио маълумотлар, видео маълумотлар ва 
Web-ҳужжатлар.
ЭҲАТнинг умумий имкониятларига: ҳужжатлар яратиш, ундан 
фойдаланишни бошқариш, маълумотлар конвертацияси ва маълумотлар 
хавфсизлигини таъминлаш‖.
ЭҲАТнинг асосий йўналиши – электрон ҳужжатларни сақлаш, 
шунингдек, улар билан ишлашни ташкил этиш (хусусан, атрибут ҳамда таркиби 
бўйича излаш). ЭҲАТда ҳужжатлардаги ўзгаришлар, ҳужжатларнинг ижро 
муддатлари, ҳужжатлар ҳаракати автоматик тарзда кузатилиши, шунингдек, 
уларнинг ҳамма версия ва кичик версиялари назорат қилиниши керак. 
Комплекс ЭҲАТ ташкилотда иш юритиш бўйича тўлиқ давр – ҳужжатни 
яратиш бўйича вазифани белгилашдан то уни архивга рўйхатдан чиқаришга 
қадар қамраб олиши, ҳар бир шаклдаги ҳужжат, шу жумладан, мураккаб 
композицияли ҳужжатларнинг марказлаштирилган сақланишини таъминлаши 
керак. 
ЭҲАТ ҳудудий жиҳатдан узоқ корхоналарнинг тарқоқ ҳужжатлари 
оқимини ягона тизимга бирлаштириши керак. Улар ҳаракат йўналишларини 
қатъий белгилаш ѐрдамида ҳамда ҳужжатларнинг эркин йўналиши йўли билан 
ҳам 
мослашувчан 
бошқаришни 
таъминлаши 
керак. 
ЭҲАТда 
фойдаланувчиларнинг компетенцияси, эгаллаган лавозими ва тайинланган 
ваколатига боғлиқ ҳолда фойдаланиш бўйича қатъий чеклов амалга оширилиши 
керак. Бундан ташқари, ЭҲАТ мавжуд ташкилий-штатли тузилма ва 
ташкилотларнинг иш юритиш тизимига мослашиши, шунингдек, мавжуд 
корпоратив тизимларга бирлашиши керак.